Src="http://сайт/customparser/61896674_437018938%20---%20l1_microsoft_excel.ppt/slide_17.jpg" alt="В логических выражениях используются знаки операций сравнения: = - равно, ">
Src="http://present5.com/customparser/61896674_437018938%20---%20l1_microsoft_excel.ppt/slide_1.jpg" alt=">Табличный процессор Microsoft Excel Основные понятия">
Src="http://present5.com/customparser/61896674_437018938%20---%20l1_microsoft_excel.ppt/slide_2.jpg" alt=">Microsoft Excel Microsoft Excel - это программа управления электронными таблицами общего назначения, которая используется"> Microsoft Excel Microsoft Excel - это программа управления электронными таблицами общего назначения, которая используется для вычислений, организации и анализа деловых данных. Электронные таблицы (ЭТ) - это двумерные массивы (которые обычно называют рабочими листами), состоящие из столбцов и строк. Программные средства для проектирования электронных таблиц называют также табличными процессорами (ТП).
Src="http://present5.com/customparser/61896674_437018938%20---%20l1_microsoft_excel.ppt/slide_3.jpg" alt=">С помощью ТП можно производить различные расчеты в следующих областях: бухгалтерский и банковский учет,"> С помощью ТП можно производить различные расчеты в следующих областях: бухгалтерский и банковский учет, планирование и распределение ресурсов, проектно-сметные работы, инженерно-технические расчеты, обработка больших массивов информации, исследование динамических процессов и т.д. При работе с ТП таблица данных изображается на экране; при этом можно организовать просмотр любой ее части. Для производства расчетов в нужные места таблицы вносятся формулы. При изменении начальных данных производится автоматический, пересчет формул. Графические средства позволяют представлять данные таблицы в виде диаграмм различного типа.
Src="http://present5.com/customparser/61896674_437018938%20---%20l1_microsoft_excel.ppt/slide_4.jpg" alt=">Функции табличных процессоров создание и редактирование электронных таблиц; оформление и печать электронных таблиц; создание"> Функции табличных процессоров создание и редактирование электронных таблиц; оформление и печать электронных таблиц; создание многотабличных документов, объединенных формулами; построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами; работа с электронными таблицами как с базами данных: сортировка таблиц, выборка данных по запросам; создание итоговых и сводных таблиц; использование при построении таблиц информации из внешних баз данных; решение экономических задач типа «что-если» путем подбора параметров; решение оптимизационных задач; статистическая обработка данных; и т.д.
Src="http://present5.com/customparser/61896674_437018938%20---%20l1_microsoft_excel.ppt/slide_5.jpg" alt=">Виды информации числовые значения; текстовые значения; даты и время суток; примечания; формулы; гиперссылки на"> Виды информации числовые значения; текстовые значения; даты и время суток; примечания; формулы; гиперссылки на адреса Интернета и другие документы.
Src="http://present5.com/customparser/61896674_437018938%20---%20l1_microsoft_excel.ppt/slide_6.jpg" alt=">Документ MS Excel Электронная таблица Excel - это программа, работающая под управлением операционной системы"> Документ MS Excel Электронная таблица Excel - это программа, работающая под управлением операционной системы Windows и, следовательно, являющаяся ее приложением. Файл, обрабатываемый любым приложением, называется документом. Документ, создаваемый и обрабатываемый приложением Excel, называется книгой, или рабочей книгой. При запуске Excel открывается новый документ с именем Книга1.
Src="http://present5.com/customparser/61896674_437018938%20---%20l1_microsoft_excel.ppt/slide_7.jpg" alt=">Ячейки Рабочий лист Excel состоит из столбцов и строк. Столбцы идентифицированы буквами латинского алфавита"> Ячейки Рабочий лист Excel состоит из столбцов и строк. Столбцы идентифицированы буквами латинского алфавита (А, В, С...), расположенными в заголовочной части таблицы. Строки идентифицированы цифрами (1, 2, 3 ...), расположенными в первой колонке. лист содержит 256 столбцов и 65536 строк. Место пересечения столбца и строки называется ячейкой. Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес, состоящий из имени столбца и номера строки, например, А56, Р13. Адрес ячейки иначе называется ссылкой на ячейку. Активная ячейка (выделенный жирной рамкой прямоугольник) доступна для ввода и редактирования данных.
Src="http://present5.com/customparser/61896674_437018938%20---%20l1_microsoft_excel.ppt/slide_8.jpg" alt=">Свойства ячейки Можно сказать, что ячейка электронной таблицы имеет несколько свойств (уровней), а именно:"> Свойства ячейки Можно сказать, что ячейка электронной таблицы имеет несколько свойств (уровней), а именно: адрес, содержимое, значение, формат, имя, примечание. Содержимым ячейки может быть число, текст, формула. Число - это допустимая форма представления числа (обычная или - для очень больших и очень малых значении - экспоненциальная, т.е. в виде мантиссы и порядка). Текст- это любая последовательность символов. Признаком формулы является символ = , с которого она начинается. Значением ячейки для числа и текста являются они сами, для формулы - результат вычисления по этой формуле. Вид, в котором может быть представлено значение, определяется форматом. Формат включает в себя форму представления числа (например, процентный или денежный), гарнитуру и размер шрифта, начертание и т.д.
Src="http://present5.com/customparser/61896674_437018938%20---%20l1_microsoft_excel.ppt/slide_9.jpg" alt=">Совокупность ячеек При работе с электронной таблицей все действия выполняются над выделенным объектом. Таким"> Совокупность ячеек При работе с электронной таблицей все действия выполняются над выделенным объектом. Таким объектом может быть одна ячейка или совокупность ячеек. Совокупность ячеек - это строка, столбец, диапазон строк или столбцов, а также блок (прямоугольный фрагмент таблицы) смежных или несмежных ячеек.
Src="http://present5.com/customparser/61896674_437018938%20---%20l1_microsoft_excel.ppt/slide_10.jpg" alt=">Выделение объекта электронной таблицы выполняется следующим образом: ячейки - щелчком левой кнопки мыши на"> Выделение объекта электронной таблицы выполняется следующим образом: ячейки - щелчком левой кнопки мыши на ячейке, строки - щелчком левой кнопки на заголовке (номере) строки, столбца - щелчком левой кнопки на заголовке столбца. диапазона строк, столбцов, смежных ячеек - протягиванием мыши при нажатой левой кнопке или с помощью клавиш управления курсором при нажатой клавише Shift, диапазона несмежных ячеек - каждый несмежный диапазон выделяется при нажатой клавише Ctrl, всего листа - щелчком левой кнопки мыши на прямоугольнике, находящемся на пересечении заголовков строк и столбцов таблицы.
Src="http://present5.com/customparser/61896674_437018938%20---%20l1_microsoft_excel.ppt/slide_11.jpg" alt=">Копирование, перемещение данных Для того, чтобы скопировать, переместить или удалить любой объект Excel, его"> Копирование, перемещение данных Для того, чтобы скопировать, переместить или удалить любой объект Excel, его необходимо сначала выделить. Копирование/перемещение выделенного объекта можно выполнить стандартными средствами Windows, реализованными в Excel в виде команд Вырезать, Копировать, Вставить.
Src="http://present5.com/customparser/61896674_437018938%20---%20l1_microsoft_excel.ppt/slide_12.jpg" alt=">Кроме того, копирование и перемещение объекта можно выполнить, используя способ "> Кроме того, копирование и перемещение объекта можно выполнить, используя способ "перетащить и оставить". В этом случае объект перемещается с помощью мыши при нажатой левой кнопке. Для перемещения выделенного блока смежных ячеек с помощью мыши необходимо: установить курсор мыши на границе выделения блока так, чтобы он коснулся границы (курсор должен иметь вид белой стрелки), нажать левую кнопку мыши и потянуть, перемещая блок на новое место, отпустить левую кнопку мыши. Для копирования выделенного блока смежных ячеек его нужно перемещать при нажатой клавише Ctrl. Копирование, перемещение данных
Src="http://present5.com/customparser/61896674_437018938%20---%20l1_microsoft_excel.ppt/slide_13.jpg" alt=">Удаление данных Для удаления выделенного блока ячеек можно выполнить команду Удалить..., выбрав ее в"> Удаление данных Для удаления выделенного блока ячеек можно выполнить команду Удалить..., выбрав ее в контекстном меню или в меню Правка. Только содержимое выделенного блока ячеек можно удалить, нажав на клавишу Delete или выбрав в контекстном меню команду Очистить, которая открывает меню следующего уровня, содержащего пункты: Все, Форматы, Содержимое, Примечания. Выбор команды этого меню определяет, какая часть информации о ячейках будет удалена.
Src="http://present5.com/customparser/61896674_437018938%20---%20l1_microsoft_excel.ppt/slide_14.jpg" alt=">Формулы Для выполнения вычислений и обработки данных в электронной таблице Excel используется мощный аппарат"> Формулы Для выполнения вычислений и обработки данных в электронной таблице Excel используется мощный аппарат формул и функций. Формула - это выражение, состоящее из операндов, соединенных знаками операций. Формула в Excel обязательно должна начинаться со знака =, а иначе введенные данные будут восприниматься как текст. Выражения, входящие в формулу, могут быть арифметическими, логическими и строковыми (текстовыми строками).
Src="http://present5.com/customparser/61896674_437018938%20---%20l1_microsoft_excel.ppt/slide_15.jpg" alt=">Операндами могут быть числа (целые и вещественные, в том числе и в экспоненциальной форме,"> Операндами могут быть числа (целые и вещественные, в том числе и в экспоненциальной форме, например 5,6Е-4, что равно 0,00056), текстовые константы, адреса ячеек, функции (математические, статистические, функции времени и даты, финансовые и другие), выражения в круглых скобках (арифметические, логические или строковые).
Src="http://present5.com/customparser/61896674_437018938%20---%20l1_microsoft_excel.ppt/slide_16.jpg" alt=">В арифметических выражениях используются знаки арифметических операций: + - сложение, - - вычитание, *"> В арифметических выражениях используются знаки арифметических операций: + - сложение, - - вычитание, * - умножение, / - деление, % - процент, ^ - возведение в степень.
Src="http://present5.com/customparser/61896674_437018938%20---%20l1_microsoft_excel.ppt/slide_17.jpg" alt=">В логических выражениях используются знаки операций сравнения: = - равно, "> В логических выражениях используются знаки операций сравнения: = - равно, - больше, = - больше или равно, - не равно. Для текстовых данных используется оператор строки & (сцепление строк). Если текстовая строка является операндом в выражении, то она должна быть включена в двойные кавычки, например: "это строка".
Src="http://present5.com/customparser/61896674_437018938%20---%20l1_microsoft_excel.ppt/slide_18.jpg" alt=">Ошибки в формулах Если значение формулы не может быть вычислено, то в ячейке появится"> Ошибки в формулах Если значение формулы не может быть вычислено, то в ячейке появится сообщение об ошибке, начинающееся со знака #, например: #ДЕЛ/0! - деление на ноль, #ИМЯ! - неверное имя функции или области, #ЗНАЧ! - недопустимый тип аргумента или операнда, #Н/Д - недопустимые данные, #ССЫЛКА! - неверная ссылка, #ЧИСЛО! - проблема с числовым значением ###### - размер ячейки недостаточен для размещения числа или результата, необходимо увеличить ширину столбца.
Src="http://present5.com/customparser/61896674_437018938%20---%20l1_microsoft_excel.ppt/slide_19.jpg" alt=">Относительные и абсолютные ссылки Относительные ссылки - это обычные адреса ячеек (например В2, С3,"> Относительные и абсолютные ссылки Относительные ссылки - это обычные адреса ячеек (например В2, С3, F5), которые при копировании формул изменяются. Если скопировать формулу с относительной ссылкой, то относительные ссылки в ней изменятся в соответствии с новым местоположением ячейки, а именно, в относительных адресах происходит смещение на величину переноса. Абсолютная ссылка на ячейку – это адрес ячейки, который в копируемой формуле не изменялся. Например, абсолютная ссылка на ячейку С5 может иметь вид $C5, C$5, $C$5. При копировании будут изменяться только те атрибуты адреса, перед которыми не стоит символ $. Ссылка типа $C$5 при копировании остается неизменной.
Src="http://present5.com/customparser/61896674_437018938%20---%20l1_microsoft_excel.ppt/slide_20.jpg" alt=">Копирование формул Довольно часто необходимо выполнять расчеты по одной и той же формуле для"> Копирование формул Довольно часто необходимо выполнять расчеты по одной и той же формуле для совокупности исходных данных, расположенных в диапазоне ячеек. В этом случае достаточно набрать формулу в первой ячейке диапазона для результатов и скопировать ее на весь диапазон. П е р в ы й с п о с о б Введите формулу в первую ячейку диапазона. Выделите ячейку с формулой и подведите курсор мыши к маркеру заполнения (черному квадратику в правом нижнем углу ячейки), курсор должен принять вид тонкого черного крестика. Нажмите левую кнопку мыши и протяните курсор до конца диапазона, на который копируется формула, выделяя его, отпустите кнопку мыши. Диапазон заполнится формулами.
Src="http://present5.com/customparser/61896674_437018938%20---%20l1_microsoft_excel.ppt/slide_21.jpg" alt=">Копирование формул (другие способы) В т о р о й с п о с"> Копирование формул (другие способы) В т о р о й с п о с о б Введите формулу в первую ячейку диапазона. Выполните копирование этой ячейки одним из возможных способов (принятых в Windows и его приложениях), например, нажмите кнопку на панели инструментов Стандартная; ячейка будет обрамлена бегущей мерцающей рамкой. Установите курсор мыши на эту ячейку (он должен принять вид широкого белого крестика), нажмите левую кнопку мыши и протяните курсор от этой ячейки до конца диапазона, выделяя его. Нажмите клавишу Enter. Диапазон заполнится формулами. Т р е т и й с п о с о б Введите формулу в первую ячейку диапазона. Выделите весь диапазон, на который будет распространяться формула, включая ячейку с формулой. Выполните команду Правка, Заполнить и выберите направление заполнения (Вниз или Вправо) в зависимости от выделенного диапазона. Описанные способы заполнения диапазона ячеек формулами примени мы не только к одной ячейке с формулой, но и к совокупности ячеек в одной строке или столбце.
Табличный процессор (или электронная таблица) — это прикладная программа, которая предназначена для хранения данных в табличной форме и их обработки. Также табличный процессор дает возможность работать с большими таблицами чисел. Еще одна его особенность — это применение формул для описания связи между различными ячейками. Среди подобных программ можно отметить , который входит в состав операционной системы Windows.
Электронная таблица Microsoft Excel
Excel входит в пакет офисных программ под названием Microsoft Office. Документ, который создается этой программой, называется рабочей книгой. Рабочая книга — это набор листов, которые имеют табличную структуру и могут содержать различную информацию. При открытии такого документа будет отображаться только тот лист, с которым работает пользователь. Список таких листов находится в нижней части экрана. С помощью этих ярлычков (каждый из которых имеет свое название) можно переключаться на другие рабочие листы.
Каждый лист состоит из строк и столбцов. Столбцы именуются прописными латинскими буквами, а строки — цифрами. Максимально возможное количество колонок — 256, строк — 65536. На пересечении строк и колонок находятся ячейки таблицы (их еще называют поля таблицы). Это основной элемент для хранения данных. Каждая ячейка имеет свое уникальное имя, которое составляется из названий столбца и строки (к примеру, A1). Такое имя называется адресом ячейки. Именно адрес полей используется для написания формул.
Та ячейка, которая является активной, выделяется черной рамкой. Любые операции ввода или редактирования информации производятся именно в активной ячейке. Выбрать другую ячейку можно с помощью мыши или клавиатуры.
Кроме того, существует еще одно понятие — диапазон ячеек. Он формируется на пересечении последовательно идущих строк и колонок. Диапазон полей тоже имеет свое уникальное имя: в названии через двоеточие указываются 2 ячейки, которые расположены в противоположных углах диапазона (к примеру, A1:B4). Чтобы выделить диапазон ячеек, необходимо зажать левую кнопку мыши и потянуть курсор до нужной отметки.
Могут содержать 3 типа данных: текстовые, числовые и формулы, а также оставаться пустыми. Программа умеет автоматически определять тип данных при вводе. Например, формула всегда начинается со знака равенства. Ввод данных осуществляется либо в поле напрямую, либо в строку формул, которая находится чуть ниже панели инструментов (она подписана fx). Данные ячейки отображаются одновременно и в строке формул, и в самом поле. Как правило, текстовая информация в Excel выравнивается по левому краю поля, а числовая — по правому. Редактирование информации осуществляется двойным щелчком мыши по нужной ячейке или одним щелчком в строке формул. Чтобы сохранить информацию в ячейке, достаточно нажать «Enter».
Режим работы Excel
Табличный процессор Excel может работать в нескольких режимах. Наиболее важные из них:
В режиме готовности пользователь может выбирать поле или диапазон полей для ввода информации. Как только он начнет вводить данные в какое-то поле, то режим готовности автоматически сменится на режим ввода данных. В самом поле начнет мигать курсор для ввода, означающий, что можно добавить информацию в ячейку. После сохранения информации в ячейке снова включается режим готовности, выбирается следующий диапазон полей — опять режим ввода данных, и так до тех пор, пока пользователь не закончит работу в Excel.
Со временем пользователю понадобится выполнить какие-то действия с таблицей, например, отсортировать, распечатать и т.д. Поскольку в этом случае работать нужно уже не с одной ячейкой, а с их совокупностью или со всей таблицей, то пользователю необходимо будет перейти в командный режим. Этот режим позволяет выполнить определенную команду или пункт из панели меню (например, «Данные — Сортировка», «Вставка — Функция»). После выполнения всех команд снова включается режим готовности.
Режим редактирования в Excel дает возможность вносить изменения в содержимое поля. Обычно при повторном вводе информации в поле все его содержимое удаляется. Но с помощью этого режима можно быстро отредактировать данные без удаления (например, опечатку в слове). Данный режим очень удобен в тех ситуациях, когда нужно внести небольшие изменения.
Формулы в Excel
Табличный процессор Эксель — это не только программа для работы с таблицами и огромными базами данных, но и «умный» калькулятор. Одной из главных возможностей Excel является именно его возможность проводить различные операции с числовыми данными, начиная от обычного сложения или умножения и заканчивая , и отчетов на основе этих данных.
Все вычисления в Excel называются формулами. Любая формула всегда начинается со знака равенства. В противном случае табличный процессор просто не поймет, чего от него хочет пользователь. К примеру, чтобы сложить 2+2, необходимо написать так: =2+2. Excel сразу же выдаст результат — 4. Если же просто написать 2+2, то табличный процессор просто напишет то же самое — 2+2.
Кроме стандартных арифметических операторов (сложение, вычитание, умножение и деление), в Excel имеется еще:
- возведение в степень (знак ^)
- процент (знак %).
Например, если нужно возвести число 4 во вторую степень, то необходимо написать так: =4^2. Если же поставить после любого числа знак %, то оно будет делиться на 100. То есть, 3% — это будет 0,03.
Теперь можно проверить, как считает табличный процессор. Для этого необходимо выделить любую ячейку, написать, к примеру, «=145+55» (без кавычек) и нажать Enter. Изменить содержимое ячейки можно перейдя в режим редактирования. То есть надо выбрать это поле, а затем изменить данные в строке формул или в самой ячейке. Например, написать «=140*55».
Писать в формулу конкретные числа, конечно, можно, но это будет не совсем правильно. Дело в том, что табличный процессор умеет автоматически пересчитывать формулы, если данные в ячейках были изменены. Поэтому пользователю незачем тратить лишнее время, чтобы вручную прописывать, а потом и редактировать какие-то данные. Для этого достаточно лишь правильно составить формулу, а все остальное сделает программа.
Итак, допустим, в ячейках A1 и B1 указаны числа 2 и 3 соответственно. Задача пользователя — перемножить их. Для этого необходимо выделить любое пустое поле, написать знак равенства, затем щелкнуть мышкой по ячейке A1, поставить знак умножения и кликнуть по ячейке B1. После нажатия клавиши «Enter» программа отобразит результат. Если выделить эту ячейку и посмотреть на строку формул, то можно увидеть следующее: =A1*B1. Если же поменять цифру 2 в поле А1 на цифру 5, то формула будет автоматически пересчитана — теперь результат равняется 15. Именно по такому принципу и работают формулы в Excel.
В общем, Microsoft Excel умеет решать множество различных задач, и чтобы перечислить все возможности этой программы, можно сочинить целый реферат (или даже книгу). Но для знакомства с программой этой информации должно хватить.
ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР MICROSOFT EXCEL
Основы работы с табличным процессором.
Электронная таблица – одна из самых распространенных и удобных информационных технологий для обработки данных, требующих арифметических вычислений и представляемых в табличном виде. Типичным примером применения электронных таблиц является составление смет, финансовых планов и бюджетов, а также матричные вычисления в инженерных расчетах. Технологии электронных таблиц реализуются в специальных программных продуктах – табличных процессорах.
Данная глава носит достаточно общий характер и направлена на формирование представлений о возможностях электронной таблицы и ее использовании. Основные функциональные возможности и технологические операции рассматриваются без привязки к конкретному типу табличного процессора. Полученные знания являются базовыми при практическом знакомстве с любым новым видом табличного процессора, что позволит самостоятельно освоить различные типы электронных таблиц.
Назначение и области применения табличных процессоров.
Практически в любой области деятельности человека, особенно при решении планово – экономических задач, бухгалтерском и банковском учете, проектно – сметных работах и т.п., возникает необходимость представлять данные в виде таблиц; при этом часть данных периодически меняется, а часть рассчитывается по формулам. Для проведения таких работ на компьютере были разработаны электронные таблицы.
Электронные таблицы предназначены для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме. Электронные таблицы – это двумерные массивы, состоящие из столбцов и строк. Для управления электронной таблицей созданы специальные программные продукты – табличные процессоры . Они позволяют не только создавать электронные таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных.
С помощью электронных таблиц можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономические анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое.
Табличные процессоры обеспечивают:
Ввод, хранение и корректировку данных;
Автоматическое проведение вычислений по заданным формулам;
Наглядность и естественную форму документов, представляемых пользователю на экране;
Построение различного рода диаграмм и графиков на основе табличных данных, что особенно важно при решении не которых задач экономического характера;
Оформление и печать электронных таблиц;
Работу с электронными таблицами как с базами данных: сортировку таблиц, выборку данных по запросам;
Дружественный интерфейс;
Современные табличные процессоры реализуют целый ряд дополнительных функций:
Возможность работы в локальной сети;
Организацию обмена данными с другими программными средствами, например, с системами управления базами данных;
Возможность работы с трехмерной организацией электронных таблиц;
Разборку макрокоманд, настройку среды под потребности пользователя и т.д.
История и тенденции развития.
Табличные процессоры различаются, в основном, набором выполняемых функций т удобством интерфейса. Наиболее популярными электронными таблицами для персональных компьютеров является табличные процессоры Excel , Lotus 1-2-3, Quattro Pro и SuperCalc .
Идея создания электронной таблицы возникла у студента Гарвардского университета (США) Дэна Бриклина (Dan Briclin ) в 1979 г. Выполняя скучные вычисления экономического характера с помощью бухгалтерской книги, он и его друг Боб Франкстон (Bob Frankston ), который разбирался в программировании, разработали первую программу электронной таблицы, названную ими VisiCalc .
VisiCalc скоро стала одной из наиболее популярных программ. Первоначально она предназначалась для компьютеров типа Apple II , но потом была трансформирована для всех типов компьютеров. Многие считают, что резкое повышение продаж компьютеров типа Apple в то время и было связано с возможностью использования на них табличного процессора VisiCalc . В появившемся вскоре электронных таблицах – аналогах (например, SuperCalc ) основные идеи SuperCalc были многократно усовершенствованы.
Новый существенный шаг в развитии электронных таблиц – появление в 1982 г. на рынке программных средств Lotus 1-2-3. Lotus был первым табличным процессором, интегрировавшим в своем составе, помимо обычных инструментов, графику и возможность работы с системами управления базами данных. Поскольку Lotus был разработан для компьютеров типа IBM , он сделал для этой фирмы то же, что VisiCalc в свое время сделал для фирмы Apple . После разработки Lotus 1-2-3 компания Lotus в первый же год повышает свой объем продаж до 50 млн. дол. и становится самой большой независимой компанией – производителем программных средств. Успех компании Lotus привел к ужесточению конкуренции, вызванной появлением на рынке новых электронных таблиц, таких как VP Planner компании Paperback Software и Quattro Pro компании Borland International , которые предложили пользователю практически тот же набор инструментария, но по значительно более низким ценам.
Следующий шаг – появление в 1987 г. табличного процессора Excel фирмы Microsoft . Эта программа предложила более простой графический интерфейс в комбинации с ниспадающим меню, значительно расширив при этом функциональные возможности пакета и повысив качество выходной информации. Расширение спектра функциональных возможностей электронной таблицы, как правило, ведет к усложнению работы с программой.
Разработчикам Excel удалось найти золотую середину, максимально облегчив пользователю освоение программы и работу с ней. Благодаря этому Excel быстро завоевала популярность среди широкого круга пользователей. В настоящее время Excel занимает ведущее место на рынке табличных процессоров. 80 % всех пользователей электронных таблиц предпочитают Excel , на втором месте по объему продаж - Lotus 1-2-3, затем Quattro Pro .
Имеющиеся сегодня на рынке табличные процессоры способны работать в широком круге экономических и других приложений и могут удовлетворить практически любого пользователя.
Основные понятия.
Электронная таблица – автоматизированный эквивалент обычной таблицы, в ячейках которой находятся либо данные (тексты, даты, формулы, числа и т.д.), либо результаты расчета по формулам. При изменении этих данных расчет выполняется автоматически.
Главное достоинство электронной таблицы – это возможность мгновенного пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями при изменении значения любого операнда.
Рабочая область электронной таблицы состоит из строк и столбцов, имеющих свои имена. Имена строк – это их номера. Нумерация строк начинается с 1 и заканчивается максимальным числом, установленным для данной программы. Имена столбцов – это буквы латинского алфавита сначала от А до Z , затем от АА до AZ , ВА до В Z и т.д.
Максимальное количество строк и столбцов определяется особенностями используемой программы и объемом памяти компьютера, например, в табличном процессоре Excel 256 столбцов и более 16 тысяч строк. Современные программы дают возможность создавать электронные таблицы, содержащие более 1 млн. ячеек, хотя для практических целей в большинстве случаев этого не требуется.
Пересечение строки и столбца образует ячейку таблицы, имеющую свой уникальный адрес. Для указания адресов ячеек в формулах используются ссылки (например, А2 или С4).
Ячейка – область, определяемая пересечением столбца и строки электронной таблицы, имеющая свой уникальный адрес.
Адрес ячейки определяется именем (номером) столбца и именем (номером) строки, на пересечении которых находится ячейка, например А1.
В электронных таблицах можно работать как с отдельными ячейками, так и с группами ячеек, которые образуют блок.
Блок ячеек – группа смежных ячеек, определяемая с помощью адреса. Блок может состоять из одной ячейки, строки (или ее части), столбца (или его части), а также последовательности строк и столбцов (или их частей).
Адрес блока ячеек задается указанием ссылок первой и последней его ячеек, между которыми становится разделительный символ – двоеточие <:> или две точки подряд <…>. Если блок имеет вид прямоугольника, то его адрес задается адресами левой верхней и правой нижней ячеек, входящих в блок.
Пример задания адресов ячейки и блоков (рис. 1.1):
Адрес ячейки, находящейся на пересечении столбца G и строки 3, выражается ссылкой G 3;
Адрес блока, образованного в виде части строки 1 – А1:Н1;
Адрес блока, образованного в виде столбца В – В1:В10;
Адрес блока, образованного в виде прямоугольника – D 4: F 5.
Каждая команда электронной таблицы обычно требует указания блока (диапазона) ячеек, с использованием которых она должна быть выполнена.
Блок используемых ячеек может быть указан двумя путями: либо заданием с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек блока, либо выделением соответствующей части таблицы при помощи клавиш управления курсором или линии.
Установками, принимаемыми по умолчанию на уровне всех ячеек таблицы, как правило, являются:
Ширина ячейки – 9 рядов;
Левое выравнивание для символьных данных;
Основной формат для цифровых данных с выравниванием вправо.
1.3.1. Типовая структура интерфейса.
Как видно на рис. 1.1, при работе с электронной таблицей на экран выводятся рабочее поле таблицы и панель управления.
Рабочее поле – пространство электронной таблицы, состояние ячеек, названий столбцов и строк.
Панель управления – часть экрана, дающая пользователю информацию об активной ячейке и ее содержимом, меню и режиме работы.
Панель управления обычно включает: главное меню, вспомогательную область управления, строку ввода и строку подсказки. Расположение этих областей на экране может быть произвольным и зависит от особенностей конкретного табличного процессора.
Строка главного меню содержит имена меню основных режимов программы. Выбрав один из них, пользователь получает доступ к ниспадающему меню, содержащему перечень входящих в него команд. После выбора некоторых команд ниспадающего меню, появляются дополнительные подменю.
Рис.1.1 Вид табличного процессора Excel .
Вспомогательная область управления включает:
Строку состояния;
Панели инструментов;
Вертикальную и горизонтальную линейки прокрутки.
В строке состояния (статусной строке) пользователь найдет сведения о текущем режиме работы программы, имени файла текущей электронной таблицы, номере текущего окна и т.п. Панель инструментов (пиктографическое меню) содержит определенное количество кнопок (пиктограмм), предназначенных для быстрой активации выполнения определенных команд меню и функций программы. Размер электронной таблицы иногда существенно превышает ту ее часть, которая может одномоментно разместиться на экране компьютера. Чтобы вызвать на экран те области таблицы, которые на нем в настоящий момент не отображены, используются вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки. Бегунок (движок) полосы прокрутки показывает относительную позицию активной ячейки в таблице и используется для быстрого перемещения по ней. В некоторых табличных процессорах на экране образуются специальные зоны быстрого вызова. При щелчке мыши в такой зоне вызывается соответствующая функция. Например, при щелчке мыши на координатной линейке вызывается диалог задания параметров страницы.
Строка ввода отображает вводимые в ячейку данные. В ней пользователь может просматривать или редактировать содержимое текущей ячейки. Особенность строки ввода – возможность видеть содержащуюся в текущей ячейке формулу или функцию, а не результат расчета. Строку ввода удобно использовать для просмотра или редактирования текстовых и других данных.
Строка подсказки предназначена для выдачи сообщений пользователю относительно его возможных действий в данный момент.
Приведенная структура интерфейса является типичной для табличных процессоров, предназначенных для работы в среде Windows .
Текущей (активной) называется ячейка электронной таблицы, в которой в данный момент находится курсор. Адрес и содержимое текущей ячейки выводятся в строке ввода электронной таблицы. Перемещение курсора как по строке ввода, так и по экрану осуществляется при помощи клавиш движения курсора.
Возможности экрана монитора не позволяют показать всю электронную таблицу. Мы можем рассматривать различные части электронной таблицы, перемещаясь по ней при помощи клавиш управления курсором. При таком перемещении по таблице новые строки (столбцы) автоматически появляются на экране взамен тех, от которых мы уходим. Часть электронной таблицы, которую мы видим на экране монитора, называется текущим (активным) экраном.
Окно, рабочая книга, лист
Основные объекты обработки информации - электронные таблицы - размещаются табличным процессором в самостоятельных окнах, и открытие или закрытие этих таблиц есть, по сути, открытие или закрытие окон, в которых они размещены. Табличный процессор дает возможность открывать одновременно множество окон, организуя тем самым "многооконный режим" работы. Существуют специальные команды, позволяющие изменять взаимное расположение и размеры окон на экране. Окна, которые в настоящий момент мы видим на экране, называются текущими (активными).
Рабочая книга представляет собой документ, содержащий несколько листов, а которые могут входить таблицы, диаграммы или макросы. Вы можете создать книгу для совместного хранения в памяти интересующих вас листов и указать, какое количество листов она должна содержать. Все листы рабочей книги сохраняются в одном файле. Заметим, что, термин "рабочая книга" не является стандартным. Так, например, табличный процессор Framework вместо него использует понятие Frame (рамка).
1.3.2. Данные, хранимые в ячейках электронной таблицы.
Типы входных данных
В каждую ячейку пользователь может ввести данные одного из следующих возможных видов: символьные, числовые, формулы и функции, а также даты.
Символьные (текстовые) данные имеют описательный характер. Они могут включать в себя алфавитные, числовые и специальные символы. В качестве их первого символа часто используется апостроф, а иногда - кавычки или пробел.
Пример: Символьные данные:
Ведомость по начислению премии
Группа №115
Числовые данные не могут содержать алфавитных и специальных символов, поскольку с ними производятся математические операции. Единственными исключениями являются десятичная точка (запятая) и знак числа, стоящий перед ним.
Пример: Числовые данные:
100 -135
123.32 .435
Формулы . Видимое на экране содержимое ячейки, возможно, - результат вычислений, произведенных по имеющейся, но не видимой в ней формуле. Формула может включать ряд арифметических, логических и прочих действий, производимых с данными из других ячеек.
Пример: Предположим, что в ячейке находится формула +В5 + (С5 + 2 * Е5) / 4. В обычном режиме отображения таблицы на экране вы увидите не формулу, а результат вычислений по ней над числами, содержащимися в ячейках В5, С5 и Е5.
Функции . Функция представляет собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретные значения аргументов функции, стоящих в скобках после ее имени. Функцию (так же, как и число) можно считать частным случаем формулы. Различают статистические, логические, финансовые и другие функции.
Пример: Ячейка содержит функцию вычисления среднего арифметического значения множества чисел, находящихся в ячейках В4, В5, В6, В8. в следующем виде:
@AVG (В4 .. В6, В8).
Даты . Особым типом входных данных являются даты. Этот тип данных обеспечивает выполнение таких функций, как добавление к дате числа (пересчет даты вперед и назад) или вычисление разности двух дат (длительности периода). Даты имеют внутренний (например, дата может выражаться количеством дней от начала 1900 года или порядковым номером дня по Юлианскому календарю) и внешний формат. Внешний формат используется для ввода и отображения дат. Наиболее употребительны следующие типы внешних форматов дат:
МММ-ДД-ГГ (Янв-04-95);
МММ-ГГ (Янв-95).
Внимание! Тип входных данных, содержащихся в каждой ячейке, определяется первым символом, который должен трактоваться не как часть данных, а как команда переключения режима:
если в ячейке содержатся числа, то первый их символ является либо цифрой, либо десятичной точкой, либо знаком числа (плюсом или минусом);
если в ячейке содержится формула, то первый ее символ должен быть выбран определенным образом в соответствии со спецификой конкретного табличного процессора. Для этого часто используются левая круглая скобка, знак числа (плюс или минус), знак равенства и т.п.;
ячейка, содержащая функцию, всегда использует в качестве первого специальный символ @;
если ячейка содержит символьные данные, ее первым символом может быть одинарная (апостроф) или двойная кавычка, а также пробел.
Форматирование числовых данных в ячейках
Вы можете использовать различные форматы представления числовых данных в рамках одной и той же электронной таблицы. По умолчанию числа располагаются в клетке, выравниваясь по правому краю. В некоторых электронных таблицах предусмотрено изменение этого правила. Рассмотрим наиболее распространенные форматы представления числовых данных.
Основной формат используется по умолчанию, обеспечивая запись числовых данных в ячейках в том же виде, как они вводятся или вычисляются.
Формат с фиксированным количеством десятичных знаков обеспечивает представление чисел в ячейках с заданной точностью, определяемой установленным пользователем количеством десятичных знаков после запятой (десятичной точки). Например, если установлен режим форматирования, включающий два десятичных знака, то вводимое в ячейку число 12345 будет записано как 12345,00, а число 0.12345 - как.12.
Процентный формат обеспечивает представление введенных данных в форме процентов со знаком % (в соответствии с установленным количеством десятичных знаков). Например, если установлена точность в один десятичный знак, то при вводе 0.123 на экране появится 12.3%, а при вводе 123 - 12300.0%.
Денежный формат обеспечивает такое представление чисел, где каждые три разряда разделены запятой. При этом пользователем может быть установлена определенная точность представления (с округлением до целого числа или в два десятичных знака). Например, введенное число 12345 будет записано в ячейке как 12,345 (с округлением до целого числа) и 12,345-00 (с точностью до двух десятичных знаков).
Научный формат , используемый для представления очень больших или очень маленьких чисел, обеспечивает представление вводимых чисел в виде двух компонентов:
Мантиссы, имеющей один десятичный разряд слева от десятичной точки, и некоторого (определяемого точностью, заданной пользователем) количества десятичных знаков справа от нее;
Порядка числа.
Пример: Введенное число 12345 будет записано в ячейке как 1.2345Е +04 (если установленная точность составляет 4 разряда) и как 1.23Е +04 (при точности в 2 разряда). Число.0000012 в научном формате будет иметь вид 1.2Е-06.
Форматирование символьных данных в ячейках
По умолчанию символьные данные выравниваются по левому краю ячейки. Вы можете изменить формат представления символьных данных в электронной таблице. Для этого существуют следующие возможности.
Выравнивание к левому краю ячейки располагает первый символ вводимых вами данных в крайней левой позиции ячейки. Для многих программ этот режим используется по умолчанию как основной.
Выравнивание к правому краю ячейки располагает последний символ вводимых в ячейку данных в ее крайней правой позиции.
Выравнивание по центру ячейки располагает вводимые данные по центру ячейки.
Форматирование данных - выбор формы представления числовых или символьных данных в ячейке.
Изменение ширины колонки
Отображение числовых данных зависит не только от выбранного формата, но также и от ширины колонки (ячейки), в которой эти данные располагаются. Ширина колонки при текстовом режиме экрана устанавливается в знаках, а при графическом режиме экрана - в независимых единицах. Количество знаков в ячейке зависит от ее ширины, кегля, гарнитуры, а также от конкретного текста. Так, например, не составляет проблемы расположить число 12345 в формате с запятой без дробной части в ячейке шириной в 9 знаков. Однако вы не сможете его расположить там в денежном формате с двумя десятичными знаками, поскольку число $12,345.00 занимает 10 разрядов, превышая тем самым ширину ячейки. В данном случае необходимо изменить используемый формат представления числа либо увеличить ширину колонки.
Внимание! Если ширина вводимого числа превышает ширину ячейки (колонки), ячейка заполняется звездочками, сигнализирующими о том, что ширина ячейки недостаточна для отображения данных.
Формулы
Вычисления в таблицах производятся с помощью формул . Результат вычисления помещается в ячейку, в которой находится формула.
Формула начинается со знака плюс или левой круглой скобки и представляет собой совокупность математических операторов, чисел, ссылок и функций.
При вычислениях с помощью формул соблюдается принятый в математике порядок выполнения арифметических операций.
Формулы состоят из операторов и операндов, расположенных в определенном порядке. В качестве операндов используются данные, а также ссылки отдельных ячеек или блоков ячеек. Операторы в формулах обозначают действия, производимые с операндами. В зависимости от используемых операторов различают арифметические (алгебраические) и логические формулы.
В арифметических формулах используются следующие операторы арифметических действий:
Сложение,
Вычитание,
* умножение,
/ деление,
^ возведение в степень.
Каждая формула в электронной таблице содержит несколько арифметических действий с ее компонентами. Установлена последовательность выполнения арифметических операций. Сначала выполняется возведение в степень, затем - умножение и деление и только после этого - вычитание и сложение. Если вы выбираете между операциями одного уровня (например, между умножением и делением), то следует выполнять их слева направо. Нормальный порядок выполнения операций изменяют введением скобок. Операции в скобках выполняются первыми.
Арифметические формулы могут также содержать операторы сравнения: равно (=), не равно (< >), больше (>), меньше (<), не более (<=), не менее (>=). Результатом вычисления арифметической формулы является число.
Логические формулы могут содержать указанные операторы сравнения, а также специальные логические операторы:
#NOT# - логическое отрицание "НЕ",
#AND# - логическое "И",
#OR# - логическое "ИЛИ".
Логические формулы определяют, выражение истинно или ложно. Истинным выражениям присваивается численная величина 1, а ложным - 0. Таким образом, вычисление логической формулы заканчивается получением оценки "Истинно" (1) или "Ложно" (0).
Пример: Приведем несколько примеров вычисления арифметических и логических формул по следующим данным:
A
B
C
1
2
3
Формула
Результат
Объяснение
А1+В1*3
Содержимое ячейки В1 умножается на 3, и результат складывается с содержимым ячейки А1. (Умножение выполняется первым).
А2-В3+С2
Содержимое ячейки В3 вычитается из содержимого ячейки А2, а затем к результату добавляется содержимое ячейки С2. (Сложение и вычитание как действия одного уровня выполняются слева направо).
В2/(С1*А2)
Содержимое ячейки С1 умножается на содержимое А2, и затем содержимое ячейки В2 делится на полученный результат. (Любые действия в скобках выполняются первыми).
В1^С1-В2/А3
Содержимое ячейки В1 возводится в степень, определяемую содержимым ячейки С1, затем определяется частное от деления содержимого ячейки В2 на содержимое ячейки А3. Полученное частное вычитается из первого результата. (Возведение в степень выполняется первым, затем выполняется деление и только потом - вычитание).
А1>0#OR#C3>0
Поскольку содержимое ячеек А1 (3>0) и С3 (6>0) представляет собой положительные числа, всему выражению присваивается численная величина 1 ("Истинно").
По умолчанию электронная таблица вычисляет формулы при их вводе, пересчитывает их повторно при каждом изменении входящих в них исходных данных, формулы могут включать функции.
Функции
Под ф у н к ц и е й понимают зависимость одной переменной (у ) от одной (х ) или нескольких переменных (х 1, х 2, ..., x n). Причем каждому набору значений переменных х 1, х 2, ..., x n будет соответствовать единственное значение определенного типа зависимой переменной y . Функции вводят в таблицу в составе формул либо отдельно. В электронных таблицах могут быть представлены следующие виды функций:
математические;
статистические;
текстовые;
логические;
финансовые;
функции даты и времени и др.
Математические функции выполняют различные математические операции, например, вычисление логарифмов, тригонометрических функций, преобразование радиан в градусы и т. п.
Статистические функции выполняют операции по вычислению параметров случайных величин или их распределений, представленных множеством чисел, например, стандартного отклонения, среднего значения, медианы и т. п.
Текстовые функции выполняют операции над текстовыми строками или последовательностью символов, вычисляя длину строки, преобразовывая заглавные буквы в строчные и т.п.
Логические функции используются для построения логических выражений, результат которых зависит от истинности проверяемого условия.
Финансовые функции используются в сложных финансовых расчетах, например определение нормы дисконта, размера ежемесячных выплат для погашения кредита, определение амортизационных отчислений и др.
Все функции имеют одинаковый формат записи и включают имя функции и находящийся в круглых скобках перечень аргументов, разделенных запятыми. Приведем примеры наиболее часто встречающихся функций.
Пример 14.8. SUM(Список) - статистическая функция определения суммы всех числовых значений в Списке. Список может состоять из адресов ячеек и блоков, а также числовых значений.
SUM(B5..E5)
SUM(A3..E3, 230)
AVERAGE(Список) - статистическая функция определения среднего арифметического значения всех перечисленных в Списке величин.
AVERAGE(5, 20, 10, 5)
AVERAGE(B10..B13, B17)
МАХ(Список) - статистическая функция, результатом которой является максимальное значение в указанном Списке.
МАХ(В3..В8,А3.,А6)
IF(Условие, Истинно, Ложно) - логическая функция, проверяющая на истинность заданное логическое условие. Если условие выполняется, то результатом функции является значение аргумента "Истинно". Если условие не выполняется, то результатом функции становится значение аргумента "Ложно".
IF(B4<100, 100, 200)
Если ячейка В4 содержит число меньше 100, то функции присваивается значение 100, если же это условие не выполняется (т.е. содержимое ячейки В4 больше или равно 100), функции присваивается значение 200.
1.3.3. Автоматическое изменение относительных ссылок при копировании и перемещении формул
Важной особенностью многих электронных таблиц является буфер промежуточного хранения. Буфер используется при выполнении команд копирования и перемещения для временного хранения копируемых или перемещаемых данных, после которого они направляются по новому адресу. При удалении данных они также помещаются в буфер. Содержимое буфера сохраняется до тех пор, пока в него не будет записана новая порция данных.
Буфер промежуточного хранения - это область оперативной памяти, предоставляемая в распоряжение пользователя, при помощи которой он может перенести данные из одной части таблицы в другую, из одного окна (таблицы) в другое или из одного приложения Windows в другое.
Относительная и абсолютная адресация
При копировании или перемещении формулы в другое место таблицы необходимо организовать управление формированием адресов исходных данных. Поэтому в электронной таблице при написании формул наряду с введенным ранее понятием ссылки используются понятия относительной и абсолютной ссылок.
Для указания абсолютной адресации вводится символ $. Различают два типа абсолютной ссылки: полная и частичная.
Полная абсолютная ссылка указывается, если при копировании или перемещении адрес клетки, содержащий исходное данное, не меняется. Для этого символ $ ставится перед наименованием столбца и номером строки.
Пример 14.9. $B$5; $D$12 - полные абсолютные ссылки.
Частичная абсолютная ссылка указывается, если при копировании и перемещении не меняется номер строки или наименование столбца. При этом символ $ в первом случае ставится перед номером строки, а во втором - перед наименованием столбца.
Пример 14.10. В$5, D$12 - частичная абсолютная ссылка, не меняется номер строки; $B5, $D12 - частичная абсолютная ссылка, не меняется наименование столбца.
Относительная ссылка - это изменяющийся при копировании и перемещении формулы адрес ячейки, содержащий исходное данное (операнд). Изменение адреса происходит по правилу относительной ориентации клетки с исходной формулой и клеток с операндами.
Правило относительной ориентации клетки
Формула, где в качестве операндов используются ссылки ячеек, воспринимается системой как шаблон, а ссылки ячеек в таком шаблоне - как средство указания на местоположение ячеек с операндами относительно ячейки с формулой.
Рассмотрим правило относительной ориентации клетки на примере.
Пример 14.11. Клетка со ссылкой С2 содержит формулу-шаблон сложения двух чисел, находящихся в ячейках A1 и В4. Эти ссылки являются относительными и отражают ситуацию взаимного расположения исходных данных в ячейках A1 и В4 и результата вычисления по формуле в ячейке С2. По правилу относительной ориентации клеток ссылки исходных данных воспринимаются системой не сами по себе, а так, как они расположены относительно клетки С2:
Копирование формул
Другой особенностью электронных таблиц является возможность автоматического изменения ссылок при копировании и перемещении формул.
Копирование содержимого одной ячейки (блока ячеек) в другую (блок ячеек) производится для упрощения ввода однотипных данных и формул. При этом осуществляется автоматическая настройка относительных ссылок операндов. Для запрета автоматической настройки адресов используют абсолютные ссылки ячеек.
Исходная формула, подлежащая копированию или перемещению, воспринимается как некий шаблон, где указывается местоположение входных данных относительно местоположения клетки с формулой.
Копируемую формулу назовем формулой-оригиналом . Скопированную формулу - формулой-копией . При копировании формул действует правило относительной ориентации клеток. Поэтому после окончания копирования относительное расположение клеток, содержащих формулу-копию и исходные данные (заданные относительными ссылками), остается таким же, как в формуле-оригинале. Поясним на примере.
Пример 14.12. На рис. 14.2 мы видим результат копирования формулы, содержащейся в ячейке A3, при использовании относительных, полностью абсолютных и частично абсолютных ссылок. При копировании формулы с использованием относительных ссылок происходит их автоматическая подстройка (рис.14.2 а ). Результаты копирования с использованием абсолютных ссылок со знаком $ приведены на рис.14.2 б . Как нетрудно заметить, применение абсолютных ссылок запрещает автоматическую настройку адресов, и копируемая формула сохраняет свой первоначальный вид. В приведенном на рис. 14.2 в примере для запрещения автоматической подстройки адресов используются смешанные ссылки.
Рис. 14.2. Копирование формул: а - с относительными ссылками;
б - с абсолютными ссылками; в - с частично абсолютными ссылками
Автоматическое изменение ссылок происходит не только при копировании субъекта (т.е. формул, содержащих ссылки), но и при перемещении объекта (т.е. ячейки, на которую имеются ссыпки в других местах).
Перемещение формул
В электронной таблице часто перемещают данные из одной ячейки (диапазона ячеек) в другую заданную ячейку (блок ячеек). После перемещения данных исходная ячейка окажется пустой. Это главное отличие перемещения от процесса копирования, в котором копируемая ячейка сохраняет свои данные. Перемещение формул также связано с автоматической подстройкой входящих в нее адресов операндов. При перемещении формул, так же как при их копировании, действует правило относительной ориентации клеток. Поэтому после перемещения относительное расположение клеток, содержащих перемещенную формулу и исходные данные (заданные относительными адресами), сохраняется таким же, как в формуле-оригинале.
Пример 14.13. На рис. 14.3 а мы видим перемещение содержимого отдельной ячейки A3 в ячейку С3. В этом случае содержимое исходной ячейки, не изменяясь, перемещается в ячейку назначения, а исходная ячейка остается пустой. Рис. 14.3 б иллюстрирует случай перемещения содержимого трех ячеек Al, A2 и A3. При этом ячейки взаимосвязаны - содержимое третьей ячейки включает в себя содержимое первых двух. После перемещения мы видим, что в результате автоматической подстройки ссылок содержащаяся в ячейке A3 формула изменилась, чтобы отразить произошедшие в электронной таблице изменения (теперь компоненты содержащейся в ячейке С3 суммы находятся в других ячейках). Так же как и в предыдущем случае, диапазон исходных ячеек после выполнения операции перемещения опустел.
На рис. 14.3 в мы видим перемещение содержимого ячейки A3 а ячейку С3, когда адрес переносимой ячейки входит в другую формулу. Это случай перемещения зависимых ячеек. Например, имеется дополнительная ячейка В1, содержимое которой зависит от содержимого перемещаемой ячейки A3. В данном случае содержимое перемещаемой ячейки не изменяется, но изменяется содержимое зависимой ячейки В1 (хотя она не перемещается). Автоматическая подстройка адресов и в данном случае отразит изменения в электронной таблице так, чтобы результат формулы, содержащейся в ячейке В1, не изменился.
Последний случай, не рассмотренный на рис. 14.3, связан с возможностью использования абсолютных адресов. Нетрудно заметить, что использование абсолютных адресов при выполнении команды перемещения не имеет смысла, поскольку над ними также выполняется автоматическая подстройка адресов для отражения изменений, происходимых в таблице.
Рис. 14.3. Перемещение содержимого ячеек: а- одной ячейки;
б - колонки; в - зависимых ячеек
В целом команда перемещения является непростой командой, и вам следует хорошо подумать, прежде чем перемещать формулы и функции, содержащие ссылки. При перемещении символьных данных никаких трудностей не возникает.
1.Назначение, функции.
Каждая ячейка имеет адрес. Адреса могут быть текущими и фиксированными. Столбцы нумеруются буквами латинского алфавита, а строки – цифрами.
Фиксированный адресат отмечается знаками $. Текущий адресат показывает просто координаты столбца и ячейки.
Настройки табличного процессора хранятся в файлах с расширением.ini . Табличный процессор имеет дополнительные надстройки, позволяющие проводить анализ данных, решать оптимизационные задачи, создавать простейшие базы данных и разрабатывать программные приложения с выполнением задач с помощью кнопок на форме.
Основные функции:
Защита данных. Организована через меню Файл в диалоговом окне Сохранение и реализовано с помощью паролей на открытие файлов, разрешение записи и чтение.
В основном табличный процессор предназначен для работы с числами, поэтому предусматриваются расширенные возможности по их форматированию. Все табличные вычисления реализуются с использованием формул и функций. Текст формулы, вводимый в ячейку таблицы, должен начинаться со знака =. Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листе или в другой книге. Встроенный менеджер формул помогает пользователю найти ошибку или неверную ссылку в большой таблице. При переходе в текстовый режим в ячейках отображаются сами формулы, а не результат вычисления.
Ввод формул. Excel интерпретирует вводимые данные либо как текст (выравнивание по левому краю), либо как числовое значение (выравнивание по правому краю), либо в виде формулы со ссылками на ячейки данных. Для редактирования формул необходимо использовать клавишу F2 или двойной щелчок мышью.
Информационные связи. Предназначены для установления ссылок на значения в ячейках, которые каждый раз будут автоматически обновляться. Связывание производится через адрес ссылки или из меню ПравкаСпециальная вставка.
Групповые имена. Для упрощения задач, связанных с целой группой ячеек, используются групповые имена. Для присвоения имени выделенной группе ячеек в меню Вставка открывается подменю Имя и директива Присвоить. Имя группы должно начинаться с буквы и содержать не более 255 символов. Не допускается использование пробелов, также имя не должно совпадать с адресами ячеек. Заголовки строк и столбцов также могут использоваться в качестве имён этих областей. Реализуется с помощью директивы Создать из меню ВставкаИмя. Адресация может осуществляться ссылкой на другой лист в той же книге, ссылкой на лист в другой книге, при этом Excel автоматически обновляет ссылки только для открытых книг. Когда книга закрыта, ссылка содержит полный путь к данным. Эффективное использование ссылок обеспечивает:
Слияние данных нескольких книг
Создание различных представлений одних и тех же данных
Последовательную разработку больших и сложных моделей обработки данных
Построение и оформление диаграмм. Excel обладает специальным конструктором, позволяющим улучшить качество документа и разрабатывать трёхмерные диаграммы. Конструктор называется ChartWizard. Он обеспечивает построение, выбор типов, организацию надписей на осях, внедрение дополнительных объектов и актуализацию диаграммы.
Работа с функциями. Табличный процессор имеет более 300 заранее запрограммированных формул, которые называются функциями. Все функции разделены по категориям, а встроенный конструктор функций облегчает работу с ними. Функция оперирует некоторыми данными, которые называются её аргументами. Аргумент функции может занимать одну ячейку или размещаться в целой группе. Конструктор функций позволяет самостоятельно добавлять, редактировать и комбинировать различными функциями.
Создание простых баз данных. Для организации поиска записей в базе данных применяются фильтры. Фильтры могут быть использованы только для одной базы данных на листе. Фильтры находятся в меню Данные.Реализуются фильтры в двух вариантах:
Автофильтр
Расширенный фильтр
С помощью команды автофильтр на один столбец можно наложить до двух условий. Расширенный фильтр используется для формирования трёх и более условий.
Структурная схема табличного процессора Excel.
Главное меню
Параметры команд
Горячие клавиши
Макросы, процедуры
Диспетчер видов
Автоформат
Автошаблон
Диспетчер отчётов
Средства орфографии
Дополнения
2.Дополнительные средства Excel.
Они включают группу инструментов, позволяющих осуществлять поиск приемлемого решения с использованием механизма подстановки различных значений в одни и те же ячейки:
Таблицы подстановки данных . Таблицы данных представляют собой диапазон ячеек, показывающих, как изменение определённых значений в формулах влияет на их результат. Таблицы предоставляют способ быстрого вычисления нескольких версий в рамках одной операции, а также способ просмотра и сравнения результатов всех вариантов на одном листе. Таблицы данных могут быть с одной переменной и с двумя переменными.
Создание таблицы подстановки с одной переменной: значения располагаются либо в строке, либо в столбце. Формулы, используемые в таблице подстановки с одной переменной, должны ссылаться на ячейку ввода. Т.е. организуется список значений, которые подставляются в ячейку ввода. Если значение расположено в столбце, то формула располагается на одну строку выше и правее первого значения. Если значение расположено в строке, то формула вводится в ячейку, расположенную на один столбец левее и на одну строку ниже первого значения. Далее выделяют диапазон ячеек, содержащий формулы и значение подстановки. Входят в меню ДанныеТаблица. Далее выбирают поле, подставляют значение по столбцам или строкам.
Создание таблицы подстановки с двумя переменными: используют одну формулу с двумя наборами значений, при этом формула должна ссылаться на 2 различных ячейки ввода. Ниже формулы вводят значение подстановки для первой переменной. Значение подстановки для второй переменной в строку правее формулы. Далее выделяют диапазон ячеек, содержащий формулу, и оба набора данных подстановки. Далее входят в меню ДанныеТаблица и выбирают подставлять значение по столбцам или строкам.
Мастер подстановок .
Подбор параметра . Используется, когда желаемый результат одиночный формулы известен, но требуется подобрать исходные данные в зависимой ячейке. При подборе параметра Excel изменяет значения в одной конкретной ячейке до тех пор, пока формула, зависимая от этой ячейки, не возвращает нужный результат. Меню СервисПодбор параметра.
Поиск решения. Процедура поиска решения позволяет найти оптимальное значение формулы, содержащейся в целевой ячейке. Процедура работает с группой ячеек, прямо или косвенно связанных с формулой. Для получения результата (максимум, минимум или конкретное значение) процедура изменяет значение во влияющих ячейках. Для сужения множества значений, используемых в модели, вводятся ограничения, которые также могут ссылаться на другие влияющие ячейки. Надстройка в Excel используется для решения оптимизационных задач. Инструмент позволяет сохранять модель оптимизационной задачи и несколько сценариев. В каждом сценарии для получения необходимого результата формула подбирает значения в указанных ячейках. Ход решения отображается в модели (количество шагов, время, точность, отклонение и т.д.).
Для решения оптимизационных задач в Excel используются 2 алгоритма математического программирования:
Метод Ньютона.
Метод Градиентного спуска.
Анализ «Что, если» с помощью диспетчера сценариев . Позволяет создавать сценарий получения различных решений для конкретной модели. Сценарии могут загружаться, редактироваться и сохраняться под отдельным именем. Для сравнения нескольких сценариев можно создавать отчёты, обобщающие получение решения на одном листе. Сценарии в отчёте могут располагаться один рядом другим, либо могут быть обобщены в отчёте сводной таблицы.
Модуль анализа данных (используется в математической статистике) . Может использоваться для решения статистических задач.
1. Понятие табличного процессора
2. Краткая характеристика MS Excel
3. Назначение MS Excel
Список использованной литературы
1. Понятие табличного процессора
Табличный процессор обеспечивает работу с большими таблицами чисел. При работе с табличным процессором на экран выводится прямоугольная таблица, в клетках которой могут находиться числа, пояснительные тексты и формулы для расчета значений в клетке по имеющимся данным .
Табличный процессор - программное средство для проектирования электронных таблиц. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. С помощью электронных таблиц можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и т. д.
Функции табличных процессоров весьма разнообразны:
· создание и редактирование электронных таблиц;
· создание многотабличных документов;
· оформление и печать электронных таблиц;
· построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами;
· создание многотабличных документов, объединенных формулами;
· работа с электронными таблицами как с базами данных: сортировка таблиц, выборка данных по запросам;
· создание итоговых и сводных таблиц;
· использование при построении таблиц информации из внешних баз данных;
· создание слайд-шоу;
· решение оптимизационных задач;
· решение экономических задач типа “что – если” путем подбора параметров;
· разработка макрокоманд, настройка среды под потребности пользователя и т. д.
Наиболее популярными электронными таблицами для персональных компьютеров являются табличные процессоры Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro и SuperCalc. И если после своего появления в 1982 году Lotus 1-2-3 был фактически эталоном для разработчиков электронных таблиц, то в настоящее время он утратил свои лидирующие позиции. Результаты тестирования продемонстрировали явное преимущество Excel по многим параметрам .
2. Краткая характеристика MS Excel
Microsoft Excel (также иногда называется Microsoft Office Excel) - программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS. Она предоставляет возможности экономик-статистических расчетов, графические инструменты и, за исключением Excel 2008 под Mac OS X, язык макропрограммирования VBA (Visual Basic для приложений). Microsoft Excel входит в состав Microsoft Office и на сегодняшний день Excel есть одним из наиболее популярных программ в мире .
Ценной возможностью Excel есть возможность писать код на основе Visual Basic для приложений (VBA). Этот код пишется с использованием отдельного от таблиц редактора. Управление электронной таблицей осуществляется с помощью объектно-ориентированной модели кода и данных. С помощью этого кода данные входных таблиц будут мгновенно обделываться и отображаться в таблицах и диаграммах (графиках). Таблица становится интерфейсом кода, разрешая легко работать изменять его и руководить расчетами.
С помощью Excel можно анализировать большие массивы данных. В Excel можно использовать больше 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать разные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры. Воистину безграничные методы графического представления данных: кроме нескольких десятков встроенных типов диаграмм, можно создавать свои, что настраиваются типы, помогают наглядно отобразить тематику диаграммы. Те, кто только осваивает работу по Excel, по достоинству оценят помощь "мастеров" - вспомогательных программ, которые помогают при создании диаграмм. Они, как добрые волшебники, задавая наводящие вопросы о предвиденных дальнейших шагах и показывая, в зависимости от планированного ответа, результат, проведут пользователя "за руку" за всеми этапами построения диаграммы кратчайшим путем .
Работа с таблицей не ограничивается простым занесением к ней данных и построением диаграмм. Тяжело вообразить себе область, где бы не требовался анализ этих данных. В Excel включенный мощный инструмент анализа - Сводная таблица. С ее помощью можно анализировать широкоформатные таблицы, содержат большое количество несистематизированных данных, и лишь несколькими клацаньями кнопкой мыши приводить их в удобный и читается вид. Освоение этого инструмента упрощается наличием соответствующей программ-мастера .
В Microsoft Excel есть два основных типа объектов: книга и письмо.
Книга в Microsoft Excel представляет собой файл, который используется для обработки и хранение данных. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи.
Письма служат для организации и анализа данных, которые можно вводить и редактировать одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисление на основе данных с нескольких листов. После создания диаграммы можно поместить на письмо с соответствующими данными или на отдельное письмо диаграммы .
Имена листов отображаются на ярлычках в нижней части окна книги. Для перехода с одного письма на другого нужно указать соответствующий ярлык. Название активный лист выделен жирным шрифтом .
В Microsoft Excel очень много разнообразных функций, среди которых такие :
1. Финансовые , среди множество специальных функций, вычисляющих проценты по депозиту или кредиту, амортизационные отчисления, норму прибыли и разнообразнейший обратные и родственные величины.
2. Функции даты и времени – большинство функций этой категории ведает преобразованиями даты и времени в разные форматы. Две специальные функции СЕГОДНЯ и ТДАТА вставляют в каморку текущую дату (первая) и дату и время (вторая), обновляя их при каждом вызове файла или при внесение любых изменений в таблицу.
5. Ссылка и массивы. В этой категории находятся функции, которые разрешают обратиться к массиву данных (по колонке, строке, прямоугольному интервалу) и получить из него разнообразнейший информацию: номера столбцов и строк, у него входят, их количество, содержимое нужного вам элемента массива; можно найти, в какой каморке этого массива нужное число или текст и т.д.
6. Тексту – В этой группе десятка два команд. С их помощью можно сосчитать количество символов в воротничке, включая пробелы (ДЛСТР), узнать код символа (КОДСИМВ), узнать, какой символ стоит первым (ЛЕВСИМВ) и последним (ПРАВСИМВ) в строке текста, поместить в активную каморку некоторое количество символов из другой воротнички (ПСТР), поместить в активную каморку весь текст из другого каморки большими (ПРОПИСН) или сточными буквами (СТРОЧН), проверить, или совпадают две текстовые каморки (СОВПАД), найти некоторый текст (ПОИСК, НАЙТИ) и заменить его другим (ЗАМЕНИТЬ).
7. Проверка свойств и значения – здесь находятся команды, с помощью которых можно получить информацию о типе данных в воротничке (число там находится, текст или какая-то другая информация), о формате, о текущей операционной среде, о типичных ошибках, которые возникли в формуле, и т.п..
8. Работа с базой данных – здесь можно найти команды статистического учета (БДДИСП - дисперсия по выборке из базы, БДДИСПП - дисперсия по генеральной совокупности, ДСТАНДОТКЛ - стандартное отклонение по выборке), операции со столбцами и строками базы, количество непустых (БСЧЕТА) или (БСЧЕТ) ячеек и т.д.
9. Мастер диаграмм – встроенная программа EXCEL, что упрощает работу с основными возможностями программы.
3. Назначение MS Excel
табличный процессор формула текст
MS Excel – одна из самых популярных сегодня программ электронных таблиц. Ею пользуются ученые и деловые люди бухгалтеры и журналисты, с ее помощью ведут разнообразные таблицы, списки и каталоги, составляют финансовые и статистические отчеты, подсчитывают состояние торгового предприятия, обрабатывают результаты научного эксперимента, ведут учет, готовят презентационные материалы. Возможности Excel очень высоки. Обработка текста, управление базами данных – программа настолько мощна, что во многих случаях превосходит специализированные программы-редакторы или программы баз данных. Такое многообразие функций может поначалу запутать, чем заставить применять на практике. Но по мере приобретения опыта начинаешь по достоинству ценить то, что границ возможностей Excel тяжело достичь .
За многолетнюю историю табличных расчётов с применением персональных компьютеров требования пользователей к подобным программам существенно изменились. Вначале основной акцент в такой программе, как, например, VisiCalc, ставился на счётные функции. Сегодня наряду с инженерными и бухгалтерскими расчетами организация и графическое изображение данных приобретают все возрастающее значение. Кроме того, многообразие функций, предлагаемое такой расчетной и графической программой, не должно осложнять работу пользователя. Программы для Windows создают для этого идеальные предпосылки. В последнее время многие как раз перешли на использование Windows в качестве своей пользовательской среды. Как следствие, многие фирмы, создающие программное обеспечение, начали предлагать большое количество программ под Windows .
Программа Excel обеспечивает как легкость при обращении с данными, так и их сохранность. Excel позволяет быстро выполнить работу для которой не нужно затрачивать много бумаги и времени, а также привлекать профессиональных бухгалтеров и финансистов.
Данная программа сумеет вычислить суммы по строкам и столбцам таблиц, посчитать среднее арифметическое, банковский процент или дисперсию, здесь вообще можно использовать множество стандартных функций: финансовых, математических, логических, статистических .
У Excel есть еще масса преимуществ. Это очень гибкая система "растет" вместе с потребностями пользователя, меняет свой вид и подстраивается под Вас. Основу Excel составляет поле клеток и меню в верхней части экрана. Кроме этого на экране могут быть расположены до 10 панелей инструментов с кнопками и другими элементами управления. Есть возможность не только использовать стандартные панели инструментов, но и создавать свои собственные.
Список использованной литературы
1. Электронный ресурс: http://www.sch35-k.h14.ru/informatika/teacher01/excel/les01.html
2. Электронный ресурс: http://smiroleg.h12.ru/kurs/excel_kratko.html
3. Электронный ресурс: http://www.kolomna-school7-ict.narod.ru/st40201.htm