В процессе работы информационной базы ее размер неминуемо увеличивается. В крупных компаниям он может достигать от 5 Гигабайт в год и более. Такой стремительный рост может сказываться как на быстродействии программы, так и на сохранности данных. Чем больше размер информационной базы, тем более вероятны сбои, влекущие за собой потерю данных.
Как очистить информационную базу 1С, сохранив всю необходимую информацию?
В этом вопросе поможет “свертка информационной базы 1С” – процесс обработки документов и регистров конфигурации, позволяющий удалить старые, ненужные документы. Вместо них формируется несколько документов ввода остатков на заданный период. Таким образом мы “обрезаем” ведение учета до заданного периода.
Основными целями свертки являются:
Увеличение скорости работы системы
Уменьшение размера информационной базы
О свертке стоит задуматься, если:
“тормозит” 1С
Большой размер базы 1С (от 5 Гигабайт и более)
Долго выполняется обновление 1С
“Мозолят” глаза документы прошлых лет
В рамках проекта передо мной встала задача: Как свернуть базу 1С при переходе с 1С:ERP 2.0 на 1C:ERP 2.1?
На момент необходимости свертки фирма 1С разработала штатные механизмы только для 1С:УТ 11 и 1С:БП 3.0, а также для более старых версий.
Для разработки свертки я взял за основу механизм из 1С:УТ 11. Релиз 1С:УТ 11 брал приблизительно того же времени выпуска, что и 1С: ERP 2.0.
Этапы свертки базы 1С
Свертка информационной базы осуществляется в три этапа:
- сверка остатков с рабочей базой
ввод остатков
удаление данных прошлых периодов (удаление движений и пометка на удаление документов)
Ввод остатков
Для ввода остатков в любой конфигурации предусмотрены специальные документы.
Конфигурация 1С:ERP является симбиозом нескольких подсистем. Для каждой подсистемы используются свои документы ввода начальных остатков.
Для части документов ввода остатков в 1С:УТ 11 предусмотрены процедуры автоматического заполнения остатками по регистрам.
Например, “товары на складах”, “взаиморасчеты с клиентами/поставщиками”, “заказы клиента/поставщику”, “возвратная тара”, “денежные средств”)
Для других документов необходимо разрабатывать свои процедуры.
Например, “расчеты с сотрудниками”, частично по регистрам бухгалтерии, кадровому учету, Внеоборотные активы.
Перед переносом остатков нужно провести анализ: какие данные исходной базы подлежат переносу. Для того, чтобы ничего не упустить при разработке, я определил, по каким регистрам накопления, бухгалтерии и сведений есть остатки (данные) в базе-источнике на дату ввода - разработал отчет по остаткам и движениям по всем регистрам накопления, сведений, бухгалтерии.
- Заполнение документов «Ввод начальных остатков»
По каждому виду операции ввода остатков я провел анализ на существование механизма ввода остатков в обработке из 1С:УТ 11, определил, какие регистры двигают данный вид операции. Для несуществующих механизмов ввода остатков разработал собственные.
- Заполнение документов “Корректировка регистров”, “Перенос данных” и “Операция(регламентированный учет)”
После разработки ввода остатков стандартными документами выяснилось, что для некоторых подсистем, механизмов, регистров нет соответствующих документов ввода остатков.
Например, остатков на производственных регистрах, “прочие активы и пассивы”, “заказы на перемещение”, “распоряжения на выпуск”, “расчеты с фондами по страховым взносам”.
Можно доработать конфигурацию для ввода остатков по таким регистрам (механизмам) или разработать заполнение остатков с помощью документов:
- “Корректировка регистров” - подходит для остальных подсистем.
- Сложные схемы ввода остатков
“Перенос данных” - подходит для регистров подсистем расчета зарплаты и управления кадрами
“Операция(регламентированный учет)” - подходит для остатков на регистрах бухгалтерии по тем данным, которые не отразились документами “Ввода остатков”
Для некоторых механизмов 1С:ERP нельзя ограничиться внесением остатков на дату свертки. Это обусловлено тем, что для определенных механизмов ключевые данные хранятся не только в регистрах, но и в самих документах. В основном это документы, на которые ссылаются данные регистров. В стандартной обработке ввода остатков такой механизм разработан для учета заказов покупателя. Суть его заключается в следующем:
1. Берутся остатки по незакрытым остаткам заказов
2. Документы из остатков помечаются специальным комментарием
3. Для частично не закрытых заказов табличная часть перезаполняется только данными остатков на дату свертки
В таком случае у нас не вводятся документы ввода остатков по регистрам механизма заказов, а документы заказа, по которым есть остатки, помечаются специальным комментарием. Такие документы при последующих этапах свертки не удаляются.
Такой же механизм я применил для кадровых документов. Документы сотрудников, работающих на дату свертки, пометил специальным комментарием, остальные документы были удалены на последующих этапах свертки.
Удаление данных прошлых периодов
Удаление данных производится в два этапа:
удаление движений документов
пометка документов на удаление
При удалении движений по каждому регистру:
1. Выбираются все документы, которые:
“двигали” регистр до даты свертки
2. Отключается использование итогов
3. Для каждого документа удаляются движения
Для каждого вида документов формируется список документов, не содержащих специальный комментарий. На них ставится пометка на удаление.
Сверка правильности ввода остатков с рабочей базой
Сначала проверяются остатки в целом по каждому регистру, по всем ресурсам (без детализации по измерениям). Если итоговая сумма каждого ресурса совпадает, то проверяем следующий регистр. Если есть разница, то анализируем более детальные остатки в разрезе измерений. Начинать необходимо с измерений, имеющих наименьшее количество разных значений.
Например, для большинства регистров первым анализируется измерение Организации. Выявляется, по каким организациям есть расхождения. Далее для каждой организации анализируются более детальные данные.
Если такие сложные системы как 1С:ERP, 1С:УПП, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Управление холдингом используются в большей степени для решения бухгалтерского учета, то возможно неполное или частично неправильное использование некоторого функционала программы. Это происходит из-за того, что сотрудники бухгалтерской службы производят контроль по регистрам бухгалтерии, выполняя ручные корректировки документами Операция(регламентированный учет) и не контролируют данные в соответствующих регистрах накопления.
В 1С:ERP основой для операций бухгалтерского учета являются регистры накопления. Операции формирования документов ввода остатков выполняются на основании данных регистров накопления.
В этой ситуации остатки, введенные сверткой базы по данным регистров накопления, по регистрам бухгалтерии будут различаться между новой и рабочей базой.
Существует два варианта решения проблемы:
1. В рабочей базе привести остатки по регистрам накопления в порядок
2. Переписать процедуры ввода остатков с данных регистров накопления на данные регистров бухгалтерии (если данные в регистрах бухгалтерии покрывают данные в регистрах накопления). Я использовал второй способ.
Организация процесса свертки данных
Для орагнизации свертки информационной базы обычно создается отдельная ее копия и в ней запускается обработка, которая выполняет операции, описанные выше. Копия базы делается для того чтобы сохранить в отдельной базе старые данные, а в новой свернутой базе продолжить работу.
Все было бы просто, если бы не большое время выполнения обработки – от нескольких часов до нескольких недель.
Длительность процесса свертки зависит от:
конфигурации базы
используемых подсистем
объема внесенных данных до даты свертки
Из-за длительности процесса возникают две существенные проблемы:
. Пока не будет готова новая свернутая база, необходимо продолжать учет: выписывать документы, расчитывать и фиксировать измененные данные, сдавать отчетность. После создания новой свернутой базы пользователям необходимо в новой базе внести всю информацию, которая вносилась в старую во время процесса свертки и параллельно вносить новые данные, т.е. выполнять текущую работу. Кроме того еще надо сверить в новой остатки и проверить работу системы после внесения остатков, т.к. могут быть скрытые ошибки свертки базы.2. Сложность тестирования обработки свертки . На этапе разработки методологии свертки или написания кода обработки возрастает цена ошибки. Если, например, процесс свертки занимает 1 день, то процесс тестирования при 10 ошибках может занять 10 дней, если каждая ошибка выявлялась не сразу, а после каждого нового тестирования. А если свертка занимает не 1 день, а неделю? А если не 10 ошибок, а больше?...
Для решения этих проблем я использовал план обмена и обработку “Выгрузка и загрузка данных XML”.
В рабочей базе я добавил план обмена, фиксирующий все изменения после создания копии базы для свертки. После свертки измененные данные в рабочей базе переносил обработкой “Выгрузка и загрузка данных XML”. Таким образом пользователям не пришлось вносить данные в Новую базу, они были перенесены автоматически.
Выявление ошибок написания кода обычно происходит на этапе сверки остатков, т.е. после введения остатков и удаления данных прошлых периодов. Так как этап удаления довольно длительный, а правильность введения остатков в большинстве случаев не зависит от этапа удаления, то практичнее тестирование и доработку ввода остатков делать в отдельной третьей базе. Пока в Новой базе проходил процесс удаления данных прошлых периодов, я устранял выявленные ошибки в обработке свертки и дорабатывал новые процедуры свертки. После окончания удаления старых документов и движений у меня была готова Новая база, но с неправильными остатками. На отдельной копии рабочей базы я формировал документы остатков, изменения автоматически фиксировались в плане обмена, и обработкой “Выгрузка и загрузка данных XML” переносил измененные остатки в Новую рабочую базу. При выявлении новых ошибок – повторял эти операции. Данный метод значительно ускорил разработку и тестирование процедур ввода остатков.
База клиента содержала 1,5 млн. документов в прошлом периоде.
Длительность операций составляла:
1 час – ввод остатков
6 суток – удаление движений
4 суток – установка пометок удаления
Так как процесс разработки довольно трудоемкий, а продолжительность выполнения этапов свертки велика, то на будущее я определил для себя следующую последовательность действий:
1. Добавление в рабочей базе плана обмена.
2. Создание копии базы – «новая свернутая база»
3. Запуск в свернутой базе процедуры удаления всех данных до даты свертки (самая длительная операция)
4. Анализ остатков и разработка операций ввода остатков
5. Формирование в отдельной копии процедуры ввода остатков (с регистрацией изменений в плане обмена)
6. Перенос данных ввода остатков из копии рабочей в «новую свернутую базу»
7. Проверка остатков, при необходимости повторение пунктов 5,6,7.
Сложно с первого, да и со второго раза написать идеальную обработку свертки базы для 1С:ERP, необходимо досконально знать изнутри каждый механизм, каждую подсистему, но с каждым разом будет получаться все лучше и лучше.
Отправить эту статью на мою почту
За годы работы предприятия в базе 1С накапливается огромный объем данных, вследствие чего она значительно увеличиваются в размерах, и теряет скорость работы. Для очистки базы, удаления устаревших документов и как следствие придания ускорения работы системы разработан специальный функционал свертка базы 1С. Помимо этого, свертка нужна для организации хранения конфиденциальных сведений (закрывается доступ к старым документам), сокращения времени на создание архива базы и внесения обновлений.
Свертка информационной базы 1С представляет собой некий алгоритм процедур обработки регистров и документов, в результате которых старые документы удаляются / помечаются на удаление (кроме необходимых для учета НДС, ОС и т.п.), оформляется ввод остатков актуальных на выбранную дату, данные регистров сворачиваются.
В этой статье мы рассмотрим процесс выполнения свертки базы 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0.
Обратите внимание, эта методика подойдет и для других типовых конфигураций, таких как ERP, УТ 11, ЗУП.
Свертку выполняется в пустой базе, т.е. все пользователи должны прекратить в ней свою работу и выйти.
Свертка базы 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0.
Открываем обработку из раздела Администрирование.
На первой закладке обработка предлагает сделать резервную копию. Это важно! Создание копии базы позволит в случае возникновения ошибок вернуть все в первоначальное состояние, а так же при необходимости развернуть базу из архива и получить нужные сведения. Так же здесь необходимо ввести пароль пользователя, осуществляющего процедуру свертки. Далее.
Определитесь с датой выполнения свертки базы 1С и отметьте организации, для которых она будет проведена. Далее.
На следующем этапе свертки базы 1С требуется установить правила обработки регистров. Можно установить свои настройки для каждого регистра. Доступны следующие варианты:
Не сворачивать – по регистру сохраняются все движения, пометка на удаления соответствующие документы-регистраторы установлена не будет;
Свернуть - движения по регистру будут свернуты, а соответствующие им документы-регистраторы помечены на удаление;
Очистить - объекты системы будут удалены без ввода каких-либо остатков по ним. Это действие возможно только для регистров сведений.
При переходе на закладку действия уже установлены и рекомендуется оставить уже настроенный вариант. Так же здесь доступна функция возврата к рекомендуемым настройкам. Далее.
На четвертой закладке выполняется просмотр созданных документов ввода остатков. Остатки будут записаны на дату предшествующую установленной на второй закладке. В них можно внести изменения, а так же добавить новый документ. Далее
На следующей закладке выполняется проверка данных по документам ввода остатков. Информация представлена в виде отчета. С помощью настроек можно вывести отчет по различным регистрам, показателям и группировкам. Далее.
Следующим шагом свертка базы 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 предлагается удалить старые документы. И если сейчас еще можно вернуться на предыдущие этапы и все отменить, то после нажатии Далее на этой закладке, возврат уже будет невозможен. При подтверждении действия система назначит пометку удаления на старые документы. Этот процесс может занять длительное время. Далее.
Итак, свертка базы 1С 8.3 Бухгалтерия завершена. На закладке Готово должно отобразиться сообщение об успешном завершении процесса.
Для окончательного удаления документов из базы надо запустить обработку Удаление помеченных объектов на удаление.
Уважаемый читатель, свертка - это не самое удачное решение в оптимизации базы данных 1С, гораздо быстрее и менее трудоемко перейти на SQL. В результате перехода на SQL вы сохраните доступ ко всем документам, увеличите скорость БД в несколько раз, и не потребуется ежегодно сворачивать базу и переживать о корректности переноса данных.
1С v7.7 считается устаревшей на данный момент, но есть компании которые до сих пор ей пользуются. Так как прогресс не стоит на месте, то большинство 1С-специалистов давно переквалифицировались на платформу 1С:v8 и забыли "семерку", следовательно и заниматься ей не хотят. В этой статье я расскажу вам о том, как свернуть базу (выполнить архивацию периода). Свертку базы я выбрал не случайно, дело в том, что у тех, кто сейчас пользуется "семеркой" конфигурации баз очень сильно изменены и стандартными средствами воспользоваться не получится. Данная статья будет написана опираясь на конфигурацию основанную на 1С: Торговля и Склад 9.2.
Лирическое отступление: Все обработки представленные здесь принадлежат своим авторам и я ни в коей мере не претендую на их авторство.
Введем обозначения:
- Полная база - наша рабочая база, которую будем сворачивать.
- Пустая база - база содержащая только константы и справочники.
- База без документов - база содержащая в себе остатки, но не содержащая документы движения за период.
- Свернутая база - база содержащая остатки и документы движения за период.
Итак, разработаем небольшой алгоритм для выполнения свертки базы:
- Проверка информационной базы на ошибки;
- Добавление в конфигурацию документа для работы с регистрами;
- Создание копии информационной базы;
- Удаление всех документов и периодических реквизитов из базы;
- Формирование и перенос остатков из "Полной базы" в "Пустую";
- Перенос документов осуществляющих движение за период свертки из "Полной базы" в "Базу без документов" ;
- Проведение документов и восстановление последовательностей в "Свернутой базе".
А теперь каждый шаг по порядку с картинками и разъяснениями:
1. Проверка информационной базы на ошибки - данный шаг осуществляется в конфигураторе. (Администрирование - Тестирование и исправление).
Теперь нужно настроить процесс тестирования и исправления, для этого нажмем кнопку "Настройка":
Ставим все галочки как на картинках нажимаем "OK" и "Выполнить". Процесс тестирования и исправления достаточно долгий, особенно при большом размере базы. Будет казаться что всё зависло, но на самом деле все работает.
2. Добавление в конфигурацию документа для работы с регистрами - данный документ позволяет нам создать документ содержащий данные нужного нам регистра. Скачать документ можно . Внутри архива есть пояснение как добавить документ в базу, но я продублирую это здесь. Открываем конфигуратор и вызываем мастера объединений конфигураций (Конфигурация-Объединение конфигураций), откроется окно выбора файла конфигурации. Укажем путь к месту куда распаковали и выберем файл 1Cv7.MD.
Нам нужен только один документ, поэтому убираем все галочки кроме "Документы", проверяем что бы переключатели внизу окна стояли как на скриншоте и нажимаем "OK". Программа добавит документ и откроет конфигурацию. Теперь необходимо сохранить изменения, для этого нужно нажать кнопку "Сохранить" и принять изменения.
3. Создание копии информационной базы - здесь все банально, просто копируем каталог информационной базы (той, которую мы проверили и в которую добавили документ) в новый каталог и указываем к ней путь в окне выбора конфигурации 1С.
4. Удаление всех документов и периодических реквизитов из базы - для выполнения этой процедуры нам потребуется *.bat-файл. Скачиваем, копируем в папку с копией информационной базы и запускаем - данное действие позволит удалить все документы из базы. Следующим шагом необходимо запустить 1С в монопольном режиме в режиме 1С:Предприятие (Запустить нужно копию без документов), произойдет переиндексация базы. Теперь необходимо очистить базу от периодических реквизитов - для этого запустим тестирование и исправление базы в конфигураторе (аналогично пункту 1).
5. Формирование и перенос остатков из "Полной базы" в "Пустую" - что бы выполнить этот шаг, открываем "Полную базу" и формируем документ "ОстаткиПоРегистру" который мы интегрировали в конфигурацию. Документы нужно формировать на предыдущий за днем свертки день, например, если мы сворачиваем базу на 01.01.2011 то документы должны быть сформированы на 31.12.2010. Чтобы создать документ нам необходимо открыть общий журнал документов, нажать кнопку "Insert" на клавиатуре или "Ввод новой строки" в окне общего журнала.
Затем нужно выбрать документ "ОстаткиПоРегистру" и нажать "OK". Должна открыться форма документа, как показано ниже:
Теперь нам нужно сформировать остатки по каждому регистру нашей базы. Для этого выбираем нужный нам регистр в выпадающем списке и нажимаем кнопку "Заполнить", главное не забыть на какую дату формируем остатки. Если свертка базы выполняется на 01.01.11 то остатки формируем на 31.12.10. После заполнения документа нажимаем кнопку "Записать" и "Закрыть", документ проводить нельзя. Данную операцию необходимо проделать для каждого регистра вашей базы (нужный регистр выбираем из выпадающего списка, не забываем про дату). Все документы "ОстаткиПоРегистру" должны быть сформированы одним днем.
После формирования всех документов "ОстаткиПоРегистру" нам необходимо перенести их в "Пустую Базу". Для переноса нам потребуется вот обработка. Скачиваем, распаковываем и в "Полной Базе" открываем файл "Universal.ert" (Файл->Открыть-Universal.ert). Откроется окно как на рисунку внизу:
Теперь необходимо настроить обработку, для этого пошагово (как на скрине внизу) выполните все требования обработки:
Помните, что в обработке вы указываете путь к "Пустой Базе". После того, как вы выполнили все требования обработки на первой вкладке, переходим непосредственно к переносу остатков. Для этого переходим на вкладку "Документы", отмечаем единственный документ "ОстаткиПоРегистру" и устанавливаем дату на которую были сформированы документы.
Проверяем соответствия со скрином сверху, если все сходится, то нажимаем "OK" -> "Перенос документов".
Начнется перенос остатков в "Пустую Базу", после окончания переноса необходимо открыть нашу "Пустую базу" в которую были перенесены остатки и провести все документы "ОстаткиПоРегистру". Для этого открываем общий журнал документов, переходим на дату переноса (в нашем случае 31.12.10) и проводим все документы "ОстаткиПоРегистру".
7. Перенос документов осуществляющих движение за период свертки из "Полной базы" в "Базу без документов" - данный шаг выполняется как и предыдущий, с использованием обработки . Пользоваться мы ей уже умеем, поэтому делаем все как на скрине из пункта 6:
Переходим на вкладку "Документы", выбираем абсолютно все документы и устанавливаем диапазон дат с начала периода до текущего момента, в нашем случае с 01.01.11 до 13.10.11. Также устанавливаем переключатели "Вкл. помеченные на удаление" и "Вкл. проведенные" соответственно скриншота.
Следующим шагом будет переход на вкладку "Доп. настройки". На ней необходимо поставить галочки как на скриншоте, диапазон дат указываете свой:
После установки всех галочек и переключателей нажимаем "OK"->"Перенос документов" (скрин из пункта 6):
7. Проведение документов и восстановление последовательностей в "Свернутой базе" - по окончании переноса документов необходимо будет перепровести всю "свернутую" базу с начала периода по текущую дату (в нашем случаем 01.01.11-13.10.11). "Операции"->"Проведение документов":
P.S.: Решение проблем с документом "ОстаткиПоРегистру":
После публикации статьи мне на почту пришло очень много просьб с вопросами, почему же не заполняется документ "ОстаткиПоРегистру" и выдает ошибку. Что бы решить данную проблему и ответить на вопрос всем, оставлю здесь руководство по доработке документа.
1. Откройте конфигуратор и выберите документ "ОстаткиПоРегистру".
2. Откройте форму документа:
3. Нажмите кнопку "Новый" и добавьте нужное количество Ресурсов и Измерений.
а) Для ресурса настройки вот такие:
б) Для измерения настройки вот такие:
Для своей базы я создавал порядка 10 измерений и 9 ресурсов.
4. Откройте форму документа в конфигураторе и нажмите кнопку "Форма":
5. В открывшейся форме выделите табличную часть и нажмите кнопку показанную на рисунке "Добавить реквизиты":
6. В нижней части выделите все новые ресурсы и измерения и вставьте в документ:
7. После вставки сохраните документ.
P.S.: Если что-то непонятно, почта всегда открыта для вас!
P.P.S.: Процесс свертки периода, описанный в этой статье, не подходит для свертки бухгалтерских итогов. Для свертки бухгалтерских итогов следует использовать стандартную обработку wrap.ert, либо разрабатывать новую методику.
Под сверткой информационных баз 1С понимают процесс обработки документов и регистров конфигурации, а также формирование на начало некоторого года актуальных остатков, свернутых, скомпонованных данных регистров. При этом удаляются или помечаются на удаление документы прошлых лет, кроме документов важных для учета НДС, ОС и ряда других.
Для чего выполняют свертку информационной базы 1С
Свертка выполняется для уменьшения размера базы, более быстрой работы, уменьшения времени обновления и архивирования базы 1С.
Кроме того, используется для сохранения конфиденциальной информации. После проведения свертки, сотрудники и проверяющие организации не будут иметь доступа к документам прошлых лет в текущей рабочей базе.
Важно: в случае необходимости всегда можно развернуть из архива базу 1С 8.3 до свертки и получить необходимую информацию. Можно добавить базу «до свертки» как дополнительную в ярлык запуска 1С 8.3 и всегда иметь ее «под рукой».
Свертка базы 1С 8.3
Обработка Свертка информационной базы в конфигурациях 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия, ред.3, Управление торговлей, ред.11 и в ряде других доступна из меню Администрирование – Сервис:
Совет 1. Воспользуйтесь обработкой на копии информационной базы 1С, проанализируйте результаты и затем проведите свертку рабочей базы.
Совет 2 . Перед сверткой сформируйте отчеты по тем объектам конфигурации, информация о которых из прошлых периодов будет нужна в будущих периодах. Прежде всего речь идет об учете основных средств, НДС, признании расходов прошлых периодов. Если ведете учет зарплаты в 1С 8.3 Бухгалтерия, ред.3, то также понадобятся данные о взаиморасчетах с сотрудниками.
Внимание: Оборотно-сальдовую ведомость до свертки можно не формировать, поскольку в 1С 8.3 проверка ОСВ до и после свертки включена как один из этапов обработки.
Совет 3 . Подумайте, до какого периода будете проводить свертку. Иногда бухгалтера оставляют данные прошлого года, так как важно для начисления зарплаты. Или даже данные двух, трех предыдущих лет, если объем операций не слишком велик за эти годы.
Как сделать свертку базы 1С 8.3 Бухгалтерия на примере
Рассмотрим пример свертки реальной базы 1С 8.3 некоторого предприятия: конфигурация Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия, ред.3. Это фактически конфигурация Бухгалтерия предприятия, ред.3, но расширенная за счет добавления специализированных отраслевых объектов.
Предположим, что информационная база предприятия после процесса тестирования и исправления, включая упаковку информационной базы, достигла 4 Гб. Пользователи работают в базе с 2011 года. Так как организацию проверяла налоговая инспекция, включая период 2015 года, и зарплату с 2016 года организация начисляет уже не в 1С 8.3 Бухгалтерия, а в 1С 8.3 ЗУП, ред.3, было принято решение свернуть базу вплоть до 2016 года.
Этап 1. Создание резервной копии
Из меню Администрирование – Сервис запускаем обработку под пользователем с правами Администратора. В нашем примере Админ . Вводим пароль пользователя Админ для доступа к базе 1С 8.3. Если выполняете свертку на уже созданной копии программы, то флажок Создать резервную копию можно сбросить. В противном случае – указываем Каталог резервной копии ИБ:
Если нажмем на клавишу F1 на клавиатуре, то сможем получить справку о предназначении и особенностях использования данной обработки. Ознакомившись, закрываем справку и по кнопке Далее переходим к следующему шагу обработки Пройденные этапы выделяются зеленым цветом.
Этап 2. Настройка свертки
На этом этапе определяем на начало какого года сформировать остатки в 1С 8.3. По умолчанию установлен флажок Установить дату запрета изменения данных. Она будет установлена на 31.12.2015 года в случае формирования остатков на начало 2016 года:
Есть возможность провести свертку базы по всем организациям или только по одной. По примеру в базе 1С 8.3 одна организация, поэтому выбора организаций для свертки в обработке не предлагается.
Этап 3. Формирование остатков
По кнопке Далее переходим к установке правил формирования остатков. Для типовых конфигураций они предопределены, а для 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия, ред.3 есть возможность Восстановить рекомендуемые настройки, если их изменяли.
Можем задать правила свертки для Журнала проводок: Не сворачивать или Свернуть:
Можем определить правила отдельно для каждого регистра накопления:
По умолчанию, например, в обработке для 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия, ред.3 стоит Не сворачивать у регистров НДС Покупки, НДС Продажи, НДС предъявленный и ряда других. То есть разработчики проанализировали какие параметры базы необходимо сохранить в полном объеме, а какие можно свернуть.
Но можем, к примеру, установить Не сворачивать у регистра накопления НДС, включенного в стоимость:
Этап 4. Просмотр операций
На этапе Просмотр операций можно открыть сформированные остатки на 01.01.2016г., в базу операции запишутся 31.12.2015г. Допускается остатки откорректировать или даже создать новую операцию ввода остатков по кнопке Создать:
Ниже приведены варианты созданных операций по регистрам бухгалтерии:
По регистрам сведений:
По регистрам накопления:
Этап 5. Проверка
Далее переходим к проверке созданных документов. На этом этапе видим отчет похожий на оборотно-сальдовую ведомость, сформированный на конец 2015 года на момент до свертки и после свертки. Расхождения между данными в нашем случае только по дополнительному счету 000, который использовали для ввода остатков на момент начала работы с базой:
Можно вывести и сравнить данные и по налоговому учету (НУ). Для этого используем как во всех стандартных отчетах 1С кнопку справа Показать настройки и выставляем флажок у показателя НУ:
Формируем отчет с данными по БУ и НУ. Затем переключаем проверку на Регистр сведений и накопления:
Есть возможность отобразить информацию по отдельным регистрам сведений и накоплений. По кнопке Еще можем установить или снять флажок выбора у регистров, информацию по которым хотим получить:
Этап 6. Удаление старых документов
Есть возможность по кнопке Назад перейти на предыдущие этапы свертки, в том числе удалить созданные документы остатков. Или по кнопке Далее перейти на следующий этап – Удаление старых документов . На этом этапе получаем предупреждение о необратимости процесса в 1С 8.3. Но старые документы будут пока лишь помечены на удаление. Этот этап гораздо продолжительнее всех предыдущих и может быть весьма длительным:
Этап 7. Готово
По завершению этого этапа получаем сообщение об успешном завершении свертки:
Этап 8. Удаление помеченных на удаление документов
Открыв Журнал операций видим, что документы с 2011 года помечены на удаление:
Совет 4. Воспользуйтесь в обработке Удаление помеченных объектов возможностью Частичного удаления объектов. Удаляйте связанные группы объектов. Выполняйте удаление поэтапно, а между этапами делайте перерывы. Или запланируйте свертку на период больших праздников.
Но перед удалением помеченных на удаление документов постройте необходимые отчеты, которые подскажут, остались ли все данные для правильного учета ОС, зарплаты, НДС.
В 1С 8.3 Бухгалтерия будет полезно до и после свертки сформировать отчеты на дату свертки:
- Ведомость амортизации ОС;
- Универсальный отчет по различным регистрам накопления для анализа расходов при упрощенке, для контроля НДС, взаиморасчетов с сотрудниками и т.д.;
- И другие отчеты в зависимости от учетной политики предприятия.
Дополнительно следует найти у партнеров 1С обработки, которые укажут на неиспользованные объекты конфигурации. Например, найти элементы справочника Номенклатура, ссылок на которых уже нет, так как документы прошлых периодов удалены. И, если не предполагаем больше продавать – покупать эту номенклатуру, то можно удалить ее.
В процессе свертки информационной базы данных в ней выполняются следующие действия:
- формируются документы ввода остатков на дату, когда осуществляется свертка;
- удаляются документы и движения по регистрам, которые были в программе до даты свертки включительно.
Свертка информационной базы данных позволяет:
- ускорить работу системы;
- уменьшить размер 1С ИБД.
ВНИМАНИЕ! Перед тем, как приступить к свертке информационной базы необходимо:
- выполнить предварительную тестовую свертку на копии рабочей 1С ИБД;
- если тестовая свертка завершилась успешно, только тогда можно приступать к свертке рабочей информационной базы данных, предварительно выполнив ее резервное копирование.
Для свертки информационной базы данных используется обработка для конфигурации (редакция 1.6), которая есть на диске . Для редакции 2.0 данная обработка не подходит, поскольку в ней нет документа «Корректировка записей регистров». Заказать можно у нас на сайте.
Заказать свертку
Пошаговая инструкция по свертки базы
- Сначала необходимо создать резервную копию информационной базы данных. Затем зайти в базу, используя режим 1С: Предприятие , и проверить все ли документы выполнены по закрытию месяца на дату свертки.
- Далее необходимо сделать отчет Оборотно-сальдовая ведомость за тот период, за который планируется произвести свертку базы.
- Используя команду «Открыть» (меню «Файл»), загружаем внешнюю обработку Свертка базы 2.0.
- Свертка базы осуществляется после нажатия соответствующей кнопки на нижней панели, в процессе чего выполняется удаление объектов за указанный в обработке период. Следует отметить, что выполнение процесса может длиться достаточно долго. После проведения свертки 1С ИБД корректировать и перепроводить документы за свороченный период ни в коем случае нельзя.
Также нельзя не сказать, что если в процессе свертки имели место ошибки, из-за которых удаление объектов было прервано или выполнено не полностью, то это может привести к тому, что по некоторым регистрам итоги будут отключены. Этот факт в свою очередь делает невозможным получение итогов по некоторым регистрам. Просмотреть перечень регистров, по которым итоги отключены, можно на закладке «Регистры с отключенными итогами». Здесь же при необходимости можно включить итоги.
Если процесс свертки прерывался в силу каких-либо причин, то перечень документов ввода остатков всегда можно восстановить, используя кнопку «Заполнить список» на закладке «Документы ввода остатков», указав интервал дат. - Последний этап — удаление помеченных объектов. Его можно осуществлять, если все выше описанные этапы свертки успешно завершились.
- В меню «Операции» нужно выбрать команду «Удаление помеченных объектов».
- В верхней части окна содержится диалог с перечнем обнаруженных в 1С ИБД объектов, помеченных на удаление. Любой из них пользователь может открыть и просмотреть. С использованием пометок пользователь также может определить, какие объекты необходимо проверить на возможность удаления. Определить, есть ли ссылки на удаляемые объекты, поможет кнопка «Контроль». Тщательно проверив объекты для удаления, и не выявив ошибок, нужно запустить процесс удаления объектов, нажав кнопку «Удалить».
По окончанию свертки базы необходимо убедиться, что все прошло правильно. Для этого открываем Оборотно-сальдовую ведомость и сравниваем ее с той, которую сохранили до выполнения свертки. Если они идентичные, то свертка базы выполнена корректно.