Введение 3

1. Цели информатизации архивного дела 4

3. Программное обеспечение в архивных учреждениях 9

Заключение 12

Литература 13

Введение

В области архивного дела информатизация представляет собой процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использование в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения.

Быстрое развитие электронной техники привело к дальнейшему совершенствованию информационных и архивных технологий; многие архивы оснастились персональными компьютерами и настольными издательскими системами; появились новые возможности по обеспечению сохранности архивных документов, обеспечению их обработки и использования.

В 2001 году участники международного совещания архивистов, который проходил в Италии (г. Масерата), рассмотрели влияние новых информационных технологий на теорию и практику архивного дела. Они отметили, что «никакие культурные или национальные традиции не устоят перед всеобъемлющей мощью информационных технологий», и даже, что «поразительные достижения ИТ потрясают наследие прошлого и перемены в этой отрасли необратимы» . Всё это обуславливает актуальность данной темы.

Целью работы является изучение применения новых информационных технологий в архивном деле.

Объектом работы, в данном случае, будет являться архивное дело, а предметом – новые информационные технологии и их применение в архивном деле.

Теоретической основой работы являются такие нормативные акты, как Концепция информатизации архивного дела России, ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», а также учебная и периодическая литература.

1. Цели информатизации архивного дела

Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.

Среди основных задач ГАС Российской Федерации важнейшей является обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в государственных архивах и центрах хранения документации (ЦХД). В настоящее время их использование затруднено как из-за удаленности многих архивов, так и вследствие недостаточно высокого уровня научного описания архивных материалов и их тематической разработки. Создание информационно-поисковых баз данных (БД), электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные сети и системы позволят расширить доступ к архивной информации .

Внутриархивные БД учетного характера повысят точность сведений и оперативность информирования об объемах и состоянии архивных документов, послужат основой создания автоматизированных фондовых каталогов, различных указателей, списков учреждений-источников комплектования и т.п., в том числе межархивного и общеотраслевого уровня.

Создание комплекса БД по материально-техническому, кадровому и финансовому состоянию федеральных архивов и использование экспертных систем даст возможность повысить обоснованность и эффективность управления и планирования, контроля за реализацией принимаемых решений .

Создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов, развитие телекоммуникационных систем улучшит обеспечение пользователей архивной информацией, позволит более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными учреждениями, будет способствовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными и региональными органами государственной власти .

Внедрение и активное использование автоматизированных архивных технологий должны сделать труд архивиста более продуктивным и содержательным, избавив его от выполнения многих рутинных операций. Применение современных информационных технологий позволит увеличить перечень платных услуг, повысить их эффективность .

Использование общероссийских и международных стандартов при автоматизации открывает российским архивам дорогу для интеграции в складывающееся общероссийское информационное пространство, для интенсификации международного сотрудничества.

2. Направления и принципы информатизации

Основные направления информатизации архивного дела вытекают из главных задач и функций учреждений ГАС России:

обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ);

комплектование АФ РФ и экспертиза ценности документов;

научно-информационная деятельность архивов, использование и публикация документов АФ РФ;

организационно-методическое руководство и контроль за работой государственных и ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений .

Значительная регламентация и типизация деятельности архивов, хранящих документы на бумажной основе, создает предпосылки для широкого использования принципа типизации при разработке и внедрении автоматизированных информационных технологических процессов. Существующие особенности в работе архивов с документами на пленочных носителях могут потребовать создания для них специализированных программно-технических комплексов. Наряду с этим в настоящее время уже назрела необходимость выработки концептуальных подходов к организации и технологическим аспектам работы с документами на машиночитаемых носителях. Наиболее важным направлением использования современных информационных технологий в деятельности архивных учреждений является организация учета документов Архивного фонда РФ. С реализацией этого первоочередного направления тесно связано создание автоматизированного справочного аппарата, в котором используется информация, накапливаемая в процессе учета документов .

Второе направление информатизации ориентировано на автоматизированное выполнение работ, связанных с комплектованием АФ РФ. К нему относятся учет учреждений-источников комплектования, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в госархивах .

Третье направление охватывает задачи использования и публикации документов: организацию поступления запросов на архивную информацию, совершенствование процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учет выдачи дел исследователям, составление и выдачу архивных справок, учет использования документов. Одним из результатов решения задачи учета использования является обоснование состава страхового фонда и фонда пользования, что в свою очередь относится к задачам, решаемым в рамках направления обеспечения сохранности документов .

Четвертое направление - применение средств автоматизации для проведения научно-исследовательских и методических работ в государственных архивах. Этому способствует использование высокоэффективных общесистемных и прикладных программ, в том числе - текстовых и табличных процессоров, издательских систем, систем управления базами данных, гипертекстовых и мультимедийных технологий, которые позволяют создавать базы данных, содержащие копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания .

Пятым направлением информатизации является автоматизация организационно- управленческих функций архивных учреждений. Автоматизированные технологии служат инструментом информационного обеспечения руководства госархивами, анализа их деятельности, состояния архивного дела в регионах. Использование средств ЭВТ и специализированного ПО способствует сокращению трудоемкости и повышению эффективности работ, связанных с управлением архивом. Отдельные задачи имеют локальный характер (управление кадрами, бухгалтерский учет и др.), другие («Паспорт архива» и т.п.) - реализуются в увязке с задачами, выполняемыми в рамках иных направлений .

Перечисленные направления информатизации тесно связаны по составу исходной информации и решаемым задачам. Поэтому их реализация должна осуществляться в определенной последовательности, обеспечивающей минимизацию затрат ресурсов при получении наибольшего эффекта.

Информатизация архивного дела РФ базируется на следующих основных принципах :

преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и НСА к документам АФ РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;

преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий: каждая последующая версия технологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии;

системность в реализации технологических и информационных решений как одного архивного учреждения, так и группы архивных учреждений: ААТ представляют собой программно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционирование связанных баз данных;

внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивных учреждений;

сопряженность с информационными системами учреждений-источников комплектования и учреждений, являющихся постоянными потребителями архивной информации, с внеотраслевыми системами передачи данных.

3. Программное обеспечение в архивных учреждениях

В условиях широкого внедрения автоматизированных технологий и систем в практику работы архивных учреждений определяющее значение приобретает типизация методов и проектных решений при разработке их технического, алгоритмического, программного, информационного и организационного обеспечения. При разработке таких систем с использованием типовых модулей уменьшаются общие затраты, время разработки и внедрения, увеличивается надежность программного обеспечения за счет многократной его проверки, облегчается обучение и повышение квалификации пользователей. Применение типовых архивных технологий обеспечивает совместимость БД, созданных различными архивными учреждениями, возможность объединения их в единую архивную информационную сеть с горизонтальными связями между архивными учреждениями одного уровня и вертикальными связями между архивными учреждениями разных уровней .

Создание региональных автоматизированных фондовых каталогов, централизованных архивных баз данных, таких как Центральный фондовый каталог, Государственного реестра культурного наследия России (в части уникальных документов АФ РФ), БД по зарубежной архивной Россике, БД по архивной библиографии и др. невозможно без внедрения типовых архивных технологий. Типовые технологии позволят пользователю с одинаковой легкостью работать в различных архивах, не затрачивая времени на переобучение .

Использование типовых технологий обеспечит оперативный и надежный обмен информацией между госархивами и органами управления архивным делом, что важно для принятия своевременных и обоснованных управленческих решений. Типовые технологические решения, совместимые с развивающимися региональными и федеральными информационными системами, позволят быстро и качественно удовлетворять запросы органов законодательной и исполнительной власти.

Единые технологические принципы, учитывающие международные стандарты, предоставят возможность для активного и полноправного участия российских архивов в международных архивно-библиотечных системах и сетях.

Информационная поддержка основных видов деятельности государственных архивов и центров документации осуществляется путем создания типового ПО, его внедрения, практического использования комплекса взаимосвязанных БД. В оптимальном варианте эти БД функционируют в локальной вычислительной сети (ЛВС) архивного учреждения как комплекс локальных или распределенных баз данных. Ядром этого комплекса является БД, содержащая сведения (на уровне фонда и описи) учетного характера, по сохранности архивных материалов, о составе и содержании документов. Эта ключевая БД может быть практически реализована в виде локальной или распределенной базы данных (с горизонтальным или вертикальным распределением массивов) в зависимости от объема документов архива, видов технического оснащения, расположения хранилищ .

К типовому ПО для госархивов и центров хранения документации относится программное обеспечение для БД по работе с учреждениями-источниками комплектования, по учету архивных документов и контролю за их сохранностью, по учету использования документов архива; для органов управления архивным делом - ПО для баз данных «Фондовый каталог», «Паспорт архива». Все перечисленные БД связаны с ключевой базой данных либо непосредственно в процессе их функционирования, либо по характеру и форматам общей для БД информации.

Оптимальным вариантом для обеспечения единой политики в области информатизации в общеотраслевом масштабе является разработка и тиражирование по всем архивам одного и того же ПО для каждого из указанных видов БД. Для реализации этого подхода в настоящее время нет принципиальных препятствий. Проведенный анализ материалов анкетирования архивных учреждений, изучение структур существующих БД показал, что БД сходной направленности имеют в своей основе сходные наборы показателей при одинаковой их трактовке. Перевод накопленной информации в новые БД является вопросом технически несложным .

Архивы, начинающие информатизацию с работы в принятом для отрасли типовом программном обеспечении, автоматически используют стандартизированные наборы показателей и форматы данных.

Состав типового ПО определяется существующими нормативно-методическими документами, регулирующими деятельность архивных учреждений, характером сложившихся внутриотраслевых информационных потоков. Вместе с тем он может быть расширен на основе практики работы с архивными документами.

Архивное учреждение, принявшее решение о разработке собственного программного обеспечения вместо использования типового, включает в структуру информационных файлов стандартизованный перечень полей и предусматривает процедуры их преобразования в принятый по отрасли формат для обеспечения возможности их передачи в другие БД. Однако этот путь является менее рациональным с точки зрения материальных и интеллектуальных затрат .

Ближайшие перспективы информатизации диктуют не только необходимость создания типового ПО для госархивов, но и взаимосвязанных комплексов типового ПО для архивных учреждений разного уровня в цепочках «госархив - орган управления архивным делом субъекта Федерации - Росархив», «федеральный архив - Росархив» .

Заключение

В заключении подчеркнём, что внедрение информационных технологий в архивное дело только начинает складываться. Сейчас в этой отрасли важны мнения всех заинтересованных сторон: архивистов (в организациях, государственных и муниципальных архивах), специалистов ДОУ и ИТ, менеджеров, историков и других пользователей электронных информационных ресурсов. От этого зависит, что станет с информационным накопленным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других «путешественников» к открытому информационному обществу.

В 2000 году был создан Центр информационных технологий Федеральной архивной службы России. Основные задачи центра: методическое обеспечение использования информационных технологий в учреждениях системы Росархива; разработка и сопровождение программного обеспечения; создание и ведение общеотраслевых баз данных; совершенствование методики информационного обеспечения деятельности учреждений Росархива на основе баз данных, ведущихся в центре; информационное обслуживание архивных учреждений и пользователей.

И всё же создание единой архивной информационной сети обслуживания пользователей также остаётся делом будущего. Однако, сайт Федеральной архивной службы «Архивы России», который объединяет информационные ресурсы российских архивов в Интернете, и на котором публикуются путеводители и другие справочники, - весомый шаг в данном направлении.

Таким образом, говорить о безоговорочной победе типовых технологий в информатизации отрасли пока рано. Вместе с тем, несомненна тенденция к унификации в сфере создания программного обеспечения для архивов.

Литература

Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Под редакцией В.П. Козлова. Архивоведение. М.: ПрофОбрИздат, 2007.

Афанасьева Л.П. Информационные технологии в архивах: комплектование и экспертиза ценности документов //Секретарское дело.- 2004.-№ 2.

Давыдов А. А., Первых М. И., Смирных Н. А. Информационные ресурсы архивного фонда // Информационный потенциал Орловской области: Сборник. Орел, 2005.

Дороков С. Современные возможности экспертизы ценности и учёта электронных документов в организации // Отечественные архивы.-2003.-№ 5.

Концепция информатизации архивного дела России.

Михайлов О.А. Электронные документы в архивах: проблемы приёма, обеспечения сохранности и использование. (Аналитический обзор зарубежного и отечественного опыта). М.: Диалог-МГУ, 2005.

Михайлов О.А., Шапошников А.С., Медведева Г.А., Залаев Г.З., Пилинчук М.И. Автоматизированные архивные системы. (Аналитический обзор). - ГНС России, РНИЦКД.-2003.

Тихонов В.И., Юшин И.Ф.Современные концепции электронных архивов// Отечественные архивы.-2004.-№ 1.

Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Электронные архивы и электронный документооборот// Отечественные архивы.-2004.-№ 2.

ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

1. Архивно -информационное обслуживание с помощью компьютерных средств

   Реферат >> Информатика

   Глава 1. Информатизация архивного дела 1.1. Основные цели, отрасли информатизации архивного дела Информатизация архивного дела имеет главной... направления и принципы информатизации Основные направления информатизации архивного дела вытекают из главных задач...

2. Архивное хранение электронных документов на предприятии

   Реферат >>

   ... : внесение изменений в закон "Об информации и информатизации" , разработка закона "О цифровой подписи", внесение... доказательства аутентичности и достоверности, напрямую связанные с архивным делом и архивной практикой.Сказанное отражает лишь часть...

3. Развитие архивного законодательства в России в 1990-е 2000 годы

   Реферат >> Промышленность, производство

   Государственной власти в области архивного дела , систему управ­ления архивным делом и архивных учреждений и т.п. Нормативные... архивного дела внесены в законодательство в области информации и инфор­матизации

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Минобрнауки России

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Российский государственный гуманитарный университет»

Историко-архивный институт

Факультет архивного дела

Курсовая работа

Информатизация архивной отрасли в Российской Федерации

Москва 2015

Введение

3.1 Архивные документы на нетрадиционных носителях

4.1 Международное сотрудничество

Заключение

Список источников и литературы

Введение

В данном исследовании рассматривается Информатизация архивной отрасли в РФ, с акцентом на ее историю, цели и объекты. Также будут рассмотрены новые информационные технологии и их применение в архивном деле. Предмет курсовой работы - информационные технологии в архивном деле Российской Федерации.

Цель данного исследования - рассмотрение истории информатизации архивной отрасли, рассмотрение целей и объектов информатизации, а так же изучение ее развития на современном этапе и применения новых информационных технологий в архивном деле.

Для этого необходимо выполнить следующие задачи:

· Раскрыть понятие «информатизация» и «архивное дело»

· Рассмотреть этапы информатизации архивного дела в России

· Рассмотреть объекты и цели информатизации архивного дела РФ

· Рассмотреть применения информационных технологий в архивном деле

· Освятить какие проблемы были и остаются в сфере информатизации архивного дела.

Последние годы вопросам внедрения современных информационных технологий во все сферы жизни нашего общества придается большое значение на самом высоком уровне. Федеральные ведомства начинают использовать системы электронного документооборота, переводятся на обмен документами в электронной форме, устанавливается прямое взаимодействие самых разных информационных систем, делается упор на предоставление государственных услуг в электронной форме. Особое внимание уделяется и процессу оцифровки (создания электронных копий) архивных документов. Остро стоят вопросы необходимости внедрения информационных технологий единовременно и централизованно в общеотраслевом масштабе. В настоящее время архивная информация становится самостоятельным фактором социального и экономического развития общества. Возрастает ее роль в принятии решений в области политике и социальной сфере, в связи с тем, что обладание нужной информацией обеспечивает получение политических и экономических преимуществ. В ситуации востребованности архивной информации при больших объемах ее хранения традиционные информационные технологии, сложившиеся в архивной отрасли теряют свою эффективность. В связи с этим требуются новые подходы к информатизации в архивах и разработки методов повышения эффективности информационных технологий в архивной отрасли. Поэтому сейчас как никогда тема информатизации архивной отрасли является актуальной и значимой. Практически невозможно уже представить себе сферу человеческой деятельности, в которой компьютеру пока не нашлось применения. А при работе с документами его значение трудно переоценить. В архиве же он становится незаменимым помощником, так как ускоряет поиск требуемых документов и запрашиваемой информации, упрощает доступ к ним, систематизирует все вносимые данные, оказывает неоценимую помощь при составлении справочного и информационно-поискового материала по фондам архива.

Проблемы информатизации архивной отрасли, ее развитие, ее плюсы и минусы широко обсуждаемы в отечественной литературе. Особо стоит отметить такие работы, как: работы В.П.Козлова, руководителя Федерального архивного агентства, содержащие методические, теоретические аспекты, современный взгляд и мнения на процессы, происходящие в отечественной архивной сфере: «Архивная служба России и российская государственность: опыт 80 лет»10, «Архивы России в 1997 г.: По материалам расширенного заседания коллегии Росархива 24 марта», «Историк и архивист: общее и особенное профессий», «Результаты 2001 г. дают основания для сдержанного оптимизма: (доклад на расширенном заседании коллегии Федеральной архивной службы России)», «Российские архивы в условиях административных реформ». В статье коллектива авторов Е.В. Алексеевой, Л.П. Афанасьевой, Е.М. Буровой, Г.А. Осичкиной «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: внедрение информационных технологий в работу архива» сформулированы и представлены современные цели и задачи автоматизации архивного дела, объекты автоматизации работы архива, вопросы создания информационно-поисковых систем архива, вопросы организации внедрения информационных технологий в архиве. В последние годы появились архивоведческие работы, посвященные теории, истории и организации информатизации в архивном деле. Большой вклад в развитие данных вопросов внесли И.Н. Киселев, Л.П. Афанасьева и др. В работе Киселева И.Н. «Информационное общество и архивы России» представлен, практически, проект развития отечественной архивной сферы в условиях внедрения автоматизированных архивных технологий. Автор отмечал проблемы, тормозящие развитие информатизации архивной сферы, но в тоже время в теоретическом плане представил черты, которые будут иметь отечественные архивы и архивное дело в информационном обществе.

В качестве источников работы использовались такие нормативные акты и документы:

· Концепция информатизации архивного дела России 1995 года;

· Федеральных законов: от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»; от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; от 06.04.2011 № 65-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием федерального закона „Об электронной подписи“».

· Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации/Росархив, ВНИИДАД. - М.: Российская политическая энциклопедия (РОССПЭН), 2002

· Основные правила работы архивов организаций/Росархив, ВНИИДАД. - М., 2002

· Постановлений Правительства Российской Федерации: № 754 от 22.09.2009 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»; № 697 от 08.09.2010 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия»; № 751 от 07.09.2011 «О внесении изменений в Правила делопроизводства федеральных органов исполнительной власти».

· Программа информатизации архивного дела России (1997--2000 гг.).

· "Концепция формирования информационного общества в России" Одобрена решением Государственной комиссии по информатизации при Государственном комитете Российской Федерации по связи и информатизации от 28 мая 1999 г. № 32

Работа состоит из Введения, 4 глав с подпунктами, заключения и списка источников и литературы.

Информационные процессы в современном мире глубоко затрагивают Россию, сейчас информация выступает как мощный фактор влияния на все сферы государственной и общественной жизни. Информация трансформируется в особую экономическую категорию, имея высокие ценностные и стоимостные значения, информация превращается в важнейший ресурс государственного и социально-культурного развития, становится объектом не только интеллектуального, но и экономического интереса для представителей различных сфер государственной, общественной и частной жизни. Разрушая пространственные, временные, социальные, языковые и иные барьеры, глобальная информационно-коммуникационная система существенно повышает возможности культурного взаимодействия. С активным развитием информационных технологий, внедрением их в управленческую деятельность появляются и используются новые виды документов - машиночитаемые и электронные. А значит, возникают вопросы работы с такими документами и вопросы их сохранности в рамках архива и обеспечении возможности использования. Изменение технологий создания «технотронных» документов, влечет за собой необходимость решения задач архивного хранения, учета и обеспечения доступа к таким документам. В области архивного дела информатизация представляет собой процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использование в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения.

Быстрое развитие электронной техники привело к дальнейшему совершенствованию информационных и архивных технологий - многие архивы оснастились персональными компьютерами и настольными издательскими системами; появились новые возможности по обеспечению сохранности архивных документов, обеспечению их обработки и использования.

архивный информатизация программный лингвистический

Глава 1. История информатизации архивной отрасли

1.1 Понятие информатизации и архивного дела

Архивное дело - деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

Информатизация архивного дела - 1.это организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов, под которыми понимаются как отдельные документы, так и массивы документов. В ходе этого процесса необходимым остается выполнение задачи сохранения и защиты архивов.

2. это процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информации, а также использования в работе архивов компьютерной техники программного обеспечения.

1.2 Этапы информатизации архивного дела в Российской Федерации

История автоматизации архивного дела тесно связана с историей эволюции вычислительной техники и носителей информации. Вместе с тем для каждого этапа характерна своя трактовка роли автоматизированных технологий в развитии архивного дела в стране. В истории механизации и автоматизации архивного дела можно выделить несколько этапов.

1. Период с конца XIX в. до 1950-х гг. - на этом этапе механизация касалась в основном ведомственных архивов. Применение средств «малой механизации» было эпизодическим и ограничивалось использованием матричных носителей информации (ручных перфокартотек, перфолент, кодексов) и счетно-перфорационных устройств для решения конкретных задач в области учета населения (переписи населения), планирования, отчетности на производстве и т.д.

2. Период с конца 1950-х гг. до первой половины 1970-х гг. - на этом этапе автоматизация архивного дела была связана с не столько развитием технического и программного обеспечения, применяемого в архивах, сколько с бурным развитием информатики в нашей стране и ее влияние на историческую науку и архивоведение. На этом этапе автоматизация еще не оказала сколько-нибудь значительного влияния на развитие архивного дела. Основным итогом этого этапа стало формулирование теоретических основ создания информационных систем, классификации документной информации в архивах, хотя практически автоматизация еще не оказала сколько-нибудь значительного влияния на развитие архивного дела. Однако именно на базе междисциплинарных исследований 1960-х гг., сблизивших архивоведение и теорию информации, получил развитие «информационный подход в архивоведении», представленный трудами В.Н. Автократова, К.Б. Гельмана-Виноградова, К.И. Рудельсон, Р.Н. Ефименко и др. Это во многом определило современные представления о теории классификации и фондирования, научно-справочном аппарате, анализе интенсивности использования ретроспективной документной информации.

3. Период второй половины 1970-х гг. - первой половины 1980-х гг. - этот этап был временем накопления эмпирического опыта в области создания локальных и межархивных автоматизированных информационно-поисковых систем (далее - АИПС). Эволюция носителей информации (микропленки, магнитные ленты, карты, диски, бланки и др.) и технического обеспечения, а так же с появлением специальных пакетов прикладных программ для АИПС. Значительное влияние на автоматизацию архивного дела в этот период оказал также процесс создания автоматизированных систем управления во всех отраслях хозяйства. На эти системы, согласно решениям XXIV съезда КПСС, возлагалась миссия по ликвидации чуть ли не всех проблем развития экономики. Результатом этого процесса стал тот факт, что к началу 1980-х гг. перед архивами впервые встал вопрос об отборе на государственное хранение машиночитаемых документов, отложившихся в деятельности отраслевых государственных вычислительных центров. Вместе с тем этот период, безусловно, ценен позитивным опытом по контролю и унификации процессов автоматизации управления в рамках Государственной автоматизированной системы научно-технической информации, включавшей сеть автоматизированных центров и распределенных автоматизированных банков данных. В этот период в связи с участием в международном информационном обмене впервые встал вопрос о стандартизации создания и хранения машиночитаемых документов. В этот же период зародилось такое направление архивной информатики, как применение автоматизированных систем обработки изображений для реставрации документов, начало, которому положили разработки Научно-исследовательского центра технической документации в области реставрации фото- и фонодокументов. Вместе с тем, несмотря на накопленный опыт, автоматизированные технологии не вызвали существенных изменений в методике архивного дела и на данном этапе. Такие изменения связаны с массовым распространением в начале 1980-х гг. сравнительно дешевых персональных компьютеров, а также интенсивной разработкой программного обеспечения для них. Совершенствование пользовательского интерфейса этих программ, появление удобных и простых для освоения непрофессионалом оболочек операционных систем, систем управления базами данных, текстовых и графических редакторов, издательских систем, программ для сканирования и оптического распознавания символов, появление емких и сравнительно надежных носителей информации (магнитных и оптических) значительно упростили общение пользователя с компьютером. Таким образом, электронно-вычислительная техника в большинстве развитых стран мира стала неотъемлемой принадлежностью рабочего места специалиста любой отрасли. Этот процесс, пусть с опозданием почти на десятилетие, затронул и отечественные архивы.

4. Период второй половины 1980-х - 1990-х гг. - этап связан с началом стихийной компьютеризации, сначала московских, а затем и местных государственных архивов. Лидерами этого процесса были Научно-исследовательский центр технической документации СССР (Российский научно-исследовательский центр космической документации), Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, Центр хранения историко-документальных коллекций, Центральный государственный архив Октябрьской революции, высших органов власти и органов государственного управления СССР (Государственный архив Российской Федерации) и другие архивы. Основные направления информатизации архивного дела в этот период вытекают из главных задач и функций учреждений Государственной архивной службы России:

1. обеспечение сохранности и государственного учета документов Архивного фонда РФ;

2. комплектование Архивного фонда РФ и экспертиза ценности документов, ориентированные на автоматизированное выполнение работ, которые связаны с комплектованием Архивного фонда РФ. Сюда относится программа, обеспечивающая учет учреждений источников комплектования. Разрабатывается программа, определяющая состав документов, подлежащих архивному хранению;

3. научно-информационная деятельность архивов, использование и публикация документов Архивного фонда РФ охватывает все задачи использования документов: организацию поступления запросов на архивную информацию, совершенствование процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учет выдачи дел исследователям, составление и выдача архивных справок, учет использования документов. Один из результатов решения задачи учета использования - это обоснование состава страхового фонда и фонда пользования и, следовательно, обеспечение сохранности документов;

4. организационно-методическое руководство и контроль за работой государственных архивов и архивов организаций, и контроль за организацией документов в делопроизводстве учреждений. Программное обеспечение способствует сокращению трудоемкости и повышению эффективности работ, связанных с управлением архивом.

В 90-е гг. в РФ законодательными и нормативными актами было введено в действие более 20 отраслевых автоматизированных систем делопроизводства и документации, создающих огромные массивы машиночитаемых (электронных) документов. Кроме того, новые информационные технологии в области консервации и реставрации документов, создания страхового фонда и фонда пользования позволяют продлить жизнь ценным историческим источникам.

Для государственных архивов в 1995 году Росархивом была разработана концепция информатизации архивного дела России, на основе которой была создана Программа информатизации на 1997 - 2000 гг. В соответствии с концепцией предусмотрено создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов.

В соответствии с концепцией информатизации архивного дела в государственном архиве целесообразно создание универсальной системы архива, реализованной на унифицированном по отрасли программном обеспечении. Эта система должна быть многоуровневой и многофункциональной, включать в себя описание архивных документов, автоматизированную поддержку учёта и поиска архивных документов; контроль за обеспечением сохранности документов; внедрение списков источников комплектования, учёта использования документов архива.

На современном этапе - развитие информационного обслуживания архивных учреждений определяется общим процессом информатизации. Создание автоматизированной информационной службы должно быть основано на использовании современных программно-технических средств и коммуникаций, достижении конкурентоспособности производимой информационной продукции и услуг по соотношению «цена/полезность» для потребителей информации, предоставлении удалённого (через модемы) и автономного (через копии на CD-ROM и дискетах) доступа к информации, подготовке и распространении электронных изданий, формировании электронных информационных массивов.

Программа «Архивный фонд»

С 1996-1997 года, согласно концепции Росархива, началось внедрение серии интегрированных типовых АИПС под общим названием «Архивный фонд». Вторая версия этой программы представляет собой интегрированную информационную систему, соединяющую в себе функции учётных и информационных справочников на уровне фонда, а также предоставляющую сведения о наличии и состоянии дел для обеспечения их сохранности. С помощью данной программы архивисты получили возможность создавать в автоматизированном режиме основной документ централизованного государственного учёта. Третья, дополненная версия программы позволяет получить и распечатать также документы внутреннего учёта архива. Программа прекрасно работает в сети, имеет современный графический интерфейс.

В настоящее время общеотраслевая программа «Архивный фонд» внедрена в подавляющем большинстве государственных архивов. Программа призвана решить задачу компьютеризации учёта документов в масштабе отрасли и создать единую систему централизованного государственного учёта.

Формат программы, согласно приказу «Об утверждении временного порядка автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда РФ», является общеотраслевым.

Согласно данным Росархива, к 2000 г. программу «Архивный фонд» внедрило 12 федеральных архивов, 59 государственных и 142 муниципальных архива субъектов РФ. Программа внедряет не только в архивах, но и в Государственном историческом музее.

«Программа информатизации архивного дела в РФ»

На основе Концепции была утверждена и разработана первая отраслевая программа - «Программа информатизации архивного дела в РФ» (1997-2000 гг.) Программа предполагала реализацию конкретных задач в области научных и методических работ, кадрового обеспечения, организационных и практических работ по информатизации архивного дела. Программа предусматривала:

· создание единой информационно-правовой базы информатизации

· разработку принципов функционирования архивной информационной сети обслуживания пользователей (структура, формат, единые классификаторы и стандарты описания)

· создание и ведение типовых БД по основным направлениям работы архивов

· внедрение межархивных БД: реализация проектов создания автоматизированного Центрального фондового каталога; БД «Паспорт архива», «Справочники по документам архивного фонда РФ», «Государственный реестр уникальных документов АФ», «Зарубежная архивная Россика»; «Базы и банки данных учреждений архивной отрасли» и другие. Планировалось также создание гипертекстовой базы данных по методическому обеспечению деятельности архивов

· проведение работ по защите информации в архивах

К настоящему времени в её реализации достигнуты значительные результаты. Так, в области создания единой правовой базы информатизации большое значение имели разработка, и начало внедрения нового издания Основных правил работы архивов организаций и Основных правил работы государственных архивов (2002 г.). Информатизации работы архива с традиционными документами посвящены разделы Основных правил работы государственных архивов об учётных БД, автоматизированном НСА и организации применения информационных технологий в архиве.

Таким образом, программа представляла собой комплексный документ, в ходе реализации которого информатизация на уровне архива, региона и всей отрасли должна была подняться на качественно новую ступень.

Федеральные программы развития архивного дела - Информатизация архивного дела в рамках отрасли развивается в соответствии с федеральными программами: подпрограммой «Развитие архивного дела» федеральной целевой программы «Развитие и сохранение культуры и искусства РФ» 1997-1999гг. (1996г.); подпрограммой «Архивы России» федеральной целевой программы «Культура России» на 2001-2005гг., (2000 г.); федеральной целевой программой «Электронная Россия» на 2002-2010 гг. (2002г.).

«Развитие архивного дела»: Программа ставила главной задачей - обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ, повышения уровня безопасности архивов. Программа предусматривала создание автоматизированной системы централизованного учёта документов архивного фонда РФ, создание автоматизированного НСА для расширения доступа к архивной информации, создание тематических и полно текстовых баз данных. Большое влияние на развитие архивного дела оказала федеральная целевая программа «Электронная Россия» . Основные цели программы предусматривают в результате внедрения информационно-коммуникационных технологий. Постановление Правительства РФ от 28.01.2002 N 65 (ред. от 09.06.2010) "О федеральной целевой программе "Электронная Россия (2002 - 2010 годы)"

Глава 2. Цели и объекты информатизации архивного дела

Под объектами информатизации понимают функции и направления работы архива, которые эволюционируют в результате внедрения современных информационных технологий. В настоящее время к объектам информатизации работы государственного и муниципального архивов и архива организации (ведомственного) относятся:

Комплектование архива и экспертиза ценности документов;

Создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников по всем документам архива в целях ускорения процессов поиска информации (номенклатуры дел, описей, каталогов, указателей и др.);

Экспертиза ценности документов;

Комплектование, хранение и поиск документов на электронных носителях, создаваемых в учреждении (для ведомственного архива) или в учреждениях-источниках комплектования (для государственного архива);

Учет документов архива и контроль за обеспечением сохранности документов;

Создание страхового фонда и фонда пользования документами;

Информационно-справочная работа, контроль за исполнением запросов, поступающих в архив от структурных подразделений организации (для ведомственного архива), других учреждений, исследователей и граждан;

Контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства (для ведомственного архива);

Контроль за внедрением автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота в учреждениях - источниках комплектования (для государственного и муниципального архивов).

В условиях всеобщей компьютеризации, формирования государственного и мирового информационного пространства информатизации архивного дела приобретает особую значимость.

Цели информатизации архивного дела

Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.

Среди основных задач ГАС Российской Федерации важнейшей является обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в государственных архивах и центрах хранения документации (ЦХД). В настоящее время их использование затруднено как из-за удаленности многих архивов, так и вследствие недостаточно высокого уровня научного описания архивных материалов и их тематической разработки. Создание информационно-поисковых баз данных (БД), электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные сети и системы позволят расширить доступ к архивной информации.

Внутриархивные БД учетного характера повысят точность сведений и оперативность информирования об объемах и состоянии архивных документов, послужат основой создания автоматизированных фондовых каталогов, различных указателей, списков учреждений-источников комплектования и т.п., в том числе межархивного и общеотраслевого уровня.

Создание комплекса БД по материально-техническому, кадровому и финансовому состоянию федеральных архивов и использование экспертных систем даст возможность повысить обоснованность и эффективность управления и планирования, контроля за реализацией принимаемых решений.

Создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов, развитие телекоммуникационных систем улучшит обеспечение пользователей архивной информацией, позволит более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными учреждениями, будет способствовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными и региональными органами государственной власти .

Внедрение и активное использование автоматизированных архивных технологий должны сделать труд архивиста более продуктивным и содержательным, избавив его от выполнения многих рутинных операций. Применение современных информационных технологий позволит увеличить перечень платных услуг, повысить их эффективность.

Использование общероссийских и международных стандартов при автоматизации открывает российским архивам дорогу для интеграции в складывающееся общероссийское информационное пространство, для интенсификации международного сотрудничества.

Направления и принципы информатизации

Основные направления информатизации архивного дела вытекают из главных задач и функций учреждений ГАС России:

· обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ);

· комплектование АФ РФ и экспертиза ценности документов;

· научно-информационная деятельность архивов, использование и публикация документов АФ РФ;

· организационно-методическое руководство и контроль за работой государственных и ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений

Значительная регламентация и типизация деятельности архивов, хранящих документы на бумажной основе, создает предпосылки для широкого использования принципа типизации при разработке и внедрении автоматизированных информационных технологических процессов. Существующие особенности в работе архивов с документами на пленочных носителях могут потребовать создания для них специализированных программно-технических комплексов. Наряду с этим в настоящее время уже назрела необходимость выработки концептуальных подходов к организации и технологическим аспектам работы с документами на машиночитаемых носителях. Наиболее важным направлением использования современных информационных технологий в деятельности архивных учреждений является организация учета документов Архивного фонда РФ. С реализацией этого первоочередного направления тесно связано создание автоматизированного справочного аппарата, в котором используется информация, накапливаемая в процессе учета документов.

Второе направление информатизации ориентировано на автоматизированное выполнение работ, связанных с комплектованием АФ РФ. К нему относятся учет учреждений-источников комплектования, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в госархивах.

Третье направление охватывает задачи использования и публикации документов: организацию поступления запросов на архивную информацию, совершенствование процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учет выдачи дел исследователям, составление и выдачу архивных справок, учет использования документов. Одним из результатов решения задачи учета использования является обоснование состава страхового фонда и фонда пользования, что в свою очередь относится к задачам, решаемым в рамках направления обеспечения сохранности документов.

Четвертое направление - применение средств автоматизации для проведения научно-исследовательских и методических работ в государственных архивах. Этому способствует использование высокоэффективных общесистемных и прикладных программ, в том числе - текстовых и табличных процессоров, издательских систем, систем управления базами данных, гипертекстовых и мультимедийных технологий, которые позволяют создавать базы данных, содержащие копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания.

Пятым направлением информатизации является автоматизация организационно-управленческих функций архивных учреждений. Автоматизированные технологии служат инструментом информационного обеспечения руководства госархивами, анализа их деятельности, состояния архивного дела в регионах. Использование средств ЭВТ и специализированного ПО способствует сокращению трудоемкости и повышению эффективности работ, связанных с управлением архивом. Отдельные задачи имеют локальный характер (управление кадрами, бухгалтерский учет и др.), другие («Паспорт архива» и т.п.) - реализуются в увязке с задачами, выполняемыми в рамках иных направлений

Перечисленные направления информатизации тесно связаны по составу исходной информации и решаемым задачам. Поэтому их реализация должна осуществляться в определенной последовательности, обеспечивающей минимизацию затрат ресурсов при получении наибольшего эффекта.

Информатизация архивного дела РФ базируется на следующих основных принципах:

· преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и НСА к документам АФ РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;

· преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий: каждая последующая версия технологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии;

· системность в реализации технологических и информационных решений как одного архивного учреждения, так и группы архивных учреждений: ААТ представляют собой программно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционирование связанных баз данных;

· внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивных учреждений;

· сопряженность с информационными системами учреждений-источников комплектования и учреждений, являющихся постоянными потребителями архивной информации, с внеотраслевыми системами передачи данных.

Глава 3. Программное обеспечение в архивных учреждениях

В условиях широкого внедрения автоматизированных технологий и систем в практику работы архивных учреждений определяющее значение приобретает типизация методов и проектных решений при разработке их технического, алгоритмического, программного, информационного и организационного обеспечения. При разработке таких систем с использованием типовых модулей уменьшаются общие затраты, время разработки и внедрения, увеличивается надежность программного обеспечения за счет многократной его проверки, облегчается обучение и повышение квалификации пользователей. Применение типовых архивных технологий обеспечивает совместимость БД, созданных различными архивными учреждениями, возможность объединения их в единую архивную информационную сеть с горизонтальными связями между архивными учреждениями одного уровня и вертикальными связями между архивными учреждениями разных уровней.

Создание региональных автоматизированных фондовых каталогов, централизованных архивных баз данных, таких как Центральный фондовый каталог, Государственного реестра культурного наследия России (в части уникальных документов АФ РФ), БД по зарубежной архивной Россике, БД по архивной библиографии и др. невозможно без внедрения типовых архивных технологий. Типовые технологии позволят пользователю с одинаковой легкостью работать в различных архивах, не затрачивая времени на переобучение.

Использование типовых технологий обеспечит оперативный и надежный обмен информацией между госархивами и органами управления архивным делом, что важно для принятия своевременных и обоснованных управленческих решений. Типовые технологические решения, совместимые с развивающимися региональными и федеральными информационными системами, позволят быстро и качественно удовлетворять запросы органов законодательной и исполнительной власти.

Единые технологические принципы, учитывающие международные стандарты, предоставят возможность для активного и полноправного участия российских архивов в международных архивно-библиотечных системах и сетях.

Информационная поддержка основных видов деятельности государственных архивов и центров документации осуществляется путем создания типового ПО, его внедрения, практического использования комплекса взаимосвязанных БД. В оптимальном варианте эти БД функционируют в локальной вычислительной сети (ЛВС) архивного учреждения как комплекс локальных или распределенных баз данных. Ядром этого комплекса является БД, содержащая сведения (на уровне фонда и описи) учетного характера, по сохранности архивных материалов, о составе и содержании документов. Эта ключевая БД может быть практически реализована в виде локальной или распределенной базы данных (с горизонтальным или вертикальным распределением массивов) в зависимости от объема документов архива, видов технического оснащения, расположения хранилищ. К типовому ПО для госархивов и центров хранения документации относится программное обеспечение для БД по работе с учреждениями-источниками комплектования, по учету архивных документов и контролю за их сохранностью, по учету использования документов архива; для органов управления архивным делом - ПО для баз данных «Фондовый каталог», «Паспорт архива». Все перечисленные БД связаны с ключевой базой данных либо непосредственно в процессе их функционирования, либо по характеру и форматам общей для БД информации.

Оптимальным вариантом для обеспечения единой политики в области информатизации в общеотраслевом масштабе является разработка и тиражирование по всем архивам одного и того же ПО для каждого из указанных видов БД. Для реализации этого подхода в настоящее время нет принципиальных препятствий. Проведенный анализ материалов анкетирования архивных учреждений, изучение структур существующих БД показал, что БД сходной направленности имеют в своей основе сходные наборы показателей при одинаковой их трактовке. Перевод накопленной информации в новые БД является вопросом технически несложным.

Архивы, начинающие информатизацию с работы в принятом для отрасли типовом программном обеспечении, автоматически используют стандартизированные наборы показателей и форматы данных.

Состав типового ПО определяется существующими нормативно-методическими документами, регулирующими деятельность архивных учреждений, характером сложившихся внутриотраслевых информационных потоков. Вместе с тем он может быть расширен на основе практики работы с архивными документами.

Архивное учреждение, принявшее решение о разработке собственного программного обеспечения вместо использования типового, включает в структуру информационных файлов стандартизованный перечень полей и предусматривает процедуры их преобразования в принятый по отрасли формат для обеспечения возможности их передачи в другие БД. Однако этот путь является менее рациональным с точки зрения материальных и интеллектуальных затрат.

Ближайшие перспективы информатизации диктуют не только необходимость создания типового ПО для госархивов, но и взаимосвязанных комплексов типового ПО для архивных учреждений разного уровня в цепочках «госархив - орган управления архивным делом субъекта Федерации - Росархив», «федеральный архив - Росархив».

3.1 Лингвистическое обеспечение

Лингвистическое обеспечение баз данных включает в себя разнообразные языковые средства представления данных (классификаторы, словари, тезаурусы) и лингвистические процессоры, обеспечивающие обработку текстов. Наибольшее значение в настоящее время для информатизации архивного дела имеют классификаторы.

Для адекватного и стандартизованного описания и результативного автоматизированного поиска архивной информации необходимо применение классификаторов, единых по архивной отрасли. Эффективное использование документов на машинных носителях (ДМН) возможно лишь в случае совпадения лингвистического обеспечения архивных и внеотраслевых БД. Архивная отрасль оказывается связанной с общим состоянием процесса стандартизации лингвистических средств в стране.

В настоящее время, как свидетельствуют материалы Национального доклада "Автоматизированные информационные ресурсы России. Состояние и тенденции развития" (1995), интенсивное создание баз данных в различных отраслях породило большое число локальных языковых средств, которые слабо стыкуются между собой и не учитывают международные стандарты в соответствующих областях. Деятельность по созданию и ведению общероссийских классификаторов, систем кодирования, нормативных словарей практически не ведется. Слабо связаны между собой разработки в области тезаурусов, специальных словарей и классификаций. Существующий разнобой в классификаторах значительно осложнит описание и использование ДМН после их передачи на государственное хранение.

Проблема создания лингвистического обеспечения для архивной отрасли существует и в отношении модификации единых схем классификации документной информации, различных тезаурусов и нормативных словарей, причем особенно остро - в связи с созданием совместимых БД госархивов и центров хранения документации.

Создание и ведение общероссийских схем классификации является проблемой национального масштаба и требует решения в рамках специальных государственных программ. Специалистам отрасли предстоит провести исследования в области языковых средств, используемых в архивной отрасли, принять участие в работах по созданию классификаторов, тезаурусов, нормативных словарей документной информации.

Необходимо централизованное ведение (подготовка, постоянное пополнение, уточнение и периодическая рассылка в архивные учреждения для замены устаревших вариантов) общеотраслевых автоматизированных схем классификации, нормативных словарей названий учреждений и организаций, географических названий и т.п. В последнем случае оптимальным вариантом является создание базы данных по административно-территориальным преобразованиям в России и СССР, которая при огромном самостоятельном значении для научной и практической архивной работы, могла бы служить также лингвистическим обеспечением для автоматизированного справочного аппарата.

3.2 Архивные документы на нетрадиционных носителях

К настоящему времени в учреждениях и организациях накоплен значительный массив документов на магнитных носителях, подлежащих приему на государственное хранение. Эти массивы представляют собой числовые и текстовые банки и базы данных, проектно-конструкторскую документацию, тексты компьютерных программ и т.п. Следует констатировать, что архивная отрасль не готова к работе с ДМН в силу большой сложности проблем, в том числе и финансового характера, решение которых необходимо для обеспечения приема, хранения и использования таких материалов.

Основным фактором, определяющим специфику указанных документов и порождающим трудности в их использовании, является то обстоятельство, что ДМН, в отличие от документов на традиционных носителях, неразрывно связаны с программным обеспечением (при более общем подходе - с информационной технологией), в рамках которого они создавались и трансформировались. Информационные технологии подвержены стремительному, а иногда - и революционному изменению. Крупнейшие производители ПО стараются обеспечить в своих новых продуктах преемственность по отношению к ранним версиям и возможность конвертации данных из одного формата в другой, однако это не решает проблем в отношении материалов многолетней давности, баз данных со связанными файлами, организации процедур переиндексации и т.п. Необходимо также учитывать, что значительный объем НТД на магнитных лентах создавался с помощью уникальных систем автоматизированного проектирования (САПР), работавших в устаревших операционных системах.

Динамичное развитие и смена поколений компьютерной техники привели к тому, что сегодня уже практически невозможно прочесть некоторое материалы, созданные 5-10 лет назад, если они не были своевременно переведены на современные носители в форматно независимом виде. Специфика ДМН, взаимозависимость и сложность указанных проблем выдвигают необходимость разработки и осуществления специальной программы, предусматривающей проведение научных исследований, создание нормативно-методической базы по работе с ДМН, организации специализированных архивных учреждений или подразделений, укомплектованных квалифицированным персоналом, создание адекватной технической и программной базы.

Необходимо провести обследование создаваемых ДМН, не имеющих копий или аналогов на традиционных носителях, определить используемое программное обеспечение, применявшиеся форматы представления данных, лингвистическое обеспечение. Следующим этапом должно стать определение номенклатуры ДМН, принимаемых на государственное хранение, критериев и порядка проведения экспертизы ценности документов. Следует найти принципиальные подходы к решению этих вопросов, поскольку решение по аналогии с документами на традиционных носителях повлечет за собой комплектование множеством разнородных материалов с неопределенной перспективой их использования. Предварительный анализ показывает, что в этом случае предстоит значительная работа по созданию специфического справочного аппарата к полученным материалам, включающего описание ПО, информационного массива, лингвистического обеспечения, документов вспомогательного характера. Обеспечение сохранности в этом случае сведется в основном к периодическому копированию всей информации, записанной на единичном носителе, проблему же чтения информации пользователь должен решать самостоятельно.

Другой подход предусматривает намного более активную роль архивистов в организации приема на государственное хранение и использования документов. Осуществляется прием на хранение достаточно ограниченного круга больших массивов машиночитаемой информации простой структуры, имеющих очевидную социально-экономическую значимость - первичных данных демографических переписей, социологических обследований и т.п. Принимаемые материалы, созданные в рамках любого ПО, переводятся силами самих архивистов в определенный формат, единый для всех ДМН такого рода. По запросу пользователю передается копия материалов на магнитном носителе в формате, принятом в архиве для этих материалов, или предварительно архивисты проводят конвертирование информации (на договорных условиях) в формат, удобный для пользователя. Накопленный зарубежный опыт показывает, что второй подход, в отличие от первого, обеспечивает активное использование ДМН, облегчает доступ к архивным материалам, открывает широкие возможности их передачи по телекоммуникационным сетям или распространения на оптических дисках. Доступность материалов такого типа может быть расширена за счет исключения из передаваемых пользователю данных, идентифицирующих респондента - в этом случае сведения не подпадают под законодательство о тайне личной жизни. Наконец, третий подход в более отдаленной перспективе может быть реализован с помощью создания и повсеместного внедрения унифицированных информационных технологий в ДОУ и т.д., которые применялись бы учреждениях-источниках комплектования, а также в читальных залах архивов.

Указанные подходы существенно различаются по критериям отбора документов на госхранение, порядком комплектования, организацией и процедурами обеспечения сохранности и использования, и соответственно, необходимыми финансовыми затратами, обеспеченностью техникой и программными средствами, требованиями к специализации и квалификации персонала. Весьма перспективным и активно развивающимся направлением информационной индустрии является в настоящее время создание гипертекстовых систем. С появлением технологий мультимедиа и включением аудио- и видеоматериалов в гипертекстовые системы можно говорить о системах, содержащих гипермедиа (или гиперзаписи), т.е. интегрирующих в одной системе документы, содержащие текстовую, графическую, звуковую и визуальную информацию. Освоение принципов и технологии создания гипертекстовых систем специалистами архивной отрасли полезно в двух аспектах. Во-первых, необходима разработка с участием архивистов методических рекомендаций (приближающихся к стандарту) по созданию систем навигации (точнее, той части систем, которая является метабазой) для того, чтобы при передаче гипертекстовых систем на государственное хранение данные метабазы могли быть включены в состав справочного аппарата архива.

Создание и тиражирование гипертекстовых систем найдет применение в деятельности ОЦНТИ, в сфере архивных научных исследований, в работе органов управления архивным делом с нормативно-методическими документами.

Существующий разнобой в ведомственных правилах создания, накопления и представления информации неизбежно отразится на проблемах комплектования архивов ДМН, способах их описания, хранения и использования. Фактически государственные архивы являются той узловой точкой, в которую должны прийти все разнотипные и разноплановые ДМН и где проблемы совместимости и стандартизации предстанут в самом концентрированном виде.

Анализ научных и экспериментальных исследований за рубежом показывает, что в области информационных технологий все более отчетливой становится перспектива перехода к цифровым методам создания фонда пользования и страхового фонда, при одновременном расширении доступа к архивным материалам по телекоммуникационным системам. В качестве носителя оцифрованной информации выступают оптические диски (ОД), на современном этапе являются наиболее емким и сравнительно дешевым средством хранения информации, долговечным и удобным в использовании.

Оцифрование архивных документов дает возможность качественно изменить систему работы пользователей, то есть практически совместить их работу с НСА и архивными документами. Получающий все большее распространение автоматизированный многоаспектный тематический поиск позволяет идентифицировать нужный документ, который можно просмотреть на экране и или получить копию его факсимильного изображения на бумаге или в виде файла. Вариант с получением электронной копии документа надежен также при доступе с удаленного терминала с помощью телекоммуникационных сетей.

Использование ОД и технологий мультимедиа открывает новые перспективы в публикаторской деятельности архивов: становится возможным в одном издании соединить текстовые, графические, фото-, фоно - и видеодокументы.

Ориентация на использование методов оцифрования в архивном деле получает подкрепление в виде ряда объективных факторов, общих для современного уровня технологического развития, и специфичных для ситуации в стране: совершенствование и одновременное снижение стоимости компьютерной техники и носителей, развитие программного обеспечения, развертывание компьютерных сетей происходит одновременно с повышением стоимости материалов для создания СФ и фонда пользования традиционными методами.

Необходимо проведение комплекса экспериментальных работ по внедрению технологий оцифрования и хранения на оптических дисках архивных документов, в т.ч. разработка требований к выбору номенклатуры архивных документов различных типов, подлежащих оцифрованию, выбор или разработка оптимальной системы автоматизированного поиска изображений на оптическом диске, разработка технологических инструкций по экспериментальному оцифрованию архивных документов различных типов, выбор и адаптация программ распознавания текста. Одним из результатов этой работы может явиться дополнение Правил научной публикации исторических источников разделом, регулирующим подготовку к изданию архивных материалов в электронной (оцифрованной) форме.

Глава 4. Итоги и перспективы развития информатизации в архивном деле

За прошедшее десятилетие с момента завершения программы в Российской Федерации и в архивном деле произошли кардинальные изменения. В 2004 г. был принят Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации", изменивший статус Федеральной архивной службы. Затем (в 2006 и 2010 гг.) был принят целый ряд Федеральных законов, постановлений, распоряжений и указов, которые выдвигают на первый план необходимость анализа существующего положения в области информатизации архивной сферы и выработки единой перспективной программы информатизации Федерального архивного агентства.

Подобные документы

Правовые основы информационной работы. Государственные информационные ресурсы, которые как элемент имущества находятся в собственности государства. Библиотечная сеть и информационные ресурсы архивного фонда Российской Федерации. Статистическая информация.

реферат , добавлен 22.06.2011


Цели и направления информатизации общества. Состав инфраструктуры информатизации. Факторы, влияющие на становление информационных технологий. Анализ состояния государственных информационных ресурсов. Информатизация в социальной и экономической сферах.

контрольная работа , добавлен 23.06.2011


История развития IT-сферы, средства информатизации. Типовая структура хранения данных. Уровни изучения информации. Области приложения информационных технологий в экономике. Универсальное программное обеспечение. Финансово-экономические пакеты программ.

учебное пособие , добавлен 09.04.2014


Операционная система: назначение и классификация. Общая характеристика и основные механизмы операционной системы Windows. Средства подготовки текстовых документов в Windows. Понятие самораспаковывающегося и многотомного архивов, файловой системы.

реферат , добавлен 05.10.2011


Классификация программного обеспечения, его особенности, назначение. Программное обеспечение для работы с текстом, изображением, прикладное, офисное, для работы в Интернете. Системы программирования, специфика программного обеспечения, что такое вирусы.

презентация , добавлен 25.02.2010


Состояние информационной безопасности Российской Федерации и основные задачи по ее обеспечению. Национальные интересы РФ в информационной сфере и их обеспечение. Права граждан на доступ к информации, охрану персональных данных, личную и семейную тайны.

лекция , добавлен 25.07.2013


Совершенствование процесса информатизации государственных общеобразовательных учреждений. Материальная база и выявление сильных и слабых сторон процесса информатизации общего образования на примере школ №62 и №83 Выборгского района Санкт-Петербурга.

дипломная работа , добавлен 22.06.2012


Основные задачи в области обеспечения информационной безопасности Российской Федерации. Базовые угрозы информационным системам. Организация защиты информации от несанкционированного доступа. Вредоносное программное обеспечение. Создание цифровой подписи.

дипломная работа , добавлен 08.11.2013


Сущность понятия "программное обеспечение". Типы прикладных программ. Современные системы программирования для персональных компьютеров. Уровни программного обеспечения: базовый, системный, служебный. Классификация служебных программных средств.

реферат , добавлен 01.04.2010


Системное, инструментальное и прикладное программное обеспечение. Современные настольные издательские системы. Программные средства мультимедиа. Системы искусственного интеллекта. Прикладное программное обеспечение автоматизированного проектирования.

Утверждена Росархивом в 1995 г.

ВВЕДЕНИЕ

Настоящая концепция разработана в целях совершенствования работы в области информатизации государственных архивных учреждений в условиях продолжающейся реформы архивного дела в России, интенсивного внедрения прогрессивных информационных технологий во все отрасли народного хозяйства.

Концепция базируется на правовых актах, регулирующих архивное дело в России - "Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах", "Положении об Архивном Фонде Российской Федерации", на положениях законодательных актов и нормативных документов, регулирующих процессы информатизации, к которым, в частности, относятся утвержденные Указами Президента Российской Федерации Закон Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации", "Концепция правовой информатизации России", "Основы государственной политики в сфере информатизации", а также ряд других документов.

При разработке Концепции учитывались отраслевые научно-методические разработки, практический опыт отечественных архивных учреждений по работе с компьютерными технологиями, деятельность зарубежных архивов в сфере информатизации.

Концепция определяет главные цели, принципы и приоритеты работы архивов и органов управления архивным делом в области информатизации, а также основные направления их деятельности в этой сфере. Ее разработка вызвана необходимостью оптимизировать организацию работ по информатизации в архивных учреждениях всех уровней и интенсифицировать эти работы.

В разработке Концепции приняли участие специалисты Росархива, ВНИИДАД, РНИЦКД, ИПУ АН РФ.

1. ОСНОВНЫЕ ЦЕЛИ ИНФОРМАТИЗАЦИИ

Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.

Среди основных задач ГАС Российской Федерации важнейшей является обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в государственных архивах и центрах хранения документации (ЦХД). В настоящее время их использование затруднено как из-за удаленности многих архивов, так и вследствие недостаточно высокого уровня научного описания архивных материалов и их тематической разработки. Создание информационно-поисковых баз данных (БД), электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные сети и системы позволят расширить доступ к архивной информации.

Внутриархивные БД учетного характера повысят точность сведений и оперативность информирования об объемах и состоянии архивных документов, послужат основой создания автоматизированных фондовых каталогов, различных указателей, списков учреждений-источников комплектования и т.п., в том числе межархивного и общеотраслевого уровня.

Создание комплекса БД по материально-техническому, кадровому и финансовому состоянию федеральных архивов и использование экспертных систем даст возможность повысить обоснованность и эффективность управления и планирования, контроля за реализацией принимаемых решений.

Создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов, развитие телекоммуникационных систем улучшит обеспечение пользователей архивной информацией, позволит более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными учреждениями, будет способствовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными и региональными органами государственной власти.

Внедрение и активное использование автоматизированных архивных технологий должны сделать труд архивиста более продуктивным и содержательным, избавив его от выполнения многих рутинных операций. Применение современных информационных технологий позволит увеличить перечень платных услуг, повысить их эффективность.

Использование общероссийских и международных стандартов при автоматизации открывает российским архивам дорогу для интеграции в складывающееся общероссийское информационное пространство, для интенсификации международного сотрудничества.

2. СОСТОЯНИЕ ИНФОРМАТИЗАЦИИ АРХИВНОЙ ОТРАСЛИ

Работы по автоматизации средств поиска архивной информации начались в архивных учреждениях СССР в конце 70-х годов. Была разработана концепция, включившая в себя следующие положения: обоснованной является лишь компьютеризация поиска архивных документов, относящихся к выборочным тематическим комплексам, имеющим особо важное общественно-политическое и народнохозяйственное значение, а также документов, которые наиболее часто запрашиваются исследователями; ввод в систему сведений обо всех архивных документах является слишком дорогим и требует больших трудовых затрат; наиболее целесообразно создание межархивных баз данных. Было принято решение о поэтапном вводе в автоматизированную систему сведений о документах, хранящихся в государственных архивах СССР, на уровне фонда.

В соответствии с этой концепцией была разработана многофункциональная автоматизированная информационно-поисковая система для ряда тематических комплексов архивных документов, которая предназначалась для оперативного справочно-информационного обслуживания потребителей архивной информации, а также для подготовки автоматизированным способом архивных справочников.

В Автоматизированную систему научно технической информации (АСНТИ по документам ГАФ СССР), реализованную на ЕС ЭВМ, вошли около 70 тыс. описаний документов архивов на уровне фонда; базы данных четырех тематических комплексов на начало 1990 г. включали в себя 176 тыс. описаний архивных документов.

Ведение указанных БД позволило накопить значительные информационные массивы в электронном формате, большая часть которых в дальнейшем была переведена на ПЭВМ; к настоящему времени они включают в себя около 250 тыс. записей. Большое значение для дальнейших работ с этими БД имел опыт ведения тезаурусов, составленных из лексических единиц описываемых документов. Также оказался важным опыт классификации элементов тезаурусов, установления между ними отношений иерархии, ассоциации и синонимии.

Появление персональных компьютеров ознаменовало подлинную революцию в использовании ЭВМ и компьютерных технологий, принципиально изменило подходы к информатизации в архивном деле. Мощные, компактные и относительно дешевые компьютеры, снабженные современными программными средствами, предоставили возможность использовать автоматизированные технологии во многих видах работ, ведущихся в архивных учреждениях, осуществлять их более эффективно и с меньшими трудозатратами.

В настоящее время оснащенность государственных архивных учреждений компьютерной техникой неравномерна, ее нельзя признать удовлетворительной. В государственных архивах более половины машинного парка относится к устаревшим моделям (Роботрон, PC XT, PC AT/286).

Почти все архивы, располагающие компьютерами, начали создавать базы данных как тематические, обеспечивающие использование документов, так и по другим направлениям деятельности архивов. В целом по архивам России эти две категории представлены в неравных долях как по количеству БД, так и по их совокупному объему. По числу введенных записей лидирующее место занимают тематические БД - 88.7%, БД учетного характера составляют 10%, оставшиеся 1.3% содержат административно-управленческую информацию. За этими цифрами скрывается совершенно различное состояние по государственным архивам и центрам федерального уровня и архивным учреждениям субъектов Федерации.

Основной масса БД сосредоточена в архивах федерального уровня - 77.6%. По этой группе архивов учетные БД составляют 1.4%, и практически весь объем введенной информации приходится на тематические БД - 98.5%. Иная ситуация сложилась в регионах: объемы учетных и тематических БД примерно одинаковы - 40.0% и 54.3% соответственно. В автоматизированных информационных ресурсах (АИР) архивной отрасли тематические БД федеральных архивов и центров составляют 76.5%.

Приведенная статистика свидетельствует о том, что более раннее начало информатизации в федеральных архивах, их договорные связи с зарубежными партнерами позволили закупать (или получать) технику и обеспечивать частичное финансирование работ по созданию БД. В ближайшее время можно ожидать выравнивания ситуации, поскольку региональные архивы активно приобретают современную технику, пользуясь поддержкой местных администраций, принимают организационные и кадровые решения для интенсивной автоматизации архивных работ, некоторые из них установили договорные отношения с зарубежными партнерами.

Следует констатировать, что в течение ряда лет происходило во многом стихийное развитие информатизации государственных архивных учреждений, что было обусловлено прежде всего отсутствием методической и программной базы для координированного и целенаправленного регулирования процессов информатизации: типового программного обеспечения (ПО) по основным направлениям деятельности архивных учреждений, методических разработок по эффективному использованию компьютерных технологий в архивном деле, стандартов описаний архивных документов в электронном формате, единого по отрасли лингвистического обеспечения (ЛО) баз и банков данных. Поэтому создание перечисленных компонентов информатизации и их внедрение в практику отвечает интересам архивных учреждений Российской Федерации. Настоящая Концепция и разрабатываемая на основе ее положений Программа информатизации позволят перейти к планомерной и методически обоснованной работе по информатизации архивного дела России.

3. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ И ПРИНЦИПЫ ИНФОРМАТИЗАЦИИ

Основные направления информатизации архивного дела вытекают из главных задач и функций учреждений ГАС России:

обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ);

комплектование АФ РФ и экспертиза ценности документов;

научно-информационная деятельность архивов, использование и публикация документов АФ РФ;

организационно-методическое руководство и контроль за работой государственных и ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений.

Значительная регламентация и типизация деятельности архивов, хранящих документы на бумажной основе, создает предпосылки для широкого использования принципа типизации при разработке и внедрении автоматизированных информационных технологических процессов. Существующие особенности в работе архивов с документами на пленочных носителях могут потребовать создания для них специализированных программно-технических комплексов. Наряду с этим в настоящее время уже назрела необходимость выработки концептуальных подходов к организации и технологическим аспектам работы с документами на машиночитаемых носителях. Наиболее важным направлением использования современных информационных технологий в деятельности архивных учреждений является организация учета документов Архивного фонда РФ. С реализацией этого первоочередного направления тесно связано создание автоматизированного справочного аппарата, в котором используется информация, накапливаемая в процессе учета документов.

Второе направление информатизации ориентировано на автоматизированное выполнение работ, связанных с комплектованием АФ РФ. К нему относятся учет учреждений-источников комплектования, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в госархивах.

Третье направление охватывает задачи использования и публикации документов: организацию поступления запросов на архивную информацию, совершенствование процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учет выдачи дел исследователям, составление и выдачу архивных справок, учет использования документов. Одним из результатов решения задачи учета использования является обоснование состава страхового фонда и фонда пользования, что в свою очередь относится к задачам, решаемым в рамках направления обеспечения сохранности документов.

Четвертое направление - применение средств автоматизации для проведения научно-исследовательских и методических работ в государственных архивах. Этому способствует использование высокоэффективных общесистемных и прикладных программ, в том числе - текстовых и табличных процессоров, издательских систем, систем управления базами данных, гипертекстовых и мультимедийных технологий, которые позволяют создавать базы данных, содержащие копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания.

Пятым направлением информатизации является автоматизация организационно- управленческих функций архивных учреждений. Автоматизированные технологии служат инструментом информационного обеспечения руководства госархивами, анализа их деятельности, состояния архивного дела в регионах. Использование средств ЭВТ и специализированного ПО способствует сокращению трудоемкости и повышению эффективности работ, связанных с управлением архивом. Отдельные задачи имеют локальный характер (управление кадрами, бухгалтерский учет и др.), другие ("Паспорт архива" и т.п.) - реализуются в увязке с задачами, выполняемыми в рамках иных направлений.

Перечисленные направления информатизации тесно связаны по составу исходной информации и решаемым задачам. Поэтому их реализация должна осуществляться в определенной последовательности, обеспечивающей минимизацию затрат ресурсов при получении наибольшего эффекта.

Информатизация архивного дела РФ базируется на следующих основных принципах:

преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и НСА к документам АФ РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;

преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий: каждая последующая версия технологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии;

системность в реализации технологических и информационных решений как одного архивного учреждения, так и группы архивных учреждений: ААТ представляют собой программно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционирование связанных баз данных;

внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивных учреждений;

сопряженность с информационными системами учреждений-источников комплектования и учреждений, являющихся постоянными потребителями архивной информации, с внеотраслевыми системами передачи данных.

4. ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПО ОСНОВНЫМ ВИДАМ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ

В условиях широкого внедрения автоматизированных технологий и систем в практику работы архивных учреждений определяющее значение приобретает типизация методов и проектных решений при разработке их технического, алгоритмического, программного, информационного и организационного обеспечения. При разработке таких систем с использованием типовых модулей уменьшаются общие затраты, время разработки и внедрения, увеличивается надежность программного обеспечения за счет многократной его проверки, облегчается обучение и повышение квалификации пользователей. Применение типовых архивных технологий обеспечивает совместимость БД, созданных различными архивными учреждениями, возможность объединения их в единую архивную информационную сеть с горизонтальными связями между архивными учреждениями одного уровня и вертикальными связями между архивными учреждениями разных уровней.

Создание региональных автоматизированных фондовых каталогов, централизованных архивных баз данных, таких как Центральный фондовый каталог, Государственного реестра культурного наследия России (в части уникальных документов АФ РФ), БД по зарубежной архивной Россике, БД по архивной библиографии и др. невозможно без внедрения типовых архивных технологий. Типовые технологии позволят пользователю с одинаковой легкостью работать в различных архивах, не затрачивая времени на переобучение.

Использование типовых технологий обеспечит оперативный и надежный обмен информацией между госархивами и органами управления архивным делом, что важно для принятия своевременных и обоснованных управленческих решений. Типовые технологические решения, совместимые с развивающимися региональными и федеральными информационными системами, позволят быстро и качественно удовлетворять запросы органов законодательной и исполнительной власти.

Единые технологические принципы, учитывающие международные стандарты, предоставят возможность для активного и полноправного участия российских архивов в международных архивно-библиотечных системах и сетях.

Информационная поддержка основных видов деятельности государственных архивов и центров документации осуществляется путем создания типового ПО, его внедрения, практического использования комплекса взаимосвязанных БД. В оптимальном варианте эти БД функционируют в локальной вычислительной сети (ЛВС) архивного учреждения как комплекс локальных или распределенных баз данных. Ядром этого комплекса является БД, содержащая сведения (на уровне фонда и описи) учетного характера, по сохранности архивных материалов, о составе и содержании документов. Эта ключевая БД может быть практически реализована в виде локальной или распределенной базы данных (с горизонтальным или вертикальным распределением массивов) в зависимости от объема документов архива, видов технического оснащения, расположения хранилищ.

К типовому ПО для госархивов и центров хранения документации относится программное обеспечение для БД по работе с учреждениями-источниками комплектования, по учету архивных документов и контролю за их сохранностью, по учету использования документов архива; для органов управления архивным делом - ПО для баз данных "Фондовый каталог", "Паспорт архива". Все перечисленные БД связаны с ключевой базой данных либо непосредственно в процессе их функционирования, либо по характеру и форматам общей для БД информации.

Оптимальным вариантом для обеспечения единой политики в области информатизации в общеотраслевом масштабе является разработка и тиражирование по всем архивам одного и того же ПО для каждого из указанных видов БД. Для реализации этого подхода в настоящее время нет принципиальных препятствий. Проведенный анализ материалов анкетирования архивных учреждений, изучение структур существующих БД показал, что БД сходной направленности имеют в своей основе сходные наборы показателей при одинаковой их трактовке. Перевод накопленной информации в новые БД является вопросом технически несложным.

Архивы, начинающие информатизацию с работы в принятом для отрасли типовом программном обеспечении, автоматически используют стандартизированные наборы показателей и форматы данных.

Состав типового ПО определяется существующими нормативно-методическими документами, регулирующими деятельность архивных учреждений, характером сложившихся внутриотраслевых информационных потоков. Вместе с тем он может быть расширен на основе практики работы с архивными документами.

Архивное учреждение, принявшее решение о разработке собственного программного обеспечения вместо использования типового, включает в структуру информационных файлов стандартизованный перечень полей и предусматривает процедуры их преобразования в принятый по отрасли формат для обеспечения возможности их передачи в другие БД. Однако этот путь является менее рациональным с точки зрения материальных и интеллектуальных затрат.

Ближайшие перспективы информатизации диктуют не только необходимость создания типового ПО для госархивов, но и взаимосвязанных комплексов типового ПО для архивных учреждений разного уровня в цепочках "госархив - орган управления архивным делом субъекта Федерации - Росархив", "федеральный архив - Росархив".

5. ЛИНГВИСТИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

Лингвистическое обеспечение баз данных включает в себя разнообразные языковые средства представления данных (классификаторы, словари, тезаурусы) и лингвистические процессоры, обеспечивающие обработку текстов. Наибольшее значение в настоящее время для информатизации архивного дела имеют классификаторы.

Для адекватного и стандартизованного описания и результативного автоматизированного поиска архивной информации необходимо применение классификаторов, единых по архивной отрасли. Эффективное использование документов на машинных носителях (ДМН) возможно лишь в случае совпадения лингвистического обеспечения архивных и внеотраслевых БД. Архивная отрасль оказывается связанной с общим состоянием процесса стандартизации лингвистических средств в стране.

В настоящее время, как свидетельствуют материалы Национального доклада "Автоматизированные информационные ресурсы России. Состояние и тенденции развития" (1995), интенсивное создание баз данных в различных отраслях породило большое число локальных языковых средств, которые слабо стыкуются между собой и не учитывают международные стандарты в соответствующих областях. Деятельность по созданию и ведению общероссийских классификаторов, систем кодирования, нормативных словарей практически не ведется. Слабо связаны между собой разработки в области тезаурусов, специальных словарей и классификаций. Существующий разнобой в классификаторах значительно осложнит описание и использование ДМН после их передачи на государственное хранение.

Проблема создания лингвистического обеспечения для архивной отрасли существует и в отношении модификации единых схем классификации документной информации, различных тезаурусов и нормативных словарей, причем особенно остро - в связи с созданием совместимых БД госархивов и центров хранения документации.

Создание и ведение общероссийских схем классификации является проблемой национального масштаба и требует решения в рамках специальных государственных программ. Специалистам отрасли предстоит провести исследования в области языковых средств, используемых в архивной отрасли, принять участие в работах по созданию классификаторов, тезаурусов, нормативных словарей документной информации.

Необходимо централизованное ведение (подготовка, постоянное пополнение, уточнение и периодическая рассылка в архивные учреждения для замены устаревших вариантов) общеотраслевых автоматизированных схем классификации, нормативных словарей названий учреждений и организаций, географических названий и т.п. В последнем случае оптимальным вариантом является создание базы данных по административно-территориальным преобразованиям в России и СССР, которая при огромном самостоятельном значении для научной и практической архивной работы, могла бы служить также лингвистическим обеспечением для автоматизированного справочного аппарата.

6. АРХИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ НА НЕТРАДИЦИОННЫХ НОСИТЕЛЯХ

К настоящему времени в учреждениях и организациях накоплен значительный массив документов на магнитных носителях, подлежащих приему на государственное хранение. Эти массивы представляют собой числовые и текстовые банки и базы данных, проектно-конструкторскую документацию, тексты компьютерных программ и т.п. Следует констатировать, что архивная отрасль не готова к работе с ДМН в силу большой сложности проблем, в том числе и финансового характера, решение которых необходимо для обеспечения приема, хранения и использования таких материалов.

Основным фактором, определяющим специфику указанных документов и порождающим трудности в их использовании, является то обстоятельство, что ДМН, в отличие от документов на традиционных носителях, неразрывно связаны с программным обеспечением (при более общем подходе - с информационной технологией), в рамках которого они создавались и трансформировались. Информационные технологии подвержены стремительному, а иногда - и революционному изменению. Крупнейшие производители ПО стараются обеспечить в своих новых продуктах преемственность по отношению к ранним версиям и возможность конвертации данных из одного формата в другой, однако это не решает проблем в отношении материалов многолетней давности, баз данных со связанными файлами, организации процедур переиндексации и т.п. Необходимо также учитывать, что значительный объем НТД на магнитных лентах создавался с помощью уникальных систем автоматизированного проектирования (САПР), работавших в устаревших операционных системах.

Динамичное развитие и смена поколений компьютерной техники привели к тому, что сегодня уже практически невозможно прочесть некоторое материалы, созданные 5-10 лет назад, если они не были своевременно переведены на современные носители в форматно независимом виде. Специфика ДМН, взаимозависимость и сложность указанных проблем выдвигают необходимость разработки и осуществления специальной программы, предусматривающей проведение научных исследований, создание нормативно-методической базы по работе с ДМН, организации специализированных архивных учреждений или подразделений, укомплектованных квалифицированным персоналом, создание адекватной технической и программной базы.

Необходимо провести обследование создаваемых ДМН, не имеющих копий или аналогов на традиционных носителях, определить используемое программное обеспечение, применявшиеся форматы представления данных, лингвистическое обеспечение. Следующим этапом должно стать определение номенклатуры ДМН, принимаемых на государственное хранение, критериев и порядка проведения экспертизы ценности документов. Следует найти принципиальные подходы к решению этих вопросов, поскольку решение по аналогии с документами на традиционных носителях повлечет за собой комплектование множеством разнородных материалов с неопределенной перспективой их использования. Предварительный анализ показывает, что в этом случае предстоит значительная работа по созданию специфического справочного аппарата к полученным материалам, включающего описание ПО, информационного массива, лингвистического обеспечения, документов вспомогательного характера. Обеспечение сохранности в этом случае сведется в основном к периодическому копированию всей информации, записанной на единичном носителе, проблему же чтения информации пользователь должен решать самостоятельно.

Другой подход предусматривает намного более активную роль архивистов в организации приема на государственное хранение и использования документов. Осуществляется прием на хранение достаточно ограниченного круга больших массивов машиночитаемой информации простой структуры, имеющих очевидную социально-экономическую значимость - первичных данных демографических переписей, социологических обследований и т.п. Принимаемые материалы, созданные в рамках любого ПО, переводятся силами самих архивистов в определенный формат, единый для всех ДМН такого рода. По запросу пользователю передается копия материалов на магнитном носителе в формате, принятом в архиве для этих материалов, или предварительно архивисты проводят конвертирование информации (на договорных условиях) в формат, удобный для пользователя. Накопленный зарубежный опыт показывает, что второй подход, в отличие от первого, обеспечивает активное использование ДМН, облегчает доступ к архивным материалам, открывает широкие возможности их передачи по телекоммуникационным сетям или распространения на оптических дисках. Доступность материалов такого типа может быть расширена за счет исключения из передаваемых пользователю данных, идентифицирующих респондента - в этом случае сведения не подпадают под законодательство о тайне личной жизни. Наконец, третий подход в более отдаленной перспективе может быть реализован с помощью создания и повсеместного внедрения унифицированных информационных технологий в ДОУ и т.д., которые применялись бы учреждениях-источниках комплектования, а также в читальных залах архивов.

Указанные подходы существенно различаются по критериям отбора документов на госхранение, порядком комплектования, организацией и процедурами обеспечения сохранности и использования, и соответственно, необходимыми финансовыми затратами, обеспеченностью техникой и программными средствами, требованиями к специализации и квалификации персонала. Весьма перспективным и активно развивающимся направлением информационной индустрии является в настоящее время создание гипертекстовых систем. С появлением технологий мультимедиа и включением аудио- и видеоматериалов в гипертекстовые системы можно говорить о системах, содержащих гипермедиа (или гиперзаписи), т.е. интегрирующих в одной системе документы, содержащие текстовую, графическую, звуковую и визуальную информацию. Освоение принципов и технологии создания гипертекстовых систем специалистами архивной отрасли полезно в двух аспектах. Во-первых, необходима разработка с участием архивистов методических рекомендаций (приближающихся к стандарту) по созданию систем навигации (точнее, той части систем, которая является метабазой) для того, чтобы при передаче гипертекстовых систем на государственное хранение данные метабазы могли быть включены в состав справочного аппарата архива.

Создание и тиражирование гипертекстовых систем найдет применение в деятельности ОЦНТИ, в сфере архивных научных исследований, в работе органов управления архивным делом с нормативно-методическими документами.

Существующий разнобой в ведомственных правилах создания, накопления и представления информации неизбежно отразится на проблемах комплектования архивов ДМН, способах их описания, хранения и использования. Фактически государственные архивы являются той узловой точкой, в которую должны прийти все разнотипные и разноплановые ДМН и где проблемы совместимости и стандартизации предстанут в самом концентрированном виде.

Анализ научных и экспериментальных исследований за рубежом показывает, что в области информационных технологий все более отчетливой становится перспектива перехода к цифровым методам создания фонда пользования и страхового фонда, при одновременном расширении доступа к архивным материалам по теле-коммуникационным системам. В качестве носителя оцифрованной информации выступают оптические диски (ОД), на современном этапе являются наиболее емким и сравнительно дешевым средством хранения информации, долговечным и удобным в использовании.

Оцифрование архивных документов дает возможность качественно изменить систему работы пользователей, то есть практически совместить их работу с НСА и архивными документами. Получающий все большее распространение автоматизированный многоаспектный тематический поиск позволяет идентифицировать нужный документ, который можно просмотреть на экране и или получить копию его факсимильного изображения на бумаге или в виде файла. Вариант с получением электронной копии документа надежен также при доступе с удаленного терминала с помощью телекоммуникационных сетей.

Использование ОД и технологий мультимедиа открывает новые перспективы в публикаторской деятельности архивов: становится возможным в одном издании соединить текстовые, графические, фото-, фоно- и видеодокументы.

Ориентация на использование методов оцифрования в архивном деле получает подкрепление в виде ряда объективных факторов, общих для современного уровня технологического развития, и специфичных для ситуации в стране: совершенствование и одновременное снижение стоимости компьютерной техники и носителей, развитие программного обеспечения, развертывание компьютерных сетей происходит одновременно с повышением стоимости материалов для создания СФ и фонда пользования традиционными методами.

Необходимо проведение комплекса экспериментальных работ по внедрению технологий оцифрования и хранения на оптических дисках архивных документов, в т.ч. разработка требований к выбору номенклатуры архивных документов различных типов, подлежащих оцифрованию, выбор или разработка оптимальной системы автоматизированного поиска изображений на оптическом диске, разработка технологических инструкций по экспериментальному оцифрованию архивных документов различных типов, выбор и адаптация программ распознавания текста. Одним из результатов этой работы может явиться дополнение Правил научной публикации исторических источников разделом, регулирующим подготовку к изданию архивных материалов в электронной (оцифрованной) форме.

7. МЕЖДУНАРОДНОЕ СОТРУДНИЧЕСТВО

Международное сотрудничество в сфере информатизации архивного дела призвано способствовать внедрению прогрессивных информационных технологий в архивную практику, развитию связей с зарубежными архивистами и пользователями, укреплению материальных ресурсов информатизации.

Сотрудничество со странами ближнего и дальнего зарубежья включает в себя:

налаживание деловых связей, организацию обмена материалами по проблемам информатизации архивного дела, обмен специалистами с целью ознакомления с опытом работы по информатизации;

тесное взаимодействие с архивными и научными организациями, проводящими исследования в области новых информационных технологий, технологических аспектов доступа к архивным материалам, участие в международных научных семинарах и симпозиумах;

установление деловых контактов с крупнейшими организациями, осуществляющими накопление, хранение и широкое использование ДМН;

сотрудничество со странами ближнего зарубежья в разработке общих стандартов описания архивной информации;

реализацию совместных проектов по применению современных информационных технологий в российских архивах.

В информатизации архивного дела исключительно важная роль принадлежит широкомасштабным экспериментам, которые дают материал для совершенствования разработанных технологий, а также закладывают основу для принятия принципиальных решений по новым направлениям информатизации.

Экспериментальные исследования сопряжены с большими финансовыми вложениями и трудозатратами без гарантии их высокой отдачи. Поэтому целесообразно подходить ко всем совместным международным проектам, в которых используются автоматизированные технологии, как к полигонам для апробации новых технологических решений в рамках российской архивной системы и на российском материале. Такой подход предполагает самое активное участие российской стороны в планировании не только содержательных, но и технологических аспектов проекта: выбор решений, обеспечивающих совместимость создаваемых автоматизированных информационных ресурсов и их описаний (метабаз) с ранее созданными и разрабатываемыми ААТ; анализ информационных, технических, программных, экономических результатов; подготовка для отечественных архивистов полного аналитического обзора хода и итогов проведенной работы; выработка рекомендаций по предмету проекта; в отдельных случаях, если это целесообразно и не запрещено договором по проекту - внедрение технологических решений в практику работы архивных учреждений.

Вместе с тем необходим критический и взвешенный подход к изучению зарубежного опыта информатизации архивного дела. Во-первых, в путях и методах информатизации в каждой стране присутствует влияние традиционной национальной системы комплектования, обеспечения сохранности, описания и использования архивных материалов. Во-вторых, наиболее крупные и известные сейчас базы и банки данных проектировались для программных и технических средств, которые к настоящему времени в определенной мере устарели. Произведенные ранее значительные затраты на ПО и оборудование, накопление информационного массива в старых форматах создают инерционность в использовании информационных технологий, препятствуют своевременному внедрению новейших достижений в этой области. Необходимо принимать во внимание, что выбор программного обеспечения, создание информационных технологий, принятие тех или иных стандартов определяются не только их эффективностью, но накопленными АИР, маркетинговой деятельностью фирм-производителей ПО и компьютерной техники, самодовлеющим стремлением к национальным приоритетам.

Важной частью международного сотрудничества в сфере информатизации является взаимодействие с архивными учреждениями бывших советских республик. Предпосылкой эффективного сотрудничества служат общие основы организации архивного дела и работы с архивными документами. Использование в России и странах ближнего зарубежья одних и тех же или совместимых ААТ, общих стандартов будет способствовать интенсивному информационному обмену и взаимному пополнению АИР, более полному удовлетворению потребностей органов государственной власти, граждан в архивной информации, развитию и совершенствованию связей между архивными службами. Сотрудничество со странами ближнего зарубежья может осуществляться в рамках двусторонних или многосторонних соглашений, включающих в себя вопросы предоставления и использования ААТ; организации взаимного обмена архивной информацией в электронной форме; стандартизации представления информации, коммуникативных форматов и протоколов передачи данных; ведения многоязычного лингвистического обеспечения БД; ведения и использования в режиме удаленного доступа централизованных баз и банков данных.

8. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТ ПО ИНФОРМАТИЗАЦИИ

Осуществление информатизации архивной отрасли требует проведения комплекса мероприятий, направленных на организационную, научную, методическую, кадровую, материальную поддержку проводимых работ. Конкретное содержание каждого из направлений, этапы их реализации составят отраслевую Программу информатизации.

Для оптимизации работ по информатизации важно, чтобы каждый госархив и центр документации, органы управления архивным делом разработали обоснованную и реалистичную программу информатизации, то есть целостный и всесторонний план мероприятий, определяющий порядок и основные виды работ, проводимых архивными учреждениями, привлеченными сторонними организациями и специалистами. Программа должна согласовываться с общеотраслевыми проектами, а также с федеральными и региональными программами в сфере информатизации с целью обеспечения возможности вхождения в общее информационное пространство. В программе следует предусмотреть рациональное использование материальных и кадровых ресурсов: использование типового программного обеспечения, реализацию специальных проектов совместно с другими архивными и внеотраслевыми учреждениями и т.п. Полезно продолжить согласование научно-исследовательских работ в сфере информатизации с федеральной программой "Информатизация России".

Практика информатизации архивных учреждений показывает исключительную важность планирования и регулярного проведения на общеотраслевом и региональном уровнях семинаров сотрудников госархивов по овладению навыками работы с современным программным обеспечением, по вопросам проектирования БД, совещаний руководящих работников по вопросам организации работ по информатизации. Имеется потребность в организации учебно-методического центра, на базе которого проводились бы курсы по повышению квалификации, включающие в себя практические занятия, консультирование по внедрению и эксплуатации автоматизированных архивных технологий.

Крайне необходимо проведение мероприятий по согласованию стандартов описания и организации информационных массивов по всей цепочке движения документа с момента его создания: делопроизводство учреждения - архив учреждения - ведомственный архив - государственный архив. В рамках автоматизации работы с учреждениями-источниками комплектования следует провести разработку единых технологий, обеспечивающих совместимость информационно-технологических решений, используемых в ведомственных и государственных архивах. Созданные в учреждениях материалы учетного характера должны стать органической частью баз данных по учету в государственных архивах без повторного ручного ввода сведений и существенной переработки данных в автоматизированном режиме. Указанный подход необходимо закрепить в специальных разделах договоров с учреждениями-источниками комплектования.

Следует повысить роль и активность базовых центров по информатизации, координированность их деятельности, превратить их в проводников прогрессивных информационных технологий в субъектах Федерации. Важно ввести в практику целенаправленные публикации в архивной периодике статей и обзоров по указанной проблематике, аналитических материалов, освещающих опыт автоматизации в отечественных и зарубежных архивных учреждениях. Полезна организация в телекоммуникационных сетях телеконференций по проблемам информатизации архивов.

По мере накопления архивных автоматизированных информационных ресурсов любого рода, расширения круга пользователе БД все более актуальными становятся проблемы защиты АИР от насанкционированного доступа, хищения и преднамеренного или неумышленного искажения. В настоящее время на повестке дня стоит организация ведения централизованных баз данных, и прежде всего - Центрального фондового каталога (ЦФК).Переведенный в автоматизированный режим ЦФК сможет выполнять как функции учетного характера, так и архивного справочника. Его сведения могут быть использованы при анализе состава АФ РФ, реализации планов использования, в работах по зарубежной архивной Россике, при воссоздания архивов, материалы которых были утрачены, для активного архивного сотрудничества со странами ближнего зарубежья.

Важнейшей мерой, направленной на повышение эффективности и интенсивности информатизации, является разработка нормативно-методической базы применения компьютерных технологий и включение ее в Основные правила работы государственных архивов.

***

На начальном этапе информатизации система информационных технологий неизбежно в значительной степени копирует сложившуюся традиционную "бумажную" технологию работы с документами, дублирует устоявшуюся схему внутри- и межотраслевых информационных потоков. По мере увеличения автоматизированных информационных ресурсов, их вовлечения в активный оборот, "врастания" в архивную практику информационных технологий столь же неизбежна трансформация структуры и интенсивности информационных потоков, форм, методов и показателей архивной деятельности, видов работы пользователей. Эти факторы, а также прогресс в развитии компьютерной техники и технологии определяют необходимость постоянной и высоко-эффективной работы по информатизации архивного дела России.

Введение

Современное общество характеризуется высоким уровнем развития информационных и телекоммуникационных технологий и их интенсивным использованием гражданами, бизнесом, общественными организациями и органами государственной власти; повсеместным внедрением в государственном масштабе систем электронного документооборота (в том числе межведомственного), переводом в электронный вид государственной учетной деятельности, а также созданием и развитием специальных информационных систем обслуживания запросов населения и организаций.

Эти приоритетные направления информатизации общества влекут за собой необходимость формирования современной информационной и телекоммуникационной инфраструктуры архивных учреждений, выполняющих важные общественные и государственные функции, именно поэтому чрезвычайно актуальной является тема информатизации архивов.

Информатизацией называется организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов, под которыми понимаются как отдельные документы, так и массивы документов. В ходе этого процесса необходимым остается выполнение задачи сохранения и защиты архивов.

Рассмотрим основы, принципы, цели и объекты информатизации архивов, а также направления и перспективы развития этого процесса.

Особенности процесса информатизации архивов

Среди основных задач ГАС Российской Федерации важнейшей является обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в государственных архивах и центрах хранения документации (ЦХД). В настоящее время их использование затруднено как из-за удаленности многих архивов, так и вследствие недостаточно высокого уровня научного описания архивных материалов и их тематической разработки. Создание информационно-поисковых баз данных (БД), электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные сети и системы позволят расширить доступ к архивной информации .

Под информатизацией архивного дела понимается процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использования в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения.

Объектами информатизации являются:

ь комплектование архива;

ь экспертиза ценности документов;

ь создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников;

ь учет документов архива и контроль за их сохранностью;

ь создание страхового фонда и фонда пользования документами;

ь информационно-справочная работа и контроль за исполнением запросов потребителей;

ь контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота.

В условиях всеобщей компьютеризации, формирования государственного и мирового информационного пространства информатизация архивного дела приобретает особую значимость.

Основные цели информатизации:

ь развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования, защиты Архивного фонда РФ путем избавления труда архивиста от рутинных операций и повышения точности и оперативности учета

ь создание информационно-поисковых баз данных, электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа к ним через телекоммуникационные сети и системы;

ь формирование автоматизированных учетных и научно-справочных документов межархивного и общеотраолевого уровня.

ь повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архивам;

ь обеспечение сохранности документов -- создание страхового фонда и фонда пользования на нетрадиционных носителях путем оцифровывания архивных документов (сканирования).

Основные направления информатизации:

ь организация учета документов Архивного фонда РФ;

ь учет фондообразователей, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в госархивах;

ь совершенствование использования документов путем организации запросов на архивную информацию, совершенствования процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учета выдачи дел потребителям, составления и выдачи архивных справок, использования документов;

ь формирование страхового фонда и фонда пользования;

ь проведение в архивах научно-исследовательских и методических работ, создание путем использования информационных технологий баз данных, содержащих копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания;

ь автоматизация организационно-управленческих функций архивов.

Принципы информатизации:

ь преемственность по отношению к традиционной системе государственного учета и научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;

ь преемственность в развитии автоматизированных архивных технологии;

ь системность в реализации технологических и информационных решений как отдельного архива, так и группы архивов, формирование их единого программно-технического комплекса, единой базы данных в масштабе Росархива;

ь внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивов;

ь взаимосвязь с информационными системами фондообразователей и потребителей, с внеотраслевыми системами передачи данных.

Проблема информатизации архивной отрасли не нова. В 1995 г. Росархивом была разработана и утверждена Концепция информатизации архивного дела России, в целях практической реализации которой в 1996 г. была принята Программа информатизации архивного дела России (1997--2000 гг.). Эта программа определяла конкретные направления работ, их содержание, исполнителей и сроки проведения по следующим направлениям деятельности: научные и методические работы по проблемам информатизации архивного дела России, кадровое обеспечение, организационные и практические работы. В результате реализации направлений этой программы была начата разработка и внедрение программного комплекса "Архивный фонд", начал функционировать Интернет-портал "Архивы России", проводилось обеспечение компьютерной техникой архивной отрасли.

Информатизация архивного дела

Введение

Современное общество характеризуется высоким уровнем развития информационных и телекоммуникационных технологий и их интенсивным использованием гражданами, бизнесом, общественными организациями и органами государственной власти; повсеместным внедрением в государственном масштабе систем электронного документооборота (в том числе межведомственного), переводом в электронный вид государственной учетной деятельности, а также созданием и развитием специальных информационных систем обслуживания запросов населения и организаций.

Эти приоритетные направления информатизации общества влекут за собой необходимость формирования современной информационной и телекоммуникационной инфраструктуры архивных учреждений, выполняющих важные общественные и государственные функции, именно поэтому чрезвычайно актуальной является тема информатизации архивов.

Информатизацией называется организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов, под которыми понимаются как отдельные документы, так и массивы документов. В ходе этого процесса необходимым остается выполнение задачи сохранения и защиты архивов.

Рассмотрим основы, принципы, цели и объекты информатизации архивов, а также направления и перспективы развития этого процесса.

1. Особенности процесса информатизации архивов

Среди основных задач ГАС Российской Федерации важнейшей является обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в государственных архивах и центрах хранения документации (ЦХД). В настоящее время их использование затруднено как из-за удаленности многих архивов, так и вследствие недостаточно высокого уровня научного описания архивных материалов и их тематической разработки. Создание информационно-поисковых баз данных (БД), электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные сети и системы позволят расширить доступ к архивной информации .

Под информатизацией архивного дела понимается процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использования в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения.

Объектами информатизации являются:

ü комплектование архива;

ü экспертиза ценности документов;

ü создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников;

ü учет документов архива и контроль за их сохранностью;

ü создание страхового фонда и фонда пользования документами;

ü информационно-справочная работа и контроль за исполнением запросов потребителей;

ü контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота.

В условиях всеобщей компьютеризации, формирования государственного и мирового информационного пространства информатизация архивного дела приобретает особую значимость.

Основные цели информатизации:

ü развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования, защиты Архивного фонда РФ путем избавления труда архивиста от рутинных операций и повышения точности и оперативности учета

ü создание информационно-поисковых баз данных, электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа к ним через телекоммуникационные сети и системы;

ü формирование автоматизированных учетных и научно-справочных документов межархивного и общеотраолевого уровня.

ü повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архивам;

ü обеспечение сохранности документов - создание страхового фонда и фонда пользования на нетрадиционных носителях путем оцифровывания архивных документов (сканирования).

Основные направления информатизации:

ü организация учета документов Архивного фонда РФ;

ü учет фондообразователей, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в госархивах;

ü совершенствование использования документов путем организации запросов на архивную информацию, совершенствования процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учета выдачи дел потребителям, составления и выдачи архивных справок, использования документов;

ü формирование страхового фонда и фонда пользования;

ü проведение в архивах научно-исследовательских и методических работ, создание путем использования информационных технологий баз данных, содержащих копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания;

ü автоматизация организационно-управленческих функций архивов.

Принципы информатизации:

ü преемственность по отношению к традиционной системе государственного учета и научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;

ü преемственность в развитии автоматизированных архивных технологии;

ü системность в реализации технологических и информационных решений как отдельного архива, так и группы архивов, формирование их единого программно-технического комплекса, единой базы данных в масштабе Росархива;

ü внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивов;

ü взаимосвязь с информационными системами фондообразователей и потребителей, с внеотраслевыми системами передачи данных.

Проблема информатизации архивной отрасли не нова. В 1995 г. Росархивом была разработана и утверждена Концепция информатизации архивного дела России, в целях практической реализации которой в 1996 г. была принята Программа информатизации архивного дела России (1997--2000 гг.). Эта программа определяла конкретные направления работ, их содержание, исполнителей и сроки проведения по следующим направлениям деятельности: научные и методические работы по проблемам информатизации архивного дела России, кадровое обеспечение, организационные и практические работы. В результате реализации направлений этой программы была начата разработка и внедрение программного комплекса "Архивный фонд", начал функционировать Интернет-портал "Архивы России", проводилось обеспечение компьютерной техникой архивной отрасли.

2. Информационные технологии и организация их внедрения в архивах

В архивном деле в основном применяется технология баз данных (БД), а также другие информационные технологии (сканирование документов, сетевые технологии и т.д.).

Среди автоматизированных архивных технологий количественно преобладают базы данных простейшей структуры на большие однородные массивы данных. Однако ААТ позволяют значительно усовершенствовать работу архивиста в области каталогизации, учета и использования архивных документов. Кроме того, в целом, можно заметить, что по каждому направлению существует несколько программных продуктов, выполненных различными разработчиками на разных оболочках. Так, например, БД "Архивный фонд", "Фондовый каталог" (Росархив), а также разработанные ВНИИДАД базы данных "Паспорт архива", "Учет фондов", "Аннотация фондов", "Учреждения - источники комплектования", "Учет исполнения запросов", "Читальный зал", "Физическое состояние документов" и др.

При этом можно заметить, что типовые БД, разработанные ВНИИДАД ориентированы на фонды и дела, архивы же более активны в создании тематических БД на уровне документа.

Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.

Учетные базы данных служат для обработки статистических массивов - учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.

Учетные базы данных в архиве учреждений предназначена для определения количества документов в единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учетные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу.

Информационную основу БД составляют сведения о составеи объеме документов, составе иобъеме страхового фонда копий документов, государственном учетеи научно-справочном аппарате к документам, составе и объеме научно-справочной библиотеки, зданиях. При разработке БД "Учет фондов" в качестве объекта автоматизации выступали функции, выполняемые госархивами по учету документов как государственной, так и негосударственной части Архивногофонда Российской Федерации. Типовые решения ведения государственного учета для архивов Российской Федерации разного уровня вырабатывались с условием последующей адаптации к специфике каждого отдельного архива. БД способствует совершенствованию деятельности архивов по обеспечению сохранности, организации рационального хранения, оперативного адресного поиска фондов и описей, фиксации объема хранящихся дел, его изменений и подготовке статистических данных как по архиву в целом, так и по отдельным хранилищам. БД "Учет фондов" отражает и отслеживает информацию о движении документов, об учете и внесении изменений по описи, об учете и внесении изменений по фонду. Логическим продолжением компьютерной поддержки архивной деятельности в области учета документов является БД "Аннотация фонда", которая обеспечивает оперативность и качественный уровень тематического поиска и подготовки межфондовых и внутрифондовых справочников (путеводителей, кратких справочников, тематических путеводителей, указателей и др.).

По функциональному принципу создаются базы данных для учета документов и дел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использования, учета источников комплектования и т.д.

Интеграционный принцип предполагает создание единой системы, реализующей функции учета и информационного поиска документов. Такие информационные системы существуют в государственных архивах.

Государственный архив ведет учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний (например, "Архивный фонд", "Фондовый каталог субъекта Федерации").

Информационно-поисковые базы данных служат для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве.

Создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива является наиболее сложной задачей.

3. Итоги и перспективы развития информатизации в архивном деле

За прошедшее десятилетие с момента завершения программы в Российской Федерации и в архивном деле произошли кардинальные изменения. В 2004 г. был принят Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации", изменивший статус Федеральной архивной службы. Затем (в 2006 и 2010 гг.) был принят целый ряд Федеральных законов, постановлений, распоряжений и указов, которые выдвигают на первый план необходимость анализа существующего положения в области информатизации архивной сферы и выработки единой перспективной программы информатизации Федерального архивного агентства.

В настоящее время разработана Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему федеральных архивов на 2011 - 2020 годы.

Программа предусматривает несколько основных направлений внедрения ИКТ в архивной сфере, в рамках которых выделены отдельные содержательные задачи и предусмотрены мероприятия, последовательная реализация которых позволит добиться полномасштабного внедрения и использования ИКТ.

Первое направление: Предоставление государственных услуг. Среди задач и мероприятий, предусмотренных этим направлением, предполагается осуществлять мероприятия, часть из которых уже реализуется. Так, на едином портале портал государственных и муниципальных услуг размещена обновленная информация об услугах, оказываемых Федеральным архивным агентством и подведомственными ему учреждениями, запланировано развитие Интернет-портала "Архивы России" (в том числе создание разделов портала на иностранных языках) и организация доступа к информации о документах Архивного фонда Российской Федерации через портал (с использованием программного комплекса "Центральный фондовый каталог"); Создание сайтов федеральных архивов (в виде самостоятельных сайтов или разделов портала "Архивы России"), что позволит значительно расширить возможности доступа граждан и организаций к информации о документах Архивного фонда Российской Федерации через сайты архивов, на которых будут размещаться электронные описи (как это сделано сегодня ГАРФ и РГИА); Развитие официального сайта Федерального Архивного агентства.

Объединение информационных ресурсов (тематических, исследовательских и пр.), созданных и функционирующих внутри федеральных архивов, с целью предоставления удаленного доступа к цифровому контенту. Одним из примеров подобного работы является запускаемый в настоящее время межархивный проект "Документы советской эпохи".

Второе направление Программы информатизации объединяет в себе работы, связанные с развитием и внедрением систем электронного документооборота, межведомственного электронного документооборота и межведомственного электронного взаимодействия. (СЭД, МЭДО, СМЭВ).

Третье направление - информатизация основной деятельности архивов. Для этого направления Программа предусматривает реализацию комплекса разнообразных задач, условно объединенных под одним названием: автоматизация и комплексная информатизация основных направлений деятельности архивов. Это - компьютеризация федеральных архивов. Программа предусматривает комплекс мероприятий, направленных на развитие отраслевого, обязательного для использования всеми архивами России, программного обеспечения, главной составляющей которого является единая информационно-поисковая система (ЕАИС) по учету документов Архивного фонда Российской Федерации. ЕАИС состоит из трех самостоятельных программных комплексов:

программный комплекс (базовый уровень) "Архивный фонд" предназначен для использования непосредственно в архивах. Его используют 14 федеральных архивов, лицензионные договора на использование программного комплекса "АФ-4" заключены с архивными управлениями 84 субъектов Федерации, что обеспечивает единство учета документов Архивного фонда РФ на всей территории страны независимо от прав собственности на данные документы. В настоящее время идет процесс модернизации ПК "Архивный фонд", в том числе исправление ошибок, перевод этого ПО на веб-интерфейс;

программный комплекс "Фондовый каталог" предназначен для использования отделами (управлениями, агентствами) по делам архивов регионального уровня. Это программное обеспечение предназначено для аккумулирования массивов информации (баз данных "Архивный фонд") всех архивов данного региона. В настоящий момент завершено тестирование ПК "Фондовый каталог" в 7 регионах. В нем должны быть представлены сведения обо всех фондах Архивного фонда РФ, информация о которых передается непосредственно из баз данных федеральных архивов (использующих ПК "АФ") и региональных массивов информации (созданных в ПК "ФК").

В Программе также обозначена необходимость создания, ведения еще одной общеотраслевой автоматизированной системы - "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации". Представляется целесообразным её активное наполнение, включая представление в ней образов документов и организацию доступа к системе через портал "Архивы России".

Один из ключевых подразделов задачи автоматизации и информатизации основных направлений деятельности архивов связан с необходимостью проведения работ по оцифровке оригиналов (подлинников) архивных документов. Эта задача является одним из ключевых направлений государственной программы "Информационное общество (2011-2020 годы)".

Разрабатывается специальный подраздел с мероприятиями, реализация которых позволит значительно увеличить возможности доступа к архивным документам.

Среди этих мероприятий:

Создание компьютеризированных читальных залов в федеральных архивах на базе терминальной системы информационного обслуживания; Обеспечение читальных залов федеральных архивов оборудованием для использования оцифрованных копий хранимых документов

Разработка программного обеспечения для создания, внедрения и функционирования единого "Электронного читального зала" с "личными кабинетами исследователей", установленного на портале "Архивы России" и обеспечивающего возможность удаленного доступа к ресурсам читальных залов федеральных архивов.

Разработанные базы данных "Читальный зал" и "Учет исполнения запросов" позволят повысить качество и оперативность получения данных и сводных статистических сведений в целях повышения эффективности использования документов АФ РФ, обеспечения потребителей релевантной документной информацией и будут способствовать организации комплексного использования документов архива. Эти программные комплексы также распространяются в архивной системе бесплатно. Помимо программного обеспечения, ориентированного на автоматизацию основных функций и направлений деятельности архивов, создаются и другие общеотраслевые БД: "Зарубежная архивная Россика", "Зарубежстройпроект", "Росприоритетпроект", "Государственный реестр уникальных документов", "Нормативно-методическая база отрасли" и др. Примером полнотекстовой автоматизированной базы данных, разрабатываемой ВНИИДАД, является "Нормативно-методическая база отрасли".

Отдельная задача информатизации связана с необходимостью организации приема на хранение электронных документов, возникающих при переходе органов государственной власти на безбумажный документооборот. Для решения этой задачи предусмотрено проведение работ по определению нормативно-правовых условий приема на хранение, хранение и использование электронных документов и документов на электронных носителях. Одновременно предполагается осуществить организацию и оборудование новых архивохранилищ для хранения электронных документов и документов на электронных носителях в архивах; разработать информационно-поисковые системы по работе с электронными документами.

информация архив документ делопроизводство

Таким образом, мы рассмотрели объекты, цели, принципы информатизации архивов, на современном этапе развития архивного дела у нас в стране наблюдается активная разработка и внедрение новых информационных технологий, призванных обеспечить сохранность архивных фондов, и обеспечить наиболее удобный режим доступа к архивной информации.

В этом направлении были разработаны и внедрены в практику работы архивных учреждений страны программные комплексы - "Архивный фонд" и "Фондовый каталог". Разработаны базы данных: "Паспорт архива", "Учет фондов", "Аннотация фонда", "Учреждения - источники комплектования", "Читальный зал", "Учет исполнения запросов", "Физическое состояние документов" - они составляют программный комплекс первой очереди.

Такое состояние вопроса подготавливает почву для перехода к следующему этапу информатизации архивного дела, перспективы которого разработаны в Программе информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему федеральных архивов на 2011 - 2020 годы, и предусматривает ряд направлений развития этого процесса.

Осуществление информатизации обеспечивается путем организации и проведения работ по оцифровке оригиналов (подлинников) архивных документов, а также путем организации и оборудования новых архивохранилищ.

Реализация положений Программы информатизации даст толчок росту информационной активности отраслевых потребителей информации при помощи целевого финансирования и разработки региональных программ информатизации архивов. Информатизация архивных учреждений позволит существенно улучшить информационное обслуживание потребителей как в самих архивах, так и его абонентов, пользующихся каналами связи. А это, в свою очередь, будет способствовать углублению и повышению эффективности научных исследований, осуществляемых на основе архивной информации. Применение современных средств коммуникации совместно с автоматизацией процессов поиска архивной информации позволит в значительной степени укрепить межрегиональные, межотраслевые и международные связи благодаря возможности проведения межархивного тематического поиска информации.

Список литературы

Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Буров Е.М. Архивоведение. Под ред. В.П. Козлова. М.: Академия, 2007. - 238с.

Афанасьева Л.П. Информатизация архивного дела: организация и управление //Секретарское дело.-2004.-№ 3.-С: 89-98.

Грум-Гржимайло Ю.В., Сергеева А.Г., Ткаченко Н.А., Чернин Э.А. Разработка автоматизированных архивных технологий//Информационное общество, 2000, вып. 2, с. 35 - 39.

Дороков С. Современные возможности экспертизы ценности и учёта электронных документов в организации // Отечественные архивы.-2003.-№ 5.5. Концепция информатизации архивного дела России, с. 8].

О.В. Наумов Информатизация архивного дела в Российской Федерации// "Отечественные архивы" № 5 (2011 г.)

Тельчаров А.Д. Архивоведение. М.: Приор-издат. 2004. - 128с.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.